Rn 43
Die Verwaltungsunterlagen sind von der GdW angemessen zu schützen und grds im Original aufzubewahren (s.a. LG Hamburg ZMR 20, 957; LG Freiburg NJW-RR 11, 1096). Sind die Originalbelege nicht umfassend vorhanden, muss die GdW iE darlegen und benennen, wo sie noch vorhanden sind, und sie vorlegen. Alternativ ist eine Speicherung entspr § 257 III HGB, § 147 II AO als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern möglich. Es muss dann sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Briefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen (dazu § 556 BGB Rn 155). Außerdem müssen die Verwaltungsunterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (s.a. LG Berlin ZMR 19, 122). Für die GdW handelt der Verw. Mit Beendigung des Verw-Vertrags hat der bis dahin Bestellte die Verwaltungsunterlagen gem §§ 667, 675 BGB herauszugeben.
Rn 44
Die Verwaltungsunterlagen sind grds dauerhaft aufzubewahren, etwa die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, Niederschriften, aber auch Pläne, Anleitungen, laufende Verträge, Policen (AG Königstein NZM 00, 876 [OLG Düsseldorf 20.03.2000 - 3 Wx 414/99]). Briefe, Rechnungen, Kontoauszüge, Belege und ähnliche Unterlagen sind analog § 147 III AO jedenfalls so lange aufzubewahren, wie an der Aufbewahrung ein Interesse besteht. Dieses Interesse besteht nach hM idR 6 Jahre (Korrespondenz) bzw. für Wirtschaftspläne und Abrechnungen 10 Jahre (München NJW-RR 08, 1182, 1185). Es kann etwas anderes beschlossen werden.
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