In die Beschluss-Sammlung ist der Wortlaut aller Beschlüsse der Wohnungseigentümer, die in einer Wohnungseigentümerversammlung verkündet wurden, aufzunehmen. Unerheblich ist dabei, ob es sich um Beschlüsse handelt, die in einer ordentlichen oder in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gefasst worden sind. Selbstverständlich sind auch die aufgrund einer gesetzlichen oder vereinbarten Öffnungsklausel gefassten Beschlüsse in die Sammlung aufzunehmen. Handelt es sich um Beschlüsse auf Grundlage einer vereinbarten Öffnungsklausel, bedürfen sie nach § 10 Abs. 3 Satz 1 WEG der Eintragung ins Grundbuch, um Rechtswirkung auch gegen Sondernachfolger zu entfalten. Handelt es sich um Beschlüsse auf Grundlage einer gesetzlichen Öffnungsklausel, bedürfen sie nach § 10 Abs. 3 Satz 2 WEG nicht der Eintragung ins Grundbuch, um Wirkung auch gegen Sondernachfolger zu entfalten. Wegen ihrer Bedeutung sollten gesetzes- oder vereinbarungsändernde Beschlüsse hervorgehoben oder mit entsprechender Anmerkung in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden.
Diese Beschlüsse müssen eingetragen werden!
- Nach dem Gesetzeswortlaut sind alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung einzutragen, also auch sog. "Negativbeschlüsse". Bei Negativbeschlüssen handelt es sich um Beschlüsse, die einen Antrag ablehnen, weil die erforderliche Mehrheit fehlt. Negativbeschlüsse sind grundsätzlich anfechtbar.[1]
- Ebenso sind die Beschlüsse aufzunehmen, die unter dem TOP "Verschiedenes" oder "Sonstiges" gefasst werden.
- Darüber hinaus sind selbstverständlich auch Beschlüsse über die Festsetzung von Nachschüssen bzw. Anpassungsbeträgen auf Grundlage der Jahresabrechnung, über Hausgeldvorschüsse auf Grundlage des Wirtschaftsplans und Entlastungsbeschlüsse, die sich in kurzer Zeit erledigen, einzutragen.
- Hingegen müssen die sog. Geschäftsordnungsbeschlüsse, die sich jeweils in/mit der Eigentümerversammlung erledigen, nicht eingetragen werden. Diese sind allerdings nach wie vor in den neben der Beschluss-Sammlung zu führenden Niederschriften zu vermerken.
Auch Anlagen sind in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen!
Grundsätzlich kann in einem Beschluss zur Konkretisierung der getroffenen Regelung auch auf ein außerhalb des Protokolls befindliches Dokument Bezug genommen werden, wenn dieses zweifelsfrei bestimmt ist.[2] Ein derartiges Dokument muss sich dann aber auch in der Beschluss-Sammlung finden.
Technisch dürfte dies auch dann unproblematisch gelingen, wenn die Beschluss-Sammlung in elektronischer Form geführt wird, da die Dokumente gescannt werden können. Empfehlenswert ist es insoweit, die im Beschluss in Bezug genommenen Dokumente in einem gesonderten "Anlagen-Ordner" zur Beschluss-Sammlung zu führen. In der Beschluss-Sammlung selbst ist dann auf diese Anlage zu verweisen.
Insbesondere bei Beschlüssen über Hausgeldvorschüsse sowie Nachschüsse bzw. Anpassungsbeträge sind die betreffenden Wirtschaftspläne bzw. Gesamt- und Einzelabrechnungen in die Beschluss-Sammlung einzutragen bzw. in einer Anlage zur Beschlussfassung aufzunehmen, wobei wiederum in der Beschluss-Sammlung ein entsprechender Vermerk angebracht werden muss. Ansonsten ist der Beschluss-Sammlung nämlich nicht zu entnehmen, welchen Inhalt der Beschluss auf Grundlage der Jahresabrechnung bzw. des Wirtschaftsplans hat.[3]
Die Bestimmung des § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG stellt auf "verkündete" und nicht auf "gefasste" Beschlüsse ab, weil die Verkündung des Beschlussergebnisses konstitutive Voraussetzung für die Existenz des Beschlusses ist.[4] Die mündliche Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses ist dabei ausreichend.[5]
Eintragung "heilt" Nichtverkündung nicht
Für die Existenz und Wirksamkeit eines gefassten Beschlusses kommt es allein auf die Verkündung des Beschlusses in der Versammlung durch den Versammlungsleiter an. Die Protokollierung des Beschlusses und die Aufnahme des Beschlusses in die Beschluss-Sammlung sind für dessen Wirksamkeit und Existenz nicht erforderlich. Die Protokollierung und Wiedergabe in der Beschluss-Sammlung können die Nichtverkündung eines Beschlusses durch den Versammlungsleiter auch nicht heilen. Fehlt es an der erforderlichen Verkündung des Beschlusses, so ist dieser als nicht existent zu betrachten, man spricht in einem solchen Fall auch von einem "Nichtbeschluss".
Der Beschluss ist in der Beschluss-Sammlung so wiederzugeben, wie er in der Versammlung gefasst und verkündet wurde. Daneben sind Datum und Ort der Eigentümerversammlung anzugeben.
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