§ 8 Vorstellung des beA / H. Register "Berichte"

Rz. 92

Berichte dienen zur strukturierten Auswertung von Informationen zu Postfächern. Um mit Berichten arbeiten zu können, wird für z.B. den Nutzer der Rollen "Mitarbeiter" oder "Vertretung" das Recht 22 "Berichte erstellen und verwalten" benötigt. Der Bereich Berichte wurde noch nicht auf die neue Menüansicht (Funktions-Menü in der rechten Spalte) umgestellt.^[7] Alle Menü-Optionen befinden sich nach wie vor horizontal über der tabellarischen Übersicht der Berichte.

Rz. 93

Über Berichtsvorlagen können Berichte erzeugt werden. Werden erstellte Berichtsvorlagen nachträglich geändert, werden alle auf der alten Berichtsvorlage basierenden Berichte gelöscht. Berichtsvorlagen können kopiert werden, ohne dass die bestehenden Berichte mit in die neue Vorlage übernommen werden. Erstellte Berichte können gelöscht oder exportiert werden.

Rz. 94

Auf der Übersichtsseite der Berichte können Berichte zu bestehenden Berichtsvorlagen angesehen werden, wenn der kleine Winkel links neben dem Berichtsvorlagen-Namen angeklickt wird. Es klappt die Übersicht der Berichte auf. Es werden max. 12 Berichte zur geöffneten Berichtsvorlage angezeigt. Wird ein neuer Bericht im vorgegebenen Zeitintervall erstellt und es bestehen schon 12 Berichte, wird der älteste Bericht gelöscht.

Rz. 95

Die Erstellung der Berichtsvorlagen ist postfachspezifisch. Jeder berechtigte Nutzer eines bestimmten Postfachs sieht die gleichen Berichtsvorlagen für dieses Postfach. Berichtsvorlagen werden einem bestimmten Besitzer zugeordnet. Als Besitzer wird grundsätzlich derjenige eingetragen, der beim Erstellen eines Berichts im System angemeldet ist. Der Besitz kann von einem Vorbesitzer übernommen werden. Besitzer eines Berichts können diesen ändern oder löschen. Wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlassen wird und er noch als Besitzer von Berichten eingetragen ist und diese Berichte weiter genutzt werden sollen, kann der Besitz des Berichts/der Berichte vor dem Löschen des Zugangs des ehemaligen Mitarbeiters (Sicherheits-Token wird vom Benutzer-Profil entkoppelt) auf einen in der Kanzlei verbleibenden Mitarbeiter übertragen werden. Würde dies nicht durchgeführt, würde mit dem Löschen des Zugangs durch den ehemaligen Mitarbeiter auch die Berichtsvorlage unwiederbringlich gelöscht werden. Eine Besitzübernahme eines Berichts ist ohne Mitwirkung des aktuellen Besitzers möglich. Dabei wird die Berichtsvorlage in der Übersicht der Berichte via Check-Box ausgewählt und im Menüpunkt "Berichtsvorlage" durch Klick auf "Besitzer ändern" der Besitz der Berichtsvorlage auf den aktuell am beA angemeldeten Nutzer übertragen. Ist der am beA angemeldete Nutzer schon im Besitz der Berichtsvorlage, ist im Menüpunkt "Berichtsvorlage" die Funktion "Besitzer ändern" deaktiviert und ausgegraut dargestellt.

Rz. 96

Die Erstellung eines Berichts erfolgt in mehreren Teilschritten. Erster Besitzer einer Berichtsvorlage ist immer der Ersteller der Berichtsvorlage. Zuerst wird ein Name für die Berichtsvorlage eingetragen (Pflichtfeld). Im Feld "Kommentar" können Erläuterungen bzgl. des Zwecks des Berichts hinterlegt werden. Dann muss festgelegt werden, welche vom Ersteller der Berichtsvorlage berechtigten Postfächer in die Berichtserzeugung eingebunden werden sollen. Die Einbindung eines oder mehrerer Postfächer erfolgt durch Auswahl (Anklicken des Postfachnamens mit der linken Maustaste) des Postfachnamens im linken Listenfenster im Bereich "Postfächer" und die Verschiebung in das rechte Listenfenster mit Drag & Drop oder durch Nutzung der Pfeilsymbole, die zwischen den beiden Listenfenster angeordnet sind.

Rz. 97

Im Anschluss werden die Filterkriterien, die mit dem Bericht ausgewertet werden sollen, festgelegt (Kenngrößen). Hier die aktuell 29 möglichen Kenngrößen:^[8]

▪	Postfachname
▪	Nachrichtengröße
▪	Größe der größten Nachricht
▪	Nachrichtenanzahl
▪	Postfachleistung (Gesamtgröße des Postfaches)
▪	Anzahl nicht gelesener Nachrichten von Postfachbesitzer
▪	Anzahl nicht gelesener Nachrichten
▪	Anzahl Nachrichten die automatisch gelöscht werden
▪	Anzahl Nachrichten mit Versandzeitpunkt I
▪	Anzahl Nachrichten mit Versandzeitpunkt II
▪	Anzahl Nachrichten mit Versandzeitpunkt III
▪	Anzahl Nachrichten mit Versandzeitpunkt IV
▪	Anzahl der versendeten Nachrichten
▪	Anzahl der empfangenen Nachrichten
▪	Nachrichtenanzahl interne Kommunikation
▪	Nachrichtenanzahl externe Kommunikation
▪	Dauer bis zum ersten Lesen
▪	Dauer bis zum Löschen
▪	Dauer bis zum Exportieren
▪	Upload-Rate
▪	Versandabbruch intern
▪	Versandabbruch extern
▪	Adressat nicht erreichbar
▪	Anzahl automatisch gelöschter Nachrichten
▪	Anzahl manuell gelöschter Nachrichten
▪	Anzahl an Leseberechtigungen
▪	Anzahl an Versendeberechtigungen
▪	Anzahl an Rechteverwaltungs-Berechtigungen
▪	Anzahl an Signier-Berechtigungen

Rz. 98

Durch Klick mit der linken Maustaste auf den Menü-Punkt "Weiter" wird man zum nächsten Dialogfeld geführt. Zu den festgelegten Filterkriterien können Operatoren ausgewählt werden, die dann evtl. zusätzliche konkretisieren...