Rz. 18
Eine wichtige Auswirkung dieser hohen Anforderungen an die Qualität der elektronischen Register- und inzwischen auch Aktenführung sei hier bereits erwähnt, auch wenn sie sich erst mit der elektronischen Grundakte entfaltet hat.[17] Sie hat aber hier, in der Qualität der elektronischen Sicherung ihren Ursprung. Während das Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer erst die Urkunden ab 1.7.2022 enthält und dann auch aus gutem Grund nur den Notaren selbst, ihren Vertretern oder Amtsnachfolger den Zugriff gewährt, stehen die beim Grundbuchamt in der elektronischen Grundakte (zum Datenabruf vgl. § 99 GBV) archivierten Urkunden, die als PDF-Dateien mit entsprechend qualifizierter elektronischer Signatur[18] eingereicht wurden (elektronisch beglaubigte Abschriften – ebA), auch den Notaren offen, die zur Vorbereitung von Folgeurkunden etc. Zugriff nehmen können.[19] So kann ein Notar z.B. die als ebA vorliegende Teilungserklärung aus der Grundakte unter Beifügung eines entsprechenden Transfervermerks verwenden. Auch für bestimmte Vorgänge, bei denen nochmals eine beglaubigte Abschrift der beim Grundbuchamt eingereichten ebA oder sonstigen Vollzugsbehelfe benötigt würde, bietet es sich an, die entsprechenden Vorlagen aus dem Grundbuchamt im Wege des Medientransfers[20] wieder dem Rechtskreislauf zuzuführen.
Nun darf man davon ausgehen, dass aufgrund der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen und weil ansonsten Zwischenverfügungen des Grundbuchamts den Vollzug gehindert hätten, die eingereichten Dokumente dort sämtlichst zumindest in elektronisch beglaubigter Form vorliegen. Außerdem sieht das Verfahren beim Grundbuchamt für die Eintragung in das Grundbuch selbst eine dem damaligen Signaturverfahren nachgebildete Infrastruktur vor, die eine Sicherheitsgewähr für die elektronische Eintragung bietet, § 75 GBV. Für die Abspeicherung der Daten, zu denen auch die von den Notaren übermittelten ebA gehören, ergibt sich aus der Grundlage für die Programmierung der eGA, dass aus verschlossenen Vorgängen keine Löschung möglich ist und aus noch nicht verschlossenen Vorgängen nur manuell zum Vorgang hinzugefügte Dokumente (mit einer Dokumentenherkunft "Scan") sowie Ausgangsdokumente (also vom Grundbuchamt erstellte und zu versendende Dokumente mit dem Übernahmetyp "ausgehend") gelöscht werden können. Somit steht für den die eGrundakte einsehenden Notar fest, dass via EGVP oder beN übermittelte Dokumente, die mit einem elektronischen Antrag eingegangen sind (und insoweit eben nicht vom Grundbuchamt manuell hinzugefügt wurden), nicht gelöscht werden können.
Folglich sind alle Metadaten wie auch die XML-Dateien sowie die Signaturdatei PKCS7 und Prüfprotokolle im Grundbuchamt in der Grundakte als "Archiv" gespeichert. Daraus resultiert konsequenterweise, dass der Notar nach Einsicht in eine in der Grundakte hinterlegte ebA einer notariellen Urkunde bei Fertigung eines Ausdrucks bzw. Speicherung einer PDF-Datei dieses Dokuments ohne Weiteres den entsprechenden Transfervermerk an das Dokument bzw. die Datei anbringen kann, der dieses Dokument bzw. die Datei als ebA der von ihm eingesehenen und beim Grundbuchamt hinterlegten ebA qualifiziert. Freilich sollte der Vermerk explizit Verfahren und Einsichtsquelle sowie den Zeitpunkt der Einsichtnahme wiedergeben. Ein Verfahren, das der Notar aber auch von sonstigen Vermerken und Tatsachenbescheinigungen kennt, vgl. § 39a BeurkG.
2005, 305 ff.
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