Verwaltungsunterlagen: Vorlage von Originalen? / 5 Die Entscheidung

Das LG meint ja! Der Verwalter des Vermieters führe im Wesentlichen ein papierloses Büro. Er scanne Originalunterlagen regelmäßig ein und vernichte die Originale nach 3 Monaten. Angesichts der technischen Entwicklung sei dies grundsätzlich nicht zu beanstanden. Hinzu komme, dass es im Fall mehr als 100 Mietverträge gebe. Angesichts dieser Anzahl sei es schon praktisch nicht möglich, jedem Mieter hinreichend zeitnah jeweils die Originalbelege zur Einsicht zur Verfügung zu stellen. Es seien auch keine Anhaltspunkte ersichtlich und würden vom Mieter unter Berücksichtigung seiner aufgrund der Einsicht in die Kopien gewonnenen Erkenntnisse nicht aufgezeigt, dass die Übereinstimmung der vorgelegten Kopien mit den maßgeblichen Originalen zweifelhaft sein könnte.

Hinweis

Der Fall ruft zur Frage auf, was im Wohnungseigentumsrecht gilt. Zu fragen ist mithin, ob der WEG-Verwalter befugt ist, Belege zu scannen und die Originale dann zu vernichten. Die Rechtslage kann insoweit nicht als geklärt angesehen werden. Richtig ist meines Erachtens, dass es dem Verwalter erlaubt ist, die laufenden "Belege" (= Angebote, Gutachten, Rechnungen, Urteile) grundsätzlich zu scannen und die Originale dann zu vernichten. Die Scans genügen der Textform – was grundsätzlich reicht. Anders könnte es allerdings mit den "Kernunterlagen" (= Teilungserklärung nebst Anlagen und Gemeinschaftsordnung, nicht aber Niederschriften) sein.

Verwaltungsunterlagen

In jeder Wohnungseigentumsanlage gibt es Verwaltungsunterlagen. Diese sind Teil des Verwaltungsvermögens und stehen im Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die "Unterlagen" müssen nicht schriftlich sein. Notwendig ist nur ein "Medium". Zu den Verwaltungsunterlagen gehören daher z. B. auch Dateien, Bildträger, Lichtbilder usw. Zu den Verwaltungsunterlagen gehören sämtliche originären Unterlagen in Bezug auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sowie sämtliche Unterlagen, die später entstanden sind, etwa aus der Geschäftsbesorgung des Verwalters, z. B. selbst angelegte Akten, sonstige Unterlagen und auch Dateien.

Überblick: Die häufigsten Verwaltungsunterlagen

• Abgeschlossenheitsbescheinigung;
• Aufteilungsplan;
• behördliche Schreiben und Bescheide;
• Bauunterlagen, soweit sie die Errichtung der Wohnungseigentumsanlage betreffen und insbesondere für Gewährleistungs- und sonstige Ansprüche gegenüber den am Bau Beteiligten von Bedeutung sind;
• Beschluss-Sammlung;
• Betriebsanleitungen;
• Brandschutzunterlagen;
• Buchführungsunterlagen;
• Liste mit Namen und Anschriften aller Wohnungseigentümer (Eigentümerliste);
• Energieausweise;
• Gemeinschaftsordnung;
• sämtliche Gesamt- und Einzelabrechnungen;
• Gewährleistungsunterlagen;
• sämtliche Kontoauszüge und sonstige Unterlagen für das Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft;
• sämtliche Korrespondenz mit Bezug auf die Wohnungseigentumsanlage;
• Kostenangebote;
• Pläne zur Lage und Größe der Sondernutzungsrechte;
• sämtliche Rechnungen;
• Schlüsselpläne und -bücher;
• Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen für beschäftigte Arbeitnehmer;
• technische Beschreibungen;
• Teilungserklärung;
• Überweisungsträger und sonstige Belege;
• Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten;
• sämtliche Versammlungsniederschriften mit Eigentümerbeschlüssen nebst Einberufungsschreiben;
• sämtliche Verträge der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit Dritten oder mit Wohnungseigentümern;
• Vollmachtsurkunden;
• Wartungsbücher (für Aufzüge, Notstromaggregate usw.);
• sämtliche Wirtschaft- und Einzelwirtschaftspläne.

Die Verwaltungsunterlagen sind als Amtspflicht vom jeweiligen Träger des Verwalteramts auf seine Kosten aufzubewahren und angemessen zu schützen. Mit Beendigung des Verwaltervertrags hat der bis dahin Bestellte der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Verwaltungsunterlagen gem. §§ 667, 675 BGB herauszugeben. Die Herausgabe in Form eines bestimmten Mediums führt nicht dazu, dass der Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen in Form eines anderen Mediums entfällt. Gegenüber dem Anspruch auf Herausgabe steht dem früheren Träger des Verwalteramts kein Zurückbehaltungsrecht, etwa wegen Vergütungsansprüchen, zu.

Die Verwaltungsunterlagen sind im Original oder analog § 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufzubewahren, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Briefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden und wenn sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die Wohnungseigentümer können dem Verwalter über die Art und Weise der Aufbewahrung durch Beschluss Weisung erteilen. Es besteht ferner eine Beschlusskompetenz für die Regelung, dass für die Verwaltungsunterlagen ein Raum angemietet oder geliehen wird.

Viele Verwaltungsunterlagen sind grundsätzlich dauerhaft aufzubewahren....