2.1.1 Nicht ordnungsmäßiges Führen der Beschluss-Sammlung
Nach § 24 Abs. 8 Satz 1 WEG hat der Verwalter die Beschluss-Sammlung zu führen. Welchen Inhalt die Beschluss-Sammlung haben muss und wie sie zu führen ist, regelt § 24 Abs. 7 WEG.[1]
2.1.1.1 Nichtführen der Beschluss-Sammlung
Von besonderer Bedeutung für Verwalter ist die Tatsache, dass sie die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags dann riskieren, wenn sie überhaupt keine Beschluss-Sammlung führen. Stellt nämlich bereits das nicht ordnungsmäßige Führen der Beschluss-Sammlung einen wichtigen Grund dar, ist dies erst recht der Fall, wenn überhaupt keine Beschluss-Sammlung geführt wird.
Fehlerhafte Information
Die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags kann bereits dann drohen, wenn ein verantwortlicher Mitarbeiter des Verwaltungsunternehmens auf Nachfrage eines Wohnungseigentümers mitteilt, es werde keine Beschluss-Sammlung geführt, obwohl diese aber tatsächlich geführt wird.[1]
2.1.1.2 Unverzügliche Eintragung
Von erheblicher praktischer Bedeutung ist § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG. Hiernach ist der Verwalter verpflichtet, Eintragungen, Vermerke und Löschungen unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Unverzüglich handelt nach § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB nur, wer "ohne schuldhaftes Zögern" tätig wird. Der Verpflichtete muss also sofort handeln, es sei denn, er ist aus von ihm nicht zu vertretenden Gründen daran gehindert. Seit Inkrafttreten des WEMoG hat der Verwalter nicht nur die Eintragungen in die Beschluss-Sammlung unverzüglich vorzunehmen, sondern nach § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG auch die Versammlungsniederschrift unverzüglich zu erstellen.
Bereits frühzeitig wurde in der Rechtsprechung klargestellt, dass Eintragungen, die erst nach Ablauf einer Woche eingetragen werden, nicht mehr unverzüglich erfolgen.[1] Der Verwalter sollte aber nicht auf den Bestand dieser Rechtsprechung vertrauen und gefasste Beschlüsse erst kurz vor Ablauf einer Woche in die Beschluss-Sammlung eintragen. Es müssen auch hierfür nachvollziehbare Gründe sprechen. Zu berücksichtigen ist nämlich, dass der Versammlungsleiter, bei dem es sich in aller Regel um den Verwalter handelt, die verkündeten Beschlüsse in der Wohnungseigentümerversammlung ohnehin protokollieren muss. Rein faktisch ist er jedenfalls unproblematisch in der Lage, sie dann am nächsten Arbeitstag in die Beschluss-Sammlung einzutragen.
Tipp: In der Versammlung mit Notebook arbeiten
- Der Verwalter kann und sollte die Beschlüsse gleich vor Ort in der Eigentümerversammlung in die Beschluss-Sammlung eintragen. Da er ohnehin die Beschlüsse protokollieren muss und ihren Wortlaut nicht verändern darf, kann dies sogleich im Rahmen der Eigentümerversammlung in der Beschluss-Sammlung erfolgen.
- Noch unproblematischer liegt die Angelegenheit dann, wenn – wie in der Praxis verbreitet – Beschlussanträge bereits im Ladungsschreiben vollständig ausformuliert werden. Der Verwalter kann dann diese – vorläufigen – Beschlüsse bereits unmittelbar vor der Versammlung in die Beschluss-Sammlung eintragen. Erfolgen in der Versammlung Korrekturen bzw. Modifikationen mit Blick auf die Beschlussanträge, muss der Verwalter lediglich entsprechend korrigieren.
2.1.1.3 Fehlerhafte und unvollständige Beschluss-Sammlung
Ein wichtiger Grund für die Abberufung des Verwalters lag nach § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG a. F. auch dann vor, wenn die von ihm geführte Beschluss-Sammlung fehlerhaft oder unvollständig ist. Zwar stellte nicht jeder Fehler beim Führen der Beschluss-Sammlung einen wichtigen Grund im Sinne des § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG a. F. dar.[1] Allerdings obliegt die Beurteilung, ob das Kriterium eines wichtigen Grundes erfüllt ist, dem Gericht nach Maßgabe des konkreten Einzelfalls, was selbstverständlich auch mit Blick auf eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags gilt.
Eintragung von Beschlüssen
- Auch wenn nicht jeder noch so kleine Fehler bei der Führung der Beschluss-Sammlung stets zu einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund führen muss, liegt ein solcher vor, wenn der Zeitpunkt der Eintragungen nicht vermerkt ist und auch nicht, dass Beschlüsse der Wohnungseigentümer angefochten sind.[2]
- Der Beschluss ist in der Beschluss-Sammlung so wiederzugeben, wie er in der Versammlung gefasst und verkündet wurde. Keinesfalls ausreichend ist es etwa, statt des Beschlusswortlauts lediglich die Bezeichnung des Tagesordnungspunkts einzutragen. Daneben sind Datum und Ort der Eigentümerversammlung anzugeben.[3]
- Wird bei Beschlüssen über Nachschüsse auf Grundlage der Jahresabrechnungen und Vorschüssen auf Grundlage der Wirtschaftspläne auf die betreffenden Wirtschaftspläne oder Gesamt- und Einzelabrechnungen Bezug genommen, ohne im Beschlusswortlaut die einzelnen Zahlungspflichten der jeweiligen Wohnungseigentümer aufzunehmen, sind diese in die Beschluss-Sammlung einzutragen bzw. in einer Anlage zur Beschlussfassung aufzunehmen, wobei dann in der Beschluss-Sammlung ein entsprechender Vermerk angebracht werden muss. Ansonsten ist der Beschluss-Sammlung nämlich nicht zu entnehmen, wel...
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