Betriebskostenabrechnung – Umlage und Abrechnungsfrist / 3.3 Zugang nach Fristablauf

Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, z. B. weil ihm noch keine Belege vorliegen (sog. Ausschlussfrist) (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

An das "Vertretenmüssen" stellt die Rechtsprechung hohe Anforderungen. Insofern soll der Vermieter sogar verpflichtet sein, sich darum zu bemühen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu erhalten, z. B. durch Reklamation beim Rechnungssteller.^[1]

Hat der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, muss er aber grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten die Abrechnung erstellen und eine eventuelle Nachforderung geltend machen, nachdem ihm die notwendigen Unterlagen für die Abrechnung vorliegen und das Abrechnungshindernis somit beseitigt ist. Dies gilt auch dann, wenn der Vermieter deshalb bei verschiedenen Abrechnungshindernissen möglicherweise wiederholt Nachforderungen geltend machen muss.^[2]

Eine große Wohnungsverwaltung, die Betriebskostenabrechnungen computergestützt erstellt, kann einen verspäteten Zugang der Abrechnung beim Mieter nicht damit begründen, dass wenige Wochen vor Fristablauf ein Blitzschlag zum Absturz der Computer geführt hätte und eine gewisse Zeit zur Neuinstallation und Datenrekonstruktion erforderlich gewesen sei, da die Verwaltung zur Absicherung der Daten durch eine entsprechende externe Datenabsicherung verpflichtet gewesen wäre.^[3]

Die Versäumung der Ausschlussfrist hat der Vermieter auch dann zu vertreten, wenn das von ihm beauftragte Abrechnungsunternehmen, für dessen Verschulden er nach § 278 BGB (Erfüllungsgehilfe) haftet, die Unschlüssigkeit der ihm mitgeteilten Daten außer Acht lässt und inhaltlich fehlerhafte Abrechnungen herstellt mit der Folge, dass die korrigierten Abrechnungen den Mietern verspätet zugehen. Dies gilt auch, wenn die Unschlüssigkeit auf der Mitteilung seiner fehlerhaften Ablesungen oder Schätzungen des Versorgungsunternehmens beruht.^[4]

Ein Dritter (z. B. ein selbstständiger Kurier), der sich gegenüber einer Hausverwaltung verpflichtet hat, den Versand der Betriebskostenabrechnungen an die Mieter zu übernehmen, handelt fahrlässig, wenn er den Versand erst einen Tag vor Ablauf der Zugangsfrist durch Einwurf in einen Briefkasten bewirken will, obwohl ihm das Erfordernis der Schnelligkeit der Zustellung bekannt ist. Er hat in diesem Fall einen durch den verspäteten Zugang der Abrechnung verursachten Schaden (z. B. Ausschluss von Betriebskostennachforderungen) zu ersetzen.^[5]

Der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung einer Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung nach Auffassung des LG Hannover auch zu vertreten, wenn er die rechtzeitige Mitteilung der Abrechnung nach vertragsgemäßem Auszug des Mieters wegen Unkenntnis der neuen Anschrift nicht wahrt, die Anschrift aber hätte unmittelbar nach Auszug erfragen oder danach beim Einwohnermeldeamt hätte einholen können.^[6]

Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB erstreckt sich auch auf Ansprüche aus ungerechtfertigter Bereicherung. Dies bedeutet, dass der Vermieter vom Mieter nach Fristablauf nicht nur keine Nachzahlung, sondern auch keine Rückzahlung eines z. B. wegen eines Rechenfehlers versehentlich ausgezahlten Guthabens aus einer Betriebskostenabrechnung verlangen kann.^[7]

Abrechnung bei vermietetem Teil- bzw. Wohnungseigentum

Bei vermietetem Teileigentum (bzw. Sondereigentum, z. B. Eigentumswohnung) muss der Vermieter auch dann innerhalb der Jahresfrist über die Betriebskosten abrechnen, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Eine solche Voraussetzung ist dem § 556 Abs. 3 BGB nicht zu entnehmen und wäre auch mit dem Zweck der Vorschrift, Abrechnungssicherheit für den Mieter zu gewährleisten und rasche Klarheit und Rechtssicherheit über die gegenseitigen Forderungen der Parteien zu schaffen, nicht vereinbar. Zudem würde hierdurch der Mieter einer Eigentumswohnung gegenüber dem Mieter einer sonstigen Wohnung ungerechtfertigt benachteiligt. Abweichende Regelungen in Mietverträgen sind daher unwirksam.^[8]

Dementsprechend kann der Mieter gegen eine Nachforderung des Vermieters aufgrund einer Betriebskostenabrechnung nicht einwenden, der Vermieter hätte die Betriebskosten ohne einen Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung nicht abrechnen und ansetzen dürfen. Der Beschluss der Wohnungseigentümer entfaltet nämlich gegenüber Dritten z. B. dem Mieter, keine Bindung. Die Frage des laufenden Entstehens und des Anfallens der Betriebskosten für die vermietete Eigentumswohnung ist damit unabhängig hiervon allein nach den Grundsätzen des Wohnraummietrechts und dem Inhalt des konkreten Mietverhältnisses zu beurteilen.^[9]

Hat die Hausverwaltung die WEG-Abrechnung verspätet erstellt, kann der Vermieter nach Ablauf der Jahresfrist eine Nachforderung von Betriebskosten nur dann geltend machen, wenn er die verspätete Abrechnung über die Vorau...