Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 4 Telefonkosten ohne Gesprächsnachweis

Sachverhalt

Der Arbeitgeber ersetzt seinen Außendienstmitarbeitern die Kosten, die ihnen für berufliche Telefongespräche sowie berufliche Internetnutzung an ihrem Privatanschluss entstehen.

Ein Mitarbeiter, der erst seit wenigen Monaten im Unternehmen arbeitet, legt die Rechnungen für Juli bis September vor:

• 300 EUR insgesamt für Grundgebühren für den Telefon- und Internetanschluss sowie Verbindungsentgelte

Einen Einzelverbindungsnachweis kann der Mitarbeiter nicht vorlegen.

Er hat versichert, dass an seinem Privatanschluss beruflich veranlasste Aufwendungen in beträchtlicher Höhe anfallen.

In welcher Höhe können steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattungen gewährt werden und wie können die Erstattungen für die Zukunft möglichst einfach weitergeführt werden?

Ergebnis

Die Erstattung beruflicher Telefonkosten stellt grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfreien Auslagenersatz dar. Pauschaler Auslagenersatz ist zulässig, wenn mindestens für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten Aufzeichnungen geführt werden. Diese Voraussetzung ist durch die vorgelegten Rechnungen nur teilweise erfüllt, weil aus den Rechnungen der berufliche Nutzungsanteil nicht erkennbar ist.

Ist der berufliche Nutzungsanteil nicht genau ermittelbar, können 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung, maximal 20 EUR pro Monat, pauschal steuerfrei ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass aufgrund der Tätigkeit erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Aufwendungen anfallen. Diese Voraussetzung ist hier erfüllt und zudem vom Mitarbeiter bestätigt worden.

• Insgesamt können 20 % von 300 EUR = 60 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Das entspricht dem 20-EUR-Höchstbetrag pro Monat.

Nach Ablauf von 3 Monaten kann der sich für diesen Zeitraum ergebende monatliche Durchschnittsbetrag als pauschaler Auslagenersatz für die berufliche Nutzung der privaten Telekommunikationsgeräte steuer- und sozialversicherungsfrei fortgeführt werden (hier 20 EUR pro Monat). Dies gilt bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. aufgrund geänderter Berufstätigkeit.