Die Kosten für die Durchführung längerfristig planbarer Sanierungen größeren Umfangs können in Wirtschaftsplänen als gesondert vorgesehene Ausgabenposition – unter Umständen sogar über Jahre pro rata temporis verteilt – nach erwarteten Vergütungs- bzw. Werklohnfälligkeiten an Unternehmer kalkuliert und abgesichert werden. Etwaige Wohngeldsäumnisse oder gar erwartete Zahlungsausfälle sind hier "vorsichtigerweise" mit zu berücksichtigen.
Erhaltungsrücklage
Sind ausreichende Rückstellungsmittel vorhanden, können auch entsprechende Entnahmen aus diesem gerade für solche Verwaltungsmaßnahmen zweckgebundenen Sondervermögen der Gemeinschaft über entsprechende Beschlussfassung erfolgen (ggf. auch nur teilweise im Rahmen einer Mischfinanzierung). Rücklagemittel sollten i. Ü. nie vollständig ausgegeben werden, da solche Rückstellungen auch und gerade die Finanzierung unvorhergesehener Schadensbeseitigungskosten (z. B. Unwetterschäden) abdecken sollten (eiserne Reserve).
Sonderumlage
Ein plötzlicher, unerwarteter Kostenbedarf kann und muss grundsätzlich über separate Sonderumlagebeschlussfassung (als Zahlungsanspruchsgrundlage) und nachfolgendes anteiliges Zahlungsinkasso finanziert werden, sollte ein Rücklagenvermögen im konkreten Sanierungsfall nicht ausreichen. Über eine Sonderumlage können auch generell Zahlungsmittel für größere Erhaltungsmaßnahmen beschafft werden; reicht eine Rücklage nicht aus oder will man – zu Recht – nicht dieses gesamte Sondervermögen ausgeben.
Empfehlenswert ist aus Eigentümersicht, im Sonderumlagebeschluss zusätzlich einen gesonderten Zahlungsfälligkeitszeitpunkt mit zu beschließen, etwa des Inhalts, dass der Verwalter die errechneten anteiligen Zahlungen allen Eigentümern rundbrieflich und gleichzeitig mitteilt "mit Zahlungsfrist bis zum ______" (bzw. unter Hinweis "auf Abbuchung/Einzug am ______"). Maßgebend (auch bei Eigentumswechsel) wären dann diese mitbeschlossenen Fälligkeitszeitpunkte. Erstrecken sich Werklohnzahlungen bei größeren Sanierungen – vertraglich so geregelt – über einen längeren Zeitraum, können auch Sonderumlagezahlungen durch die Eigentümer ratenweise in mehreren Tranchen beschlussgemäß fällig gestellt werden.
Sonderumlagezahlungen der Eigentümer in das Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 3 WEG) haben allgemeinen Wohngeldvorauszahlungscharakter und sind damit auch wirtschaftsperiodengerecht abzurechnen. Auch Umbuchungen vom Giro- auf das Rücklagekonto (und umgekehrt) sind in der Jahresabrechnung bzw. im Vermögensbericht darzustellen.
Verbleibt nach Werklohnzahlung aus einbezahlter Sonderumlage auf das Girokonto ein Überschuss, ist dieser grundsätzlich (mangels anderweitiger Beschlussfassung) anteilig über Einzelabrechnungen (Anpassung der Vorschüsse nach § 28 WEG) wieder auszukehren; insoweit erscheint es im Einzelfall im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung u. U. auch vertretbar, ausdrücklich zu beschließen, einen solchen Überschuss dem Rückstellungsvermögen erhöhend zuzuführen.
Laufende und üblicherweise in jedem Jahr wiederkehrende Kleinreparaturen sollten über eigene Ausgabenposition im jeweiligen Jahreswirtschaftsplan entsprechende Zahlungsdeckungsgrundlage erhalten; die Zahlung erfolgt dann vom gemeinschaftlichen Girokonto.
Darlehensaufnahme
Seit der Entscheidung des BGH v. 28.9.2012[1] ist anerkannt, dass die GdWE als rechtsfähiger Verband auch langfristige Darlehen, etwa zur Ausnutzung öffentlicher Fördermittel, aufnehmen kann. Die Rechtmäßigkeitsvoraussetzungen einer solchen Beschlussfassung sind zwar weitgehend geklärt,[2] Banken verlangen vor Auszahlung immer die Bestandskraft eines solchen Beschlusses, die also abgewartet werden sollte.
Versicherungsleistungen
Auch bei erwarteten Versicherungserstattungszahlungen sind Schadensbeseitigungskosten erst einmal gemeinschaftlich vorzufinanzieren.
Festlegung von Obergrenzen inkl. Polster für Mehrkosten
Feste Zahlungsobergrenzen (Limitierungen) für bestimmte größere Sanierungen beschlussweise festzulegen, erscheint dann ratsam, wenn ein gewisses "Polster" für unvorhersehbare "Mehrungen" (notwendige und vielleicht auch anfänglich nicht erkennbare oder übersehene Zusatzleistungen), für zusätzliche Vorhalte-, Baustelleneinrichtungs- und nachträgliche Säuberungskosten miteinkalkuliert werden. Schon so manche Zusatzkostenposition wurde in der Praxis anfänglich nicht mitberücksichtigt (man denke z. B. an Gerüstmietkosten).
Stellen sich im Zuge einer Sanierungsmaßnahme z. B. aufgrund berechtigter Mehrungen oder aus Gründen einer Überschreitung beschlossener Limitierungen Finanzierungslücken heraus, sollte ein Verwalter unverzüglich unter Darstellung veränderter Geschäftsgrundlage eine neuerliche Beschlussfassung ggf. in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung herbeiführen, wenn – je nach Einzelfall – keine absoluten Eilentscheidungen eigenverantwortliches Soforthandeln gebieten.
Ängstliche (evtl." vorverwaltergeschädigte") Gemeinschaften können ggf. auch vertraglich mit dem Verwalter – im Innenverhältnis – vereinbaren oder auch beschl...
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