Verfahrensverzeichnis für WEG-Verwaltung (DSGVO)

Kurzbeschreibung

Die "Verantwortlichen", also die Geschäftsführer eines Unternehmens, haben ein schriftliches oder elektronisches Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT) personenbezogener Daten im Unternehmen zu führen, wenn das Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter hat. Wegen der Rechenschaftspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden sollten jedoch alle Verantwortlichen ein solches Verzeichnis führen.

Verfahrensverzeichnisse

Die "Verantwortlichen" haben ein schriftliches oder elektronisches Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT) personenbezogener Daten im Unternehmen zu führen. Nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO haben Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, sofern keine besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten (z. B. Daten zur Religion) verarbeitet werden. Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder bei Gewinnausschüttungen an natürliche Personen werden wegen des Kirchensteuerabzugs Religionsdaten verarbeitet, sodass diese Vereinfachungsregelung in Deutschland nur in seltenen Fällen greifen wird. Der Betroffene hat keinen Anspruch darauf, dass ihm die Verarbeitungsübersicht ausgehändigt wird, wohl aber die Aufsichtsbehörde.

Rechenschaftspflicht

Selbst wenn keine Verpflichtung zur Führung der Verarbeitungsverzeichnisse bestehen sollte, kann es sinnvoll sein, das Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Das Geschäftsführungsorgan des Wohnungsunternehmens muss die Einhaltung der Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten^[1] und die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber der Aufsichtsbehörde jederzeit nachweisen können (Rechenschaftspflicht).

Die Rechenschaftspflicht führt zu einer Beweislastumkehr. Wird dem Unternehmen durch die Aufsichtsbehörde oder Betroffenen vorgehalten, gegen Datenschutzregeln verstoßen zu haben, muss sich das Unternehmen entlasten. Dies setzt voraus, dass eine Dokumentation vorgelegt werden kann.

[1] Art. 5 Abs. 1 DSGVO.

Verfahrensverzeichnis WEG-Verwaltung

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Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO Wohnungsunternehmen _________________ WEG-Verwaltung
Datenschutzbeauftragter
	(Name und Kontaktdaten) ______________________
Zweck der Verarbeitung
	Wahrung der rechtlichen Interessen der Wohnungseigentumsgemeinschaft Beschluss-Sammlung Mahnwesen Eigentümerliste Hausgeldabrechnung Eigentümerversammlung
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
	Rechtfertigung Vertrag: Verwaltervertrag Gesetz: Wohnungseigentumsgesetz, Einkommensteuergesetz, Heizkosten-/Betriebskostenverordnung
Betroffene Personen
	Wohnungseigentümer, Bewohner der Wohnanlage
Kategorien personenbezogener Daten
	Personenstammdaten Kontaktdaten Kontodaten Vertragsdaten Verbrauchsdaten Abrechnungsdaten
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
	Intern Geschäftsführung andere Abteilungen je nach Kompetenzbereich/Organisation, die mit der Verarbeitungstätigkeit bzgl. der Erfüllung der Verpflichtung aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind Aufsichtsrat im Rahmen seiner Überwachungspflichten bzw. von diesem beauftragte sachverständige Dritte Datenschutzbeauftragter Extern IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z. B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller etc.) Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater Rechtsanwälte Messdienstleister Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen) Inkassounternehmen Banken Mietinteressenten bei Folgevermietung Energieversorgungsunternehmen andere Mitglieder der Wohnungseigentumsgemeinschaft Hausmeister
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
	Eine solche Übermittlung erfolgt nicht und ist nicht geplant.
Löschfristen
	Laufende Vertragsverhältnisse Während des bestehenden Vertragsverhältnisses erfolgt die Speicherung nach den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für ERP-System kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für Archivsystem Beendete Vertragsverhältnisse Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses erfolgt die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für ERP-System kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für Archivsystem
Technisch organisatorische Maßnahmen
	Die technisch organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen, darauf wird verwiesen.