Die GuV wird aus den Erfolgskonten der Buchführung entwickelt. Zur Förderung der Übersichtlichkeit sollte die Gliederung der Buchführung laut Kontenplan in der GuV fortgeführt werden.
Eingehende Gliederungsvorschriften bestehen für Kapitalgesellschaften. § 275 HGB schreibt eine GuV in Staffelform vor. Dabei werden 2 Verfahren zur Wahl gestellt:
- Gesamtkostenverfahren,
- Umsatzkostenverfahren.
2.1 Gesamtkostenverfahren
Das Gesamtkostenverfahren[1] entspricht der herkömmlichen Vorstellung von der Gestaltung der GuV. Es werden nacheinander das gewöhnliche und das außergewöhnliche Geschäftsergebnis ermittelt. Aus der Summe der beiden Ergebnisse nach Abzug von Steuern ergibt sich der Jahresüberschuss oder -fehlbetrag.
Außerordentliche Erträge und außerordentliche Aufwendungen sind in Geschäftsjahren, die nach dem 31.12.2015 beginnen, nicht mehr gesondert aufzuführen, sondern ggf. nur noch postenweise im Anhang.[2]
Das gewöhnliche Geschäftsergebnis folgt aus einer Gegenüberstellung der laufenden Erträge (insbesondere der Umsatzerlöse) und der laufenden Aufwendungen (insbesondere der Material-, Personalaufwendungen und Abschreibungen) einschließlich der Finanzerträge und abzüglich des Zinsaufwands.
2.2 Umsatzkostenverfahren
Das Umsatzkostenverfahren[1] fasst die Positionen der laufenden Geschäftstätigkeit stark zusammen und ordnet sie der Betriebsabrechnung zu. Anstelle der Bestandserhöhungen, des Material- und Personalaufwands und der Abschreibungen (laut Gesamtkostenverfahren) sind die auf die Umsatzerlöse entfallenden Herstellungskosten, die Vertriebskosten und die allgemeinen Verwaltungskosten auszuweisen.
2.3 Darstellungsform
Die Form der Darstellung, insbesondere die Gliederung der aufeinander folgenden Bilanzen und GuV ist beizubehalten, sofern nicht in Ausnahmefällen begründete Abweichungen erforderlich sind. Zu jedem Posten in der Bilanz und der GuV ist der entsprechende Betrag des vorhergehenden Geschäftsjahrs anzugeben.[1]
Ein Posten der Bilanz oder der GuV, der keinen Betrag ausweist, braucht nur ausgewiesen zu werden, wenn im vorangegangenen Geschäftsjahr unter diesem Posten ein Betrag ausgewiesen worden war.[2] Regelungen zu größenabhängigen Erleichterungen der GuV sowie Vorschriften zu einzelnen Posten der GuV enthalten §§ 276 und 277 HGB.
Die Regelungen für Kapitalgesellschaften gelten auch für eingetragene Genossenschaften[3] und für publizitätspflichtige sonstige Unternehmen[4] und können freiwillig auch von Einzelunternehmern und Personengesellschaften befolgt werden.
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