a) Präzise, transparent, verständlich und leicht zugänglich
Rz. 42
Auch im Rahmen der Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO findet Art. 12 Abs. 1 DSGVO Anwendung, so dass auf die bereits getätigten Ausführungen hinsichtlich der Anforderungen an eine präzise, transparente, verständliche und leicht zugängliche Information auf die bereits getätigten Ausführungen (siehe § 4 Rdn 319–336) verwiesen werden kann.
b) Unverzüglich
Rz. 43
Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist der betroffenen Person gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zu übermitteln. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn es unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Der Verantwortliche unterrichtet die betroffene Person innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über eine Fristverlängerung, zusammen mit den Gründen für die Verzögerung.
c) In Papierform, auf Verlangen auch elektronisch
Rz. 44
Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist grundsätzlich in Papierform zu erteilen. Hat die betroffene Person ihr Auskunftsersuchen auf elektronischem Weg an den Verantwortlichen gerichtet, ist auch die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern die betroffene Person keinen anderen Wunsch geäußert hat. Als gängige elektronische Formate gelten grundsätzlich die nicht proprietären Dateiformate und all diejenigen, die mit oder ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Softwarehersteller unter Einsatz kostenloser Programme gelesen und ausgedruckt werden können. Hierzu zählen beispielsweise .doc(x)-, .pdf-, .iso-, .ppt(x)-, .rar-, .xls(x), .jpg- oder auch .png-Dateiformate.
d) Gegenüber der richtigen betroffenen Person
Rz. 45
Schließlich hat der Verantwortliche auch die Berechtigung der anfragenden Person sicherzustellen. Dies ergibt sich zum einen aus Art. 15 Abs. 4 DSGVO, nach dem das Recht auf Erhalt einer Kopie gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO[39] die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf, zum anderen aus Art. 12 Abs. 2 DSGVO, nach dem der Verantwortliche die Erfüllung des Auskunftsersuchens weigern darf, wenn er glaubhaft macht, dass er nicht in der Lage ist, die betroffene Person zu identifizieren. Ebenso ergibt es sich aus Art. 12 Abs. 6 DSGVO, nach dem der Verantwortliche bei begründeten Zweifeln an der Identität der antragstellenden natürlichen Person, unbeschadet des Art. 11 DSGVO[40] zusätzliche Informationen anfordern darf, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind.
Rz. 46
Dies kann über die Vorlage des Personalausweises (im Original oder auch in klassischer analoger, nicht digitaler, Kopie[41]) erfolgen, soweit die hierfür von Seiten des Gesetzgebers geforderten Mindestvoraussetzungen vorliegen. Zwischenzeitlich sieht das Bundesministerium des Inneren im Einzelfall eine Vervielfältigung von Personalausweisen und Reisepässen zum Zweck der Identifizierung des Betroffenen gerade im Rahmen der Erfüllung des datenschutzrechtlichen Selbstauskunftsanspruchs als zulässig an,[42] wenn
| ▪ | die Erstellung einer Kopie erforderlich ist, weil eine Vorlage des Personalausweises oder Reisepasses und ggf. die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks durch den Verantwortlichen, dass dieser vorgelegen hat, nicht ausreichend ist; |
| ▪ | die Kopie ausschließlich zu Identifizierungszwecken verwendet wird; |
| ▪ | die Kopie als solche erkennbar ist; |
| ▪ | Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden (insbesondere Zugangs- und Seriennummer), von der betroffenen Person auf der Kopie geschwärzt werden und die betroffene Person auf die Möglichkeit und Befugnis des Schwärzens hingewiesen wurde; |
| ▪ | die Kopie nach Identifizierung der betroffenen Person unverzüglich vernichtet wird und |
| ▪ | keine automatisierte Speicherung der Pass-/Ausweisdaten erfolgt. |
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