5.1.1 Überlassung von Kopien
Der Vermieter von preisfreiem Wohnraum ist grundsätzlich nicht verpflichtet, der Abrechnung Fotokopien der Abrechnungsbelege (z. B. Rechnungen, Gebührenbescheide) beizufügen. Er kann den Mieter auf die Einsichtnahme in die Belege verweisen, um zusätzlichen Aufwand durch Anfertigung von Kopien zu vermeiden. Ferner können dem Mieter mögliche Unklarheiten in einem Gespräch sofort erläutert werden. Dieses Interesse des Vermieters würde nicht hinreichend berücksichtigt, wenn er dem Mieter auf dessen Anforderung stets Belegkopien überlassen müsste.
Wenn Einsichtnahme unzumutbar ist
Ein Anspruch des Mieters auf Überlassung von Kopien kommt daher nur ausnahmsweise nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) in Betracht, wenn ihm die Einsichtnahme in die Unterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann.[1]
Dies gilt auch dann, wenn der Vermieter dem Mieter in der Vergangenheit Kopien übersandt hat. Eine solche "Gefälligkeit" begründet keine vertragliche Verpflichtung für die Zukunft.[2]
Der Mieter kann hinsichtlich der bei einer Betriebskostenabrechnung vom Vermieter geschuldeten Belegvorlage grundsätzlich Einsicht in die Originale der Abrechnungsbelege verlangen. Ein besonderes Interesse muss der Mieter nicht darlegen. Als Originale gelten allerdings nicht nur solche in Papierform; es kann sich auch um Belege handeln, die dem Vermieter von seinen Dienstleistern ausschließlich in digitaler Form übermittelt worden sind. In Ausnahmefällen kann es nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) jedoch in Betracht kommen, dass der Vermieter lediglich die Vorlage von Kopien oder Scanprotokollen schuldet. Die Frage, ob ein solcher Ausnahmefall gegeben ist, entzieht sich allgemeiner Betrachtung und ist vom Tatrichter unter Würdigung aller Umstände des Einzelfalls zu entscheiden. Voraussetzung ist nach dem Rechtsgedanken des § 126b Satz 2 Nr. 2 BGB dabei allerdings stets, dass die vom Vermieter zur Verfügung gestellten Kopien geeignet sind, die dokumentierten Erklärungen unverändert wiederzugeben. Dabei gehen Zweifel an der Authentizität und Unverfälschtheit zulasten des Vermieters.[3]
Sollten Originalbelege nicht mehr umfassend vorhanden sein, muss der Vermieter jedenfalls im Einzelnen darlegen und benennen, wo solche noch vorhanden sind, und diese vorlegen. Behauptet der Vermieter, er könne überhaupt keine Originalbelege mehr vorlegen, weil diese eingescannt und danach vernichtet worden seien, muss er dies im Bestreitensfall beweisen.[4]
Eine Ausnahme von dem Grundsatz, dass sich das Einsichtsrecht des Mieters auf die Originalunterlagen erstreckt, kann bestehen, wenn der Vermieter auf ein papierloses Büro umgestellt hat und Rechnungen in einer solchen elektronischen Form vorliegen, die vom Finanzamt akzeptiert wird. Allerdings muss sich der Mieter auch in diesem Fall nur dann auf eingescannte Daten verweisen lassen, wenn das vom Vermieter gewählte Scanverfahren zur Dokumentenspeicherung und -verwaltung fälschungssicher ist, d. h., wenn aufgrund von technischen und administrativen Hürden in den internen Arbeitsabläufen eine Verfälschung praktisch ausgeschlossen werden kann.[5]
5.1.2 Einsichtnahme
Der Vermieter genügt seiner Pflicht zur Gewährung der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen, wenn er dem Mieter einen Aktenordner mit Belegen vorlegt, in dem sich der Mieter (ggf. mit fachkundiger Hilfe) zurechtfinden kann. Auch wenn sich darin Rechnungen über nicht umlegbare Kosten befinden, führt dies nicht zu einer mangelnden Übersichtlichkeit der Belege.[1]
Führt der Vermieter ein papierloses Büro und werden die Originalunterlagen regelmäßig eingescannt und dann nach 3 Monaten vernichtet, ist es grundsätzlich ausreichend, wenn der Vermieter dem Mieter im Termin zur Belegeinsicht Kopien oder Ausdrucke der Belege vorlegt. Bestreitet der Mieter die Richtigkeit, muss er aufzeigen, dass an der Übereinstimmung der vorgelegten Kopien oder Ausdrucke mit den maßgeblichen Originalen Zweifel bestehen.[2]
Notizen, Fotografieren oder Einscannen möglich
Das Einsichtsrecht des Mieters ist nicht auf das bloße Betrachten der Belege beschränkt. Der Mieter darf sich Notizen machen und auch Abschriften (handschriftlich oder mithilfe eines Laptops) anfertigen. Ferner ist der Mieter berechtigt, die Belege abzufotografieren oder einzuscannen (z. B. mittels eines Handscanners), da der Mieter damit nur die fortschreitenden technischen Möglichkeiten nutzt und das Fotografieren bzw. Einscannen nicht anders behandelt werden kann als das unstreitig zulässige Anfertigen von handschriftlichen Notizen oder Abschriften.[3]
Der Vermieter ist nicht verpflichtet, dem Mieter vor Ort eine Kopiermöglichkeit zur Verfügung zu stelle...
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