Zum Teil ist unter den Wohnungseigentümern vereinbart oder es wird beschlossen, dass eine Maßnahme der Zustimmung des Verwaltungsbeirats bedarf. Vor allem können nach einer Vereinbarung, aber auch durch einen Beschluss Verfügungen des Verwalters über das Gemeinschaftsvermögen von der Zustimmung eines Verwaltungsbeirats oder des gesamten Verwaltungsbeirats (oder eines anderen Wohnungseigentümers) abhängig gemacht werden.
Verfügungszustimmung
"Eine Verfügung über das Gemeinschaftsvermögen, die den Betrag von ______ EUR überschreitet, ist nur mit Zustimmung von _______ (Name des Wohnungseigentümers) erlaubt."
Es ist in der Regel nicht ratsam, den gesamten Verwaltungsbeirat als Zustimmenden zu bestimmen: Denn dann müssen die Verwaltungsbeiräte sehr eng und sehr häufig zusammenarbeiten und sich ständig miteinander "koordinieren". Soll es dennoch so sein, bedarf es für eine wirksame Zustimmung entweder eines Beschlusses des Verwaltungsbeirats oder der Zustimmung sämtlicher Verwaltungsbeiräte. In solchen und vergleichbaren Fällen reicht es nicht aus, dass ein Mitglied – etwa der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats – seine Zustimmung erklärt.[1] Es bedarf vielmehr entweder eines Beschlusses des Verwaltungsbeirats oder der Zustimmung sämtlicher Verwaltungsbeiräte.[2]
Wege der Zustimmung
Eine Zustimmung kann sukzessive erteilt werden. Ferner kann sie als Genehmigung nachträglich erteilt werden.[3] Gemäß § 183 BGB ist eine Einzelzustimmung solange frei widerruflich, bis der letzte Verwaltungsbeirat zugestimmt hat.
Eine Zustimmung der Verwaltungsbeiräte kann – ist nichts anderes bestimmt – sukzessive erteilt werden. Ferner kann sie als Genehmigung nachträglich erteilt werden. Eine Einzelzustimmung eines Verwaltungsbeirats ist wohl solange frei widerruflich, bis der gesamte Verwaltungsbeirat zugestimmt hat. Das ist aber nicht sicher.
Information des Verwalters
Im Falle einer Verfügungszustimmung muss der Verwalter vor Erteilung der Zustimmung Auskunft darüber geben,
- welche genaue Verbindlichkeit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer er
- mit welchen Mitteln erfüllen will.
Die konkrete Rechnung, welche die Verbindlichkeit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ausweist, muss der Verwalter dem Verwaltungsbeirat allerdings nicht herausgeben – auch wenn sich das empfiehlt.
Der Verwaltungsbeirat hat auch in diesem Fall das Recht, die entsprechende Rechnung (oder einen Vertrag oder ähnliches) vor seiner Zustimmung in den Verwaltungsräumen des Verwalters zu den üblichen Zeiten einzusehen. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sollte mit dem Verwalter am besten vertraglich regeln, dass er die notwendigen Belege per Post oder per E-Mail oder in einem geschützten Bereich im Internet gegen angemessenen Aufwendungsersatz (wenigstens die Kopierkosten) zur Verfügung stellt. Eine entsprechende Weisung durch Beschluss wäre nicht möglich.
Ferner kann man vereinbaren oder beschließen, dass der Verwalter Verträge nur mit Zustimmung des Verwaltungsbeirats schließen darf oder dass der Verwalter namens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Klagen nur nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat führen soll.
Benehmen
In der Praxis sind Beschlüsse sehr verbreitet, dass sich der Verwalter zu einem Gegenstand mit dem Verwaltungsbeirat "ins Benehmen" setzen soll. So sollte aber nicht vorgegangen werden, da nicht klar ist, wer dann das Sagen hat und ferner nicht klar ist, was "Verwaltungsbeirat" meint (Alle? Mehrheit?).
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