Abhängig vom Umfang der Erhaltungsmaßnahme sind im Vorfeld der Beschlussfassung Vergleichsangebote einzuholen.[1]
Auftragshöhe
Die Grenzen, ab welcher Höhe Vergleichsangebote eingeholt werden müssen, sind in der Rechtsprechung nicht einheitlich gesteckt. Nach Auffassung des LG Karlsruhe[2] ist sie bei einer Summe von 3.000 EUR überschritten, nach Auffassung des LG Dortmund[3] erst bei 5.000 EUR. Richtigerweise wird man nach der Größe der Eigentümergemeinschaft und ihrem jeweiligen Finanzvolumen differenzieren. Der Verwalter macht jedenfalls sicher nichts falsch, wenn er auch bei geringfügigeren Maßnahmen Vergleichsangebote einholt.
3 Angebote
Im Regelfall sind mindestens 3 Angebote einzuholen.[4] Geschieht dies nicht, wird die Auswahlentscheidung auf einer unzureichenden Tatsachengrundlage getroffen, sodass der gefasste Beschluss für ungültig zu erklären ist. Einer Beweisaufnahme über die Frage, ob sich die eingeholten Angebote im Rahmen des Ortsüblichen bewegen, bedarf es nicht.[5]
Liegen keine Vergleichsangebote bei Beschlussfassung vor, entspricht ein Sanierungsbeschluss lediglich im seltenen Ausnahmefall einer Notmaßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung, die im Vorfeld noch beschlossen werden kann.[6] Es ist auch der Verwalter, der die Vergleichsangebote einzuholen hat. Diese Verpflichtung kann nicht etwa auf die Wohnungseigentümer delegiert werden.[7]
Selbstverständlich müssen die Angebote vergleichbar und alle wesentlichen Kostenpositionen erfasst sein. Eine möglicherweise unterschiedliche Rabattierung der verschiedenen Anbieter aufgrund des geänderten Auftragsvolumens steht der Vergleichbarkeit nicht entgegen.[8]
Alternativangebote für eine Auftragsvergabe müssen ausnahmsweise dann nicht eingeholt werden, wenn das Auftragsvolumen gering ist oder sich aus anderen Umständen Anhaltspunkte für die Wohnungseigentümer ergeben, dass das vorgelegte Angebot sich im Rahmen des Üblichen bewegt. Dies ist jedenfalls dann der Fall, wenn ein Hausmeisterservice für lediglich 800 EUR jährlich beauftragt wird.[9]
Tipp: Mehr als 3 Firmen kontaktieren
Da eine Erhaltungsmaßnahme in aller Regel nur ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, wenn mindestens 3 Angebote eingeholt sind, hat der Verwalter stets zu berücksichtigen, dass ggf. nicht alle kontaktierten Firmen tatsächlich auch ein Angebot abgeben. Es sollten daher stets mehr als 3 Unternehmen kontaktiert werden – freilich nur, wenn dies auch möglich ist.
Es genügt im Übrigen nicht, dass die Angebote im Zeitpunkt der Beschlussfassung vorliegen. Sie sind vielmehr den Wohnungseigentümern vor der Beschlussfassung mit dem Ladungsschreiben zu übermitteln. Die Wohnungseigentümer müssen nämlich in der Lage sein, im Vorfeld der Versammlung die Angebote ausreichend zu prüfen. Bei großen Erhaltungsmaßnahmen mit umfangreichen Angeboten, genügt auch die Übersendung eines entsprechenden Preisspiegels.[10] Nach LG Düsseldorf[11] soll auch eine entsprechende Information mit dem Hinweis auf eine Einsichtsmöglichkeit beim Verwalter genügen.
Exkurs: Erhaltungsmaßnahme durch Verwalterunternehmen
Sollen Erhaltungsmaßnahmen durch das Unternehmen des Verwalters durchgeführt werden, muss der Verwalter als Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit sein. Eine konkludente Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot liegt in der Beschlussfassung der Wohnungseigentümer über eine mögliche Auftragserteilung auch an das Verwaltungsunternehmen. Der Verwalter hat jedoch vor Auftragsvergabe einen Beschluss darüber herbeizuführen, welches Unternehmen konkret beauftragt werden soll.
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