Jegliche anstehenden Erhaltungsmaßnahmen (Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen) sind verwalterseits ordnungsgemäß vorzubereiten (je nach Dringlichkeitsfeststellung); dies gilt gleichermaßen für kontinuierliche Pflege- und Erhaltungsmaßnahmen (Maler-, Gärtnerarbeiten etc.) als auch insbesondere für größere Instandsetzungen (insbesondere zur Erhaltung der Funktionstauglichkeit und Sicherheit der gemeinschaftlichen Bauteile, Einrichtungen und Anlagen).
Die Vorbereitung des Verwalters hat grundsätzlich in der Weise zu erfolgen, wie auch ein gewissenhafter Hausalleineigentümer in gleicher Situation vernünftigerweise handeln würde. Müller[1] schreibt zur Instandsetzungsvorbereitung unter der Überschrift anfänglich notwendiger "Bedarfsanalyse und Bedarfsfeststellung" zu Recht: "Wo immer sich die Notwendigkeit einer die Grenze der laufenden Instandhaltung überschreitenden Maßnahme aufzeigt, ist der Verwalter verpflichtet, alles in seiner Macht Stehende zu tun, um die Wohnungseigentümer durch durchdachte strategische Vorbereitung an eine Entscheidungsfindung heranzuführen". Schon in diesem Anfangsstadium kann sich die Einschaltung eines Sonderfachmanns empfehlen, sollte dem konkret bestellten Verwalter die entsprechende Fachkompetenz fehlen und/oder eine notwendige Sanierung technisch kompliziert sein.
Angebotseinholung
Üblicherweise sind mehrere vergleichbare Kosten- und Konkurrenzangebote einzuholen, um dem allgemeinen kaufmännischen Primärgebot "kostenbewusster und sparsamer Bewirtschaftung" Rechnung zu tragen. Eine Bau- bzw. Sanierungsleistung muss "preiswert", nicht billig sein. Unter Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsgesichtspunkten kann es mitunter also auch ratsam sein, nicht den billigsten Anbieter auszuwählen bzw. der Gemeinschaft zu empfehlen. In dieser Vorbereitungsphase sollten auch Verwaltungsbeiräte in Entscheidungen miteingebunden und ggf. auf ihre Rechte und Pflichten nach § 29 Abs. 2 WEG hingewiesen werden. Ideal wäre es, wenn Verwalter und Beirat in nachfolgender Eigentümerversammlung eine übereinstimmende Empfehlung abgäben.
Große Sanierung
Großsanierungen sollten in ausführlicher Weise "ausgeschrieben" werden (über ein zu erstellendes Leistungsverzeichnis). I. d. R. ist eine solche Ausschreibung über einen grundsätzlich beschlussgemäß zu beauftragenden Sonderfachmann zu veranlassen und durchzuführen; dieser hat dann auch Leistungsvergleiche vorzunehmen und in Abschlussberichten den Eigentümern gegenüber entsprechende Empfehlungen zu geben.
Pflichten und Honorierung ergeben sich insoweit aus Grundsätzen der HOAI (Grundlagenermittlung, Vorplanung, evtl. Entwurfsplanung, Genehmigungs- und Ausführungsplanung). Die unmittelbare Beauftragungsmöglichkeit von Sonderfachleuten durch den Verwalter kann sich auch aus entsprechenden Verwaltervertragspassagen ergeben oder aus einer Ermächtigung per Beschluss gemäß § 27 Abs. 2 WEG.
Auswahl der Anbieter und Materialien
Anbieter sind ggf. auf örtliche Nähe, Fachkunde, Erfahrung, Leistungsfähigkeit, Seriosität und Solvenz vorab kurz zu überprüfen; Bitten um Selbstauskunft und Referenzangaben können u. U. angezeigt sein. Vielleicht sind auch Skonto- und Rabattabsprachen möglich.
Bestimmte Ausführungsvarianten, Materialien, Bautypen und Fabrikate können in Angebots- und Ausschreibungsunterlagen vorgegeben werden, ebenso die Einhaltung bestimmter Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, DIN-Normen, Regeln etc. Zu denken ist auch an Neben- und evtl. Anschluss-, Montage- und Wiederherstellungsarbeiten – nicht ohne Vertrag auch in betroffenen Sondereigentumsräumlichkeiten (vgl. § 14 Abs. 3 WEG: bloßer Geldersatzanspruch des Sondereigentümers).
Provisionen
"Versteckte Barprovisionen" sollten sich Verwalter unter keinen Umständen versprechen lassen oder gar solche Zahlungen vereinnahmen. Eine solche Verhaltensweise kann schneller als vermutet zu strafrechtlichen und steuerstrafrechtlichen Konsequenzen führen, ganz abgesehen von berechtigter sofortiger Amtsenthebung durch Abberufung (aus wichtigem Grund; der nun nach § 26 Abs. 3 WEG nicht mehr erforderlich ist) und fristloser Vertragskündigung.
Werden also Erhaltungsarbeiten nicht – wie grundsätzlich üblich – freihändig vergeben, kann bei umfangreicheren und kostenaufwändigeren Arbeiten eine beschränkte Ausschreibung durchgeführt werden.
Ein Verwalter sollte hier m. E. übliche, keine fachspezifischen Kenntnisse voraussetzenden Sanierungen am Gebäude selbst ausschreiben können.
Baubeschreibung/Leistungsverzeichnis
Entscheidend ist hierbei, dass eine Bauleistung möglichst eindeutig und erschöpfend beschrieben wird, sodass alle Bewerber den Beschrieb in gleicher Weise verstehen und auch ihre Preise unschwer errechnen können. Hierfür ist regelmäßig eine Baubeschreibung bzw. ein gegliedertes Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Zur Abgabe von Angeboten ist den Bewerbern ausreichend Frist zu gewähren, wobei Bewerber selbst das Objekt besichtigen[2] und sich die notwendigen Unterlagen beschaffen sollten. Die auftraggebende Gemeinscha...
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