Beim frei finanzierten Wohnraum muss der Vermieter die Verwaltungskosten bei der Kalkulation der Grundmiete berücksichtigen.

 
Achtung

Verwaltungskosten sind nicht umlegbar

Die Verwaltungskosten zählen nicht zu den Betriebskosten i. S. v. § 556 Abs. 1 BGB. Eine gesonderte Umlage dieser Kosten auf den Mieter ist deshalb bei der Wohnraummiete unzulässig.[1]

Dies gilt allerdings nur für solche Vereinbarungen, wonach der Mieter die genannten Kosten in der jeweils anfallenden Höhe tragen muss. Eine Vereinbarung, wonach der Mieter für die Verwaltung einen gleichbleibenden Betrag zu zahlen hat, ist dagegen wirksam.[2] Haben die Parteien eine solche Vereinbarung getroffen, so stellen die für die Verwaltung oder Instandhaltung angesetzten Kosten einen Teil der Grundmiete dar; die fraglichen Beträge sind deshalb im Mieterhöhungsverfahren (§§ 558 ff. BGB) zu berücksichtigen.

Nach der Rechtsprechung des BGH ist die Vereinbarung einer Verwaltungskostenpauschale nur wirksam, wenn aus der Preisvereinbarung eindeutig hervorgeht, dass es sich bei der Pauschale um einen Teil der Grundmiete (Nettomiete) handelt.[3] Wird eine Verwaltungskostenpauschale ohne einen klarstellenden Zusatz vereinbart, so kann die nach AGB-Grundsätzen gebotene "kundenfeindliche" Auslegung ergeben, dass die Umlage der Verwaltungskosten als unzulässige und damit unwirksame (§ 556 Abs. 4 BGB) Erweiterung der nach § 556 Abs. 1 BGB möglichen Betriebskostenumlage zu bewerten ist. Fehlt ein klarstellender Hinweis, kommt die sich zulasten des Klauselverwenders auswirkende Unklarheitenregel des § 305c Abs. 2 BGB zur Anwendung.[4] Dieselben Grundsätze gelten für die Instandhaltungspauschale und vergleichbare Regelungen.

Für den Begriff der Verwaltungskosten gilt die Definition in § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Danach zählen zu den Verwaltungskosten

  • die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen,
  • die Kosten der Aufsicht,
  • der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit,
  • die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und
  • die Kosten für die Geschäftsführung.
 
Wichtig

Vermeiden Sie den Begriff Verwaltungskosten im Wohnraummietvertrag

Wenn dieser Begriff nicht verwendet wird, vermeiden Sie überflüssige Diskussionen und Risiken. Natürlich haben Sie diese Kosten, aber diese kalkulieren Sie nur intern und stellen Sie ggf. in Ihren Mietpreis ein.

Nach Ansicht des BGH zählt auch die Gebühr für die Ablesung der Heiz- und Wasserkosten beim Auszug eines Mieters während der Abrechnungsperiode zu den Verwaltungskosten.[5]

Wird der Hauswart mit Verwaltungsarbeiten betraut, können die insoweit entstehenden Kosten nicht auf den Mieter umgelegt werden.

 
Praxis-Beispiel

Verwaltungstätigkeiten des Hauswarts/Hausmeisters

Verteilung der Betriebskostenabrechnungen, Beaufsichtigung von Handwerkern, Durchführung von Wohnungsbesichtigungen, Mitwirkung bei der Wohnungsübergabe, Abnahme der Wohnung beim Auszug des Mieters

Vielmehr sind die Gesamtkosten des Hauswarts zu kürzen.

 
Wichtig

Gesamtkosten + Kürzungsbetrag in Abrechnung aufnehmen

In der Betriebskostenabrechnung müssen die ungekürzten Gesamtkosten und die Kürzungsbeträge ausgewiesen werden.[6]

Anderenfalls leidet die Abrechnung an einem formellen Mangel.

 
Praxis-Tipp

Tatsächlichen Zeitaufwand ermitteln

Der vom Vermieter vorzunehmende Abzug richtet sich nach dem tatsächlichen Zeitaufwand des Hauswarts für die jeweiligen Arbeiten. Die Leistungsbeschreibung im Hauswartvertrag kann lediglich als Indiz für den Umfang dieser Arbeiten verwertet werden.

Der Vermieter ist zwar nicht gehindert, den Abzug in der Abrechnung in Form eines pauschalen Betrags anzugeben. Bestreitet der Mieter jedoch die Richtigkeit des Abzugs, muss der Vermieter die pauschale Angabe konkretisieren und darlegen, wie sich der Abzugsbetrag zusammensetzt. Unterbleibt dies, so hat der Vermieter die ihm obliegende Darlegungslast nicht erfüllt. Ein einfaches Bestreiten (Erklärung mit Nichtwissen) genügt.[7]

 
Wichtig

Mieter muss Hauswartkosten nicht selbst feststellen

Der Mieter ist nicht gehalten, im Rahmen seines Rechts zur Belegeinsicht anhand von Stundenzetteln oder dergleichen den Umfang der abzuziehenden Kosten zu ermitteln.

Anders ist es, wenn der Vermieter mit dem Hauswart gesonderte Verträge abschließt, nämlich einen Vertrag über die in einem Leistungsverzeichnis aufgeführten umlagefähigen Hauswartarbeiten (Hauswartvertrag) und einen weiteren Vertrag über die nicht umlagefähigen Tätigkeiten. Hier genügt es für die formelle Wirksamkeit der Abrechnung, wenn die aufgrund des Hauswartvertrags entstandenen Kosten in die Abrechnung eingestellt werden. Es ist nicht erforderlich, dass in die Abrechnung beide Verträge aufgenommen werden.[8]

Was gilt, wenn Verwaltungskosten entgegen § 556 Abs. 1 BGB abgerechnet werden?

 
Wichtig

Mieter muss Abrechnungsfehler innerhalb der Einwendungsfrist rügen

Der BGH hat diese Frage entschieden.[9] Einwendungen sind grundsätzlich auch für die Kosten wie Verwaltungs- und Instand...

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