Das Gesetz behandelt das Amt des Verwaltungsbeirats als Ehrenamt, eine Vergütung ist jedenfalls nicht geregelt. In aller Regel wird das Amt des Verwaltungsbeirats von den betreffenden Wohnungseigentümern auch unentgeltlich ausgeübt. Abhängig davon, wie groß der Arbeitsaufwand und der Aufgabenbereich des Verwaltungsbeirats je nach Größe der Wohnungseigentumsanlage ist, kann abweichend hiervon aber zwischen Verwaltungsbeirat und Eigentümergemeinschaft eine Vergütung vereinbart werden. Hierzu reicht grundsätzlich ein Mehrheitsbeschluss aus. Eine pauschale Vergütung von 200 EUR je Beirat und Jahr entspricht jedenfalls ordnungsmäßiger Verwaltung.[1]
Kein Haftungsprivileg bei entgeltlicher Tätigkeit
Gemäß § 29 Abs. 3 WEG haften die Mitglieder des Verwaltungsbeirats nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, soweit sie unentgeltlich tätig sind. Entgeltlich tätige Verwaltungsbeitragsmitglieder haften demgegenüber auch bei einfacher Fahrlässigkeit.
Egal, ob der Verwaltungsbeirat nun ehrenamtlich oder entgeltlich tätig wird, hat er auf jeden Fall Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen – und dies neben einer gewährten Pauschalentschädigung.[2] Hierzu bedarf es auch keines Beschlusses der Eigentümer, denn der Anspruch des Verwaltungsbeirats auf Kostenersatz ergibt sich direkt aus dem Gesetz. Zu erstatten sind dem Verwaltungsbeirat jedenfalls Telefonkosten, Porti und etwa notwendig werdende Fahrtkosten. Dies freilich nur nach Aufwandsnachweis. Bei größeren Eigentümergemeinschaften kann auch der Kauf von Fachliteratur und sogar die Teilnahme an Fachseminaren als erstattungspflichtig angesehen werden. Grundsätzlich empfiehlt sich die Gewährung von mäßigen Aufwandspauschalen, ansonsten müssten die jeweiligen Ausgaben des Verwaltungsbeirats durch Einzelnachweis belegt werden. Derartige Aufwandspauschalen sind nicht als Entgelt im Sinne von § 29 Abs. 3 WEG anzusehen, sodass das Haftungsprivileg für unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder nicht gefährdet ist.
Musterbeschluss: Aufwandsentschädigung für den Verwaltungsbeirat
TOP XX Aufwandsentschädigung für den Verwaltungsbeirat
Dem in der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählten Verwaltungsbeirat wird eine Auslagenpauschale in Höhe von ____ EUR gewährt. Die Kostenverteilung erfolgt unter sämtlichen Wohnungseigentümern nach Objekten. Diese Auslagenpauschale ist dabei jeweils zum Ende eines Kalenderjahrs zur Auszahlung durch den Verwalter fällig. Die interne Aufteilung dieser Auslagenpauschale erfolgt einvernehmlich unter den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
________________
Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.
Anfechtungsrisiko
Nicht die Gewährung der Aufwandsersatzpauschale als solche kann in diesem Zusammenhang problematisch werden, vielmehr kann es zu Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich der konkreten Höhe kommen. Stets sollte sich diese idealerweise am Durchschnitt der vergangenen 3 Jahre orientieren, sodass nicht der Anschein einer Vergütung erweckt wird und das Haftungsprivileg des § 29 Abs. 3 WEG auf dem Spiel steht.
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