Steuerliche Reisekostenregelungen ab 1996; Arbeitgeberveranlassung bei der Mahlzeitenabgabe durch Dritte

BMF, Schreiben v. 5.6.1996, IV B 6 - S 2334 - 179/96, BStBl I 1996 S. 656

Ergebnis der Besprechung LSt III/96 zu TOP 1

Abschnitt 31 Abs. 6a Nr. 2 LStR 1996 schreibt vor, Mahlzeiten, die anläßlich oder während einer Dienstreise, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer abgegeben werden, mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sachbezugsverordnung zu bewerten. Diese Bewertung ist nachAbschnitt 31 Abs. 6a Satz 1 LStR 1996 allerdings nur zulässig, wenn die Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten abgegeben werden.

Zu der Frage, in welchen Fällen die Abgabe einer Mahlzeit durch Dritte als vom Arbeitgeber veranlaßt angesehen werden kann, nehme ich im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder wie folgt Stelllung:

Eine Veranlassung durch den Arbeitgeber setzt grundsätzlich einen Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers voraus. Die Abgabe einer Mahlzeit ist deshalb nicht vom Arbeitgeber veranlaßt, wenn dieser – z.B. bei der Verpflegung an Bord eines Flugzeugeugs – darauf keinen Einfluß nehmen kann.

Die Abgabe einer Mahlzeit ist nur dann vom Arbeitgeber veranlaßt, wenn der Arbeitgeber seinen Entscheidungsspielraum entsprechend ausgeschöpft hat. Dies bedeutet, daß er Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt hat. Diese Entscheidung muß der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer vor Beginn der jeweiligen Auswärtstätigkeit, die den Arbeitgeber zu der Leistung veranlaßt, getroffen haben. Der Arbeitgeber muß also z.B. von einer Dienstreise für eine bestimmte Mahlzeit den Ort der Abgabe ausgewählt haben. Hierzu ist es erforderlich, daß sich der Arbeitgeber vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers direkt mit dem Unternehmen in Verbindung setzt, das dem Arbeitnehmer die Mahlzeiten zur Verfügung stellen soll. Dies ist durch eine entsprechende schriftliche Vereinbarung mit dem auswärtigen Hotel oder der Gaststätte nachzuweisen. Es reicht nicht aus, daß der Arbeitgeber den Arbeitnehmer allgemein ermächtigt, sich auf seine Rechnung in einer oder – etwa unter Einschaltung einer Essenbonorganisation – mehreren Vertragsgaststätten zu beköstigen.

Die dem Arbeitgeber obliegende Auswahlentscheidung muß zudem von der Organisationseinheit des Unternehmens getroffenen sein, die für die Anordnung der Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen, Fahrtätigkeiten, Einsatzwechseltätigkeiten oder einer doppelten Haushaltsführung zuständig ist. Bei einer Delegation der Auswahlentscheidung an andere Stellen oder an den betroffenen Arbeitnehmer ist eine Veranlassung durch den Arbeitgeber nicht anzuerkennen.

Sind die Voraussetzungen für die unentgeltliche Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber erfüllt, ist es unerheblich, wie die Hotel- oder Gaststättenrechnung beglichen wird. Es ist dann gleichgültig, ob dies durch den Arbeitnehmer unmittelbar, aufgrund einer Firmenkreditkarte oder durch Banküberweisung des Arbeitgebers geschieht.

Ist die Veranlassung durch den Arbeitgeber nicht gegeben, ist dem Arbeitnehmer die Entgeltszahlung durch den Arbeitgeber als Reisekostenerstattung im Sinne desAbschnittes 39 Abs. 9 Satz 3 LStR 1996 zuzurechnen.

Normenkette

EStG § 8

Fundstellen

BStBl I, 1996, 656