Datenschutz bei Maklertätigkeit / 4 Löschpflichten

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies für einen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist. Ist also eine Identifizierung nach GwG nicht erfolgt und der Interessent hat sich nur für eine bestimmte Wohnung interessiert, so sind nach Absage des Interessenten bzw. nach Verkauf oder Vermietung dieser Wohnung die Interessentendaten zu löschen. Besteht hingegen ein allgemeiner Auftrag des Interessenten für die Vermittlung einer Immobilie, so dürfen die Daten weiterhin gespeichert werden. Es ist aber – ähnlich wie bei Wohnungsbewerbungen – eine Routine für die Löschung von Interessentendaten oder ein Turnus für eine regelmäßige Überprüfung festzulegen, ob der Betroffene überhaupt noch Interesse an der Erfüllung des Vermittlungsauftrags hat. Ist der Betroffene an der Vermittlung nicht mehr interessiert, sind die Daten zu löschen.

Erfolgte eine Identifizierung nach dem GwG, sind die Unterlagen aus der Identifizierung 5 Jahre lang aufzubewahren und danach unverzüglich zu löschen. Kommt es aber zum Vertragsabschluss, gelten die hierfür erlangten Unterlagen als Handelsbriefe und es sind die steuer- bzw. handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Zu Einzelheiten zu den Löschpflichten siehe Löschkonzepte und die Archivierung von Daten.