FF 07+08/2022, Mitgliederumfrage 2021 der Arbeitsgemeins ... / Einführung

Die letztjährige Mitgliederumfrage der AG Familienrecht fand erneut unter dem Eindruck der Corona-Pandemie statt. Sie knüpfte an die Umfrage 2020 an (FF 2021, 228), bei der sich die Fragen insbesondere auf den Kanzleibetrieb sowie die Arbeit der Familiengerichte und Jugendämter sowie Beratungsstellen bezogen. Mit der Umfrage 2021 richteten wir den Fokus speziell auf die Auswirkungen, die die Coronakrise auf die Digitalisierung im Kanzleibetrieb hatte.

Leider blieb die Resonanz unter den Mitgliedern verhalten. Nur 13,8 % der zur Teilnahme eingeladenen Kolleginnen und Kollegen beendeten die Umfrage. Über die Gründe lagen dem Geschäftsführenden Ausschuss bis zur Fertigstellung dieses Manuskriptes keine ausreichenden Informationen vor, sodass eine abschließende Bewertung noch nicht möglich war.

Die Umfrage gliederte sich in drei Fragenkomplexe.

Zunächst waren die Kommunikation mit Mandanten, Kolleginnen und Kollegen, Gerichten sowie Beratungsstellen und UVG-Kassen Gegenstand der Fragen (Folien 4–23).^[1]

In einem zweiten Schwerpunkt ging es um die technische Ausstattung und Organisation der Kanzleien (Folien 24–35).

Schließlich konnten die Teilnehmer in einem dritten Fragenkomplex eine eigene Bewertung der zunehmenden Digitalisierung im Familienrecht vornehmen (Folien 36–39).

Bedingt durch die Einschränkung der persönlichen Kontakte zu Mandanten wurde deutlich, dass sich die Kommunikationsformen hin zu elektronischen Übermittlungswegen verschoben haben. Während von der Brief- und Faxversendung wesentlich seltener Gebrauch gemacht wird, nahmen der Austausch per E-Mail, Videokonferenz oder Messengerdienst deutlich zu. Der Anteil telefonischer Kontaktaufnahmen blieb im Wesentlichen gleich (Folie 8).

Konkret gaben 97 % der Teilnehmer an, mit Mandanten per E-Mail zu kommunizieren, wenn ein persönliches Gespräch nicht möglich war. Auch der telefonische Austausch war mit 95 % sehr hoch. Zugleich wurde der Einsatz einer Videokonferenz von 58 % der Teilnehmer benannt und bereits 25 % nannten Messengerdienste als Weg, um mit den Mandanten in Kontakt zu treten (Folie 5).

Bei den verwendeten Diensten dominierten in Videokonferenzen Zoom mit 69 % und bei den Messengerdiensten WhatsApp mit 85 % (Folien 6 und 7).

Aufgrund der Zunahme der elektronischen Kommunikation richtete sich eine weitere Frage darauf, ob der gewählte Kommunikationsweg den Datenschutzanforderungen entspreche. Dies ist (nur) von 53,9 % mit "ja" beantwortet worden, während 31 % angaben, zum Teil sei dies vorab geprüft worden (Folie 9).

Damit im Zusammenhang stand die Frage nach einer Verschlüsselung der Informationen.

Bei der Versendung von E-Mails räumten 48 % der Teilnehmer ein, diese nur unverschlüsselt zu senden (Folie 10). Dem entspricht auch die nur eingeschränkte Vergabe von Passwörtern für E-Mail-Anhänge. Mehr als 2/3, d.h. 68 % der Teilnehmer, verneinten die Frage nach der Verwendung von Passwörtern (Folie 12).

Bei der Nutzung von Videokonferenzen oder Messengerdiensten gaben 51 % an, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu nutzen (Folie 11).

Demgegenüber weisen 93,9 % auf der Homepage oder anderweitig auf die Anwendung der DSGVO hin (Folie 13).

Eine Widerrufsbelehrung enthalten Mandatsbedingungen oder die jeweilige Homepage nur bei etwa der Hälfte der Teilnehmer (49,9 %), wenn das Mandat auf elektronischem Wege zustande kommt (Folie 14).

Für wesentlich halten wir die Antwort auf die Frage, ob die Kolleginnen und Kollegen künftig die elektronische Kommunikation dem persönlichen Gespräch mit Mandanten vorziehen würden. Während 35,6 % dies bejahten, lehnten 37,4 % eine derartige Perspektive ab und 29,6 % gaben an, sich noch nicht entschlossen zu haben (Folie 15).

Daran knüpft die Frage nach den Gründen an, weshalb die elektronische Kommunikation nicht vordergründig geplant sei (Folie 16). Es bestand die Möglichkeit, mehrere Antwortoptionen zu wählen. Hierbei gaben 71,6 % an, weiterhin das persönliche Gespräch mit Mandanten zu bevorzugen. Außerdem würden Mandanten signalisieren, vorrangig das persönliche Anwaltsgespräch zu favorisieren (68,8 %). In der dritthäufigsten Antwort gaben die Teilnehmer an, aufgrund der Mandantenstruktur müssten sie vorrangig das persönliche Gespräch anbieten (51,4 %). Etwa 1/3 (32,7 %) der Kolleginnen und Kollegen führten außerdem an, dass es zum Teil bei den Mandanten an der notwendigen technischen Ausstattung mangele.

Sowohl in der Kommunikation mit Gerichten als auch mit Anwälten spielt das beA eine zunehmend dominierende Rolle. Das gilt sowohl für die aktive als auch für die passive Nutzung (Folien 17 und 22). Beim Versenden von Schreiben und Schriftsätzen gaben ca. 2/3 der Teilnehmer an, immer oder überwiegend auf das beA zurückzugreifen, wobei im gerichtlichen Schriftverkehr der Anteil mit 68 % noch höher lag als in der anwaltlichen Korrespondenz (62 %).

Demgegenüber werden andere Wege des Informationsaustausches zunehmend weniger genutzt. Dies betrifft insbesondere den Postversand, von dem sowohl gegenüber Gerichten als auch Anwälten wese...