Die formelle Prüfung der Frauenquote als Bestandteil der Erklärung zur Unternehmensführung nach EPS 351

Der Hauptfachausschuss des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) hat den Entwurf eines neuen Prüfungsstandards (EPS 351) verabschiedet. Danach ist im Rahmen der Abschlussprüfung bei unvollständigen Angaben zur Frauenquote nur ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk zu erteilen.

Die Erklärung zur Unternehmensführung als Teil des Lageberichts

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen – ebenso wie Personengesellschaften ohne eine natürliche Person mit persönlicher Haftung – für jedes Geschäftsjahr ihren Jahresabschluss und einen Lagebericht erstellen. Ziel des Lageberichts ist es, einen Gesamtüberblick über die aktuelle und künftige Situation des Unternehmens mit Chancen und Risiken zu geben. Welche Angaben im Lagebericht zu machen sind, ergibt sich insbesondere aus §§ 289 ff. HGB und hängt im Wesentlichen von der Größe des Unternehmens ab. Teil des Lageberichts ist die Erklärung zur Unternehmensführung gem. § 289f HGB, die Informationen zu verschiedenen Aspekten der Corporate Governance vermitteln soll, darunter zur Frauenquote.

Betroffene Rechtsträger und Prüfungszeitraum

Eine Erklärung zur Unternehmensführung mit Angaben zur Frauenquote müssen neben börsennotierten Aktiengesellschaften (AG), Europäischen Gesellschaften (SE) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) auch solche Kapitalgesellschaften verfassen, die der Mitbestimmung unterliegen, § 289f Abs. 2 Nr. 4, Abs. 3 und 4 HGB i.V.m. §§ 76 Abs. 4, 111 Abs. 5 AktG bzw. §§ 36, 52 GmbHG. Auf die SE sind die genannten Vorschriften nach Art. 61 SE-Verordnung anwendbar. Ebenfalls von der Erklärungspflicht betroffen sind nach § 289f Abs. 1 Satz 1 HGB solche Aktiengesellschaften, SEs und KGaAs, die andere Wertpapiere als Aktien in der EU oder im EWR gelistet haben. Keine Verpflichtung zur Erstellung einer Erklärung zur Unternehmensführung besteht hingegen für Gesellschaften, die ihre Aktien nicht auf einem organisierten Markt, sondern im Freiverkehr handeln (§ 289f Abs.1 HGB i.V.m. § 3 Abs. 2 AktG).

Unter die mitbestimmten Kapitalgesellschaften fallen auch deutlich kleinere Gesellschaften. Als mitbestimmt gelten alle Gesellschaften, die dem Drittelbeteiligungsgesetz, dem Mitbestimmungsgesetz, dem Montanmitbestimmungsgesetz, dem Mitbestimmungsergänzungsgesetz oder dem Gesetz über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer bei einer grenzüberschreitenden Verschmelzung unterliegen. Danach hat zum Beispiel eine GmbH mit mehr als 500 Arbeitnehmern, die einen Aufsichtsrat eingerichtet hat, die Pflicht, eine Erklärung zur Unternehmensführung samt den Angaben zur Frauenquote zu erstellen.

Potenziell von einer Erklärungspflicht betroffen sind darüber hinaus mitbestimmte Europäische Gesellschaften (SE), mitbestimmte eingetragene Genossenschaften (eG) sowie mitbestimmte Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VvaG). Demgegenüber sind die §§ 264 bis 289f HGB auf mitbestimmte Tochterunternehmen, die nach § 264 Abs. 3 HGB von der Aufstellung eines Lageberichts befreit sind, nach herrschender Ansicht nicht anwendbar und folglich von diesen keine Erklärung zur Unternehmensführung über die Zielgrößen abzugeben.

Nach dem aktuellen IDW-Entwurf soll der geplante Prüfungsstandard auf Prüfungszeiträume anwendbar sein, die am oder nach dem 15.12.2023 beginnen, mit der Ausnahme von Rumpfgeschäftsjahren, die vor dem 31.12.2024 enden. Eine freiwillige Anwendung zu einem früheren Zeitpunkt soll möglich sein.

Notwendige Angaben zur Frauenquote

Seit dem 1. Oktober 2015 müssen börsennotierte Gesellschaften bzw. Gesellschaften i.S.d. § 289f Abs. 1 Satz 1 HGB (darunter AGs, KGaAs und SEs) und der Mitbestimmung unterliegende eGs sowie für ab 1. Januar 2021 beginnende Geschäftsjahre sonstige mitbestimmte Kapitalgesellschaften (darunter nicht börsennotierte AGs, KGaAs und SEs sowie GmbHs) nach § 289f Abs. 2 Nr. 4 HGB i.V.m. § 76 Abs. 4 AktG im Lagebericht folgende Angaben machen:

1. die Festlegung von Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat, Vorstand und in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands, wobei bei der Festlegung der Zielgrößen unter 30 Prozent die Zielgrößen den jeweils erreichten Anteil nicht mehr unterschreiten dürfen
2. die Festlegung der Fristen zur Erreichung der genannten Zielgrößen
3. bei Festlegung der Zielgröße Null: die ausführliche Begründung dieses Beschlusses
4. nach Ablauf der festgelegten Frist: die Angabe, ob die festgelegten Zielgrößen während des Bezugszeitraums erreicht worden sind, und wenn nicht, Angaben zu den Gründen

Was als Führungsebene zu bezeichnen ist, wird gesetzlich nicht definiert. Allerdings sind nach der Regierungsbegründung zum FüPoG I darunter die im Unternehmen eingerichteten Hierarchieebenen unterhalb des Vorstands (Geschäftsführung) zu verstehen. Mit Hierarchieebenen sind dabei organisatorische Einheiten gemeint, die zueinander gleichberechtigt, aber einer gemeinsamen Führung untergeordnet sind. Zwar ist eine Erläuterung hinsichtlich der Abgrenzung verschiedener Führungsebenen nicht gefordert, indes aber empfehlenswert. Hierdu...