Auch wenn die Gewährung einer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen allein mit Blick auf den hiermit verbundenen Zeitaufwand für den Verwalter Kosten verursacht, kann er den ihm entstehenden Aufwand nicht ohne entsprechende Vereinbarung berechnen. Das Gewähren einer Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen gehört zu den gesetzlichen Grundpflichten des Verwalters.
Zweifellos kann der Verwalter ihm entstehende Kosten ersetzt verlangen, die ihm durch Kopieren und Versenden der Verwaltungsunterlagen entstehen. Völlig unbedenklich sind insoweit Vereinbarungen, wonach sich die Kosten in Anlehnung an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz berechnen. Nr. 7000 des Vergütungsverzeichnisses sieht hier für die ersten 50 Kopien jeweils 0,50 EUR und für jede weitere Kopie 0,15 EUR vor. Allerdings wurden auch pauschal 0,30 EUR als angemessen erachtet.[1]
Stets ist zu beachten, dass entsprechende Regelungen im Verwaltervertrag nur die Wohnungseigentümergemeinschaft binden. Diese ist demnach Schuldnerin der Kosten. Im Verwaltervertrag kann nicht geregelt werden, dass die Kosten verursacherbezogen vom jeweiligen Eigentümer zu tragen sind. Dies würde eine unzulässige Regelung zulasten Dritter, nämlich der Wohnungseigentümer darstellen.[2]
Auf Grundlage des § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG kann allerdings eine exklusive verursacherbezogene Kostentragungsverpflichtung beschlossen werden.
Auch Vorkasse kann beschlossen werden
Ein Beschluss, durch den die Erstellung und Aushändigung von Kopien aus den Verwaltungsunterlagen nur gegen Vorkasse erfolgt, widerspricht nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn eine Vereinbarung über die Erteilung von Fotokopien nicht besteht.[3]
Musterbeschluss: Kostenersatz für Kopien aus den Verwaltungsunterlagen
TOP XX Kostenersatz für Kopien aus den Verwaltungsunterlagen
Für die Anfertigung von Kopien aus den Verwaltungsunterlagen auf Wunsch einzelner Wohnungseigentümer sind dem Verwalter die nachgewiesenen Portoaufwendungen sowie die Kopierkosten in Höhe von ___ EUR pro Kopie zzgl. USt. in gesetzlicher Höhe (derzeit 19 %), mithin ___ EUR brutto zu erstatten. Zahlungsverpflichtet ist jeweils der die Kopien anfordernde Wohnungseigentümer. Der Verwalter ist berechtigt, vom jeweiligen Wohnungseigentümer einen Vorschuss anzufordern, der dem voraussichtlichen Kopier- und Portoaufwand entspricht. Mit Übersendung der Kopien erfolgt Berechnung der Kosten unter Anrechnung geleisteter Vorschüsse.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
__________________
Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.
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