Gemäß § 17 DSGVO sind alle personenbezogenen Daten zu löschen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr bestehen. Der Zeitpunkt des Wegfalls hängt also vom jeweiligen Zweck der Datenbearbeitung ab:
- Daten zu den Betriebskosten sind mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist für Mieter aufzubewahren (gemäß § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB 12 Monate nach Zustellung der Abrechnung).
- Daten, die Vermieteransprüche betreffen, sind mindestens bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB (3 Jahre) aufzubewahren.
- Im Fall eines Rechtsstreits sind die Daten nicht vor dessen rechtskräftigem Abschluss zu löschen.
- Mietverträge und Betriebskostenabrechnungen sind gemäß § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren.
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