Polen1 Korrektur/Proofreading der Änderungen: Agnes Kowa ... / I. Überblick über das Gründungsverfahren

Rz. 5

Die Gründung einer Sp. z o.o. ist schnell und unkompliziert. Sie setzt die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags oder – im Falle einer Gründung über ein dafür bestimmtes amtliches Internetportal – die Verwendung eines dafür online zur Verfügung gestellten vereinfachten Mustergesellschaftsvertrags voraus. Die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags kann zwar nicht im Ausland erfolgen, jedoch ist eine Vertretung der ausländischen Gesellschafter bei der Beurkundung in Polen möglich. In der Praxis erteilen die ausländischen Gesellschafter regelmäßig ihren Vertretern, etwa Anwälten in Polen, eine Vollmacht zur Vertretung beim Abschluss des Gründungsvertrags. Die Vollmacht bedarf zumindest der gleichen Form wie das Rechtsgeschäft, welches der Bevollmächtigte abschließen soll. Beim Abschluss des Sp. z o.o.-Gesellschaftsvertrags ist deshalb die Vollmacht zu beurkunden. Eine notarielle Beglaubigung genügt nicht. Die Vollmacht kann auch im Ausland beurkundet werden. Es bietet sich hierbei die zweisprachige, zweispaltige Vollmacht an. Ein deutscher Notar wird zwar ausdrücklich nur die deutsche Sprachfassung beurkunden und dies in seiner Klausel klarstellen. Gleichwohl wird dem polnischen Notar in der Praxis die zweisprachige, von dem deutschen Notar (wenn auch nur in der deutschen Sprachfassung ausdrücklich) beurkundete Vollmacht genügen. Im Einzelfall kann es vorkommen, dass der polnische Notar noch eine vereidigte Übersetzung der deutschen Fassung der notariell beurkundeten Vollmacht anfordert. In der Regel wird jedoch die zweisprachige Vollmacht genügen. Die in Deutschland beurkundete Vollmacht ist grundsätzlich mit einer Apostille zu versehen. Da in Deutschland wie in Polen der Notar zum einen Volljurist und zum anderen für derartige Beurkundungen zuständig ist, was polnischen Notaren bekannt ist, lassen Letztere in der Praxis regelmäßig die von einem deutschen Notar beurkundeten Vollmachten auch ohne Apostille genügen. Wirksamkeitsvoraussetzung für die Vollmacht ist die Apostille nicht.

Rz. 6

Nach dem notariellen Abschluss des Gründungsvertrags ist die Gesellschaft zur Eintragung in das Unternehmensregister (KRS) anzumelden. Hierzu empfiehlt es sich, bei der Gründung auch gleich den ersten Vorstand der Gesellschaft zu bestellen. Der Vorstand ist zur Anmeldung der Gesellschaft beim Unternehmensregister verpflichtet. Hat der ausländische Gesellschafter einen Bevollmächtigten in Polen zum Abschluss des Gründungsvertrags bestellt, empfiehlt es sich, diesen auch mit der Anmeldung beim Unternehmensregister zu bevollmächtigen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass diese Vollmacht nicht mehr vom Gesellschafter, sondern von der Gesellschaft, vertreten durch den bereits bestellten Vorstand, zu erteilen ist. In der Praxis lassen sich ausländische natürliche Personen, welche eine Sp. z o.o. gründen, meist gleich zum ersten Vorstand bestellen. Ausländische Gesellschaften lassen in aller Regel ihre Organwalter, etwa den Geschäftsführer einer deutschen GmbH, zum Vorstand der polnischen Tochtergesellschaft bestellen. Erfolgen die Gründung und Anmeldung aufgrund von Vollmachten, ist deshalb unbedingt darauf zu achten, dass die oftmals identischen Personen einmal in ihrer Eigenschaft als Gesellschafter bzw. Geschäftsführer der Muttergesellschaft die Vollmacht zur Gründung der polnischen Sp. z o.o. erteilen und anschließend als Vorstand der Sp. z o.o. für die polnische Gesellschaft, zeitlich also nach dem Abschluss des Gründungsvertrags, die entsprechende Vollmacht (in diesem Fall in einfacher Schriftform) zur Unternehmensregisteranmeldung erteilen. In der Praxis verlieren viele bei der Gründung der polnischen Gesellschaft dadurch Zeit, dass die handelnden Personen am gleichen Tag beide Vollmachten erteilen. Der Vorstand der polnischen Gesellschaft erteilt also eine Vollmacht, bevor die polnische Gesellschaft überhaupt gegründet wurde. Dies wird zwangsläufig zur Zurückweisung des Antrags auf Eintragung beim Unternehmensregister und damit zu Zeitverlust führen.

Rz. 7

Für eine Entscheidung über die Eintragung einer Gesellschaft im Unternehmensregister haben Registergerichte eine Woche im Falle einer "traditionell" und einen Tag im Falle einer online gegründeten Gesellschaft, gerechnet jeweils ab der Antragstellung. Mit Eintragung der Gesellschaft im Unternehmensregister ist die Sp. z o.o. als juristische Person entstanden. Mit dem Antrag auf die Eintragung im Unternehmensregister muss der Vorstand für die Gesellschaft die Erteilung der sog. REGON-Nummer durch das Statistikamt sowie die Erteilung der sog. NIP-Nummer (steuerliche Identifikationsnummer der Gesellschaft) und VAT-Nummer (Umsatzsteuernummer) durch das Finanzamt beantragen. Alle Anträge stellt der Vorstand beim Unternehmensregister (sog. Ein-Fenster-Anträge), das Unternehmensregister leitet die Anträge auf Erteilung der REGON-Nummer und der Steuernummern behördenintern weiter. NIP-Nummer und VAT-Nummer sind identisch. Die NIP-Nummer wird gemeinsam mit ...