Der Gesetzgeber hat im Rahmen des 2. KostRMoG zum 1.8.2013 den Begriff der "Ablichtung" durch den Begriff "Kopie" ersetzt. Hiermit sollte klargestellt werden, dass ein eingescanntes Dokument entgegen der früheren h.M. keine "Ablichtung" ist und es sich auch nicht um eine Kopie i.S.v. Nr. 7000 Nr. 1 VV handelt. Kopie i.S.d. Kostenrechts ist nach Auffassung des Gesetzgebers die Reproduktion einer Vorlage auf einem körperlichen Gegenstand, bspw. Papier, Karton oder Folie.[25] Das Speichern eines Dokuments auf einem externen Datenträger wie einem USB-Stick, einer externen Festplatte, einer CD-ROM oder einer DVD oder letztlich auf der Festplatte des Computers ist dagegen keine Reproduktion auf einem körperlichen Gegenstand. Eine Reproduktion ist eine Nachbildung, beinhaltet also insbesondere dieselbe Verwendungsfähigkeit wie die Vorlage. Nur wenn ein eingescanntes Dokument ausgedruckt wird, kann daher unter den Voraussetzungen von Nr. 7000 VV die Dokumentenpauschale für den Ausdruck entstehen.
Es erscheint insbesondere im Lichte der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nicht mehr zeitgemäß, für die Entstehung der Dokumentenpauschale die Fertigung der Reproduktion einer Vorlage auf einem körperlichen Gegenstand zu fordern. Ein Rechtsanwalt, der sich moderner technischer Hilfsmittel bedient und papierlos arbeitet, könnte hierdurch verleitet sein, nur zu Abrechnungszwecken Ausdrucke oder körperliche Kopien zu fertigen.[26]
Der Vorschlag, nicht nur die Anfertigung von Kopien und Ausdrucken, sondern auch von Scans in den Anwendungsbereich der Dokumentenpauschale in Nr. 7000 Nr. 1 VV aufzunehmen, erscheint daher zwar grds. bedenkenswert.
Allerdings sollten die Regelungen zur Dokumentenpauschale in Nr. 7000 VV im Hinblick auf den elektronischen Rechtsverkehr insgesamt auf ihre Aktualität und praktischen Anwendbarkeit in den Blick genommen werden. Mit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte wird es keine Papierakten mehr geben, die kopiert werden könnten. Auch die zunehmende papierlose Bearbeitung bei dem Rechtsanwalt ist hierbei zu berücksichtigen. Es stellt sich daher die Frage, ob bei elektronischer Aktenführung sowohl beim Anwalt als auch beim Gericht eine Dokumentenpauschale überhaupt noch zeitgemäß ist.
Ferner kann nicht unberücksichtigt bleiben, dass beim Einscannen deutlich geringere Kosten anfallen als beim Kopieren und Ausdrucken. Beim Scannen entstehen keine Kosten für Papier, Druck, Aktenordner und Lagerungsmöglichkeiten,[27] sodass die Frage zu beantworten ist, ob tatsächlich beide Vorgänge durch eine Dokumentenpauschale abgegolten werden sollen.
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