§ 5 Verwalter und Verwaltungsbeirat (§§ 9b, 18, 19 Abs. ... / 4. Einsicht in Unterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG)

a) Ausgangslage

Rz. 18

Zur Durchsetzung seines Anspruchs auf ordnungsmäßige Verwaltung benötigt der Wohnungseigentümer häufig genauere Kenntnis der Vorgänge in der Verwaltung. Der Anspruch auf Einsicht in Verwaltungsunterlagen war bislang nur punktuell für die Niederschriften in § 24 Abs. 6 S. 3 WEG a.F. und für die Beschluss-Sammlung in § 24 Abs. 7 S. 8 WEG a.F. geregelt. Es herrscht aber kein Zweifel, dass jeder Wohnungseigentümer Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen nehmen kann. Dies umfasst neben den Unterlagen des Verwalters auch diejenigen des Verwaltungsbeirats, und ebenso, wenn vorhanden, weiterer Gremien. Der Anspruch wird nunmehr in § 18 Abs. 4 WEG einheitlich geregelt. Der Anspruch auf Einsicht ist nach dem klaren Wortlaut des § 18 Abs. 4 WEG nicht abhängig von einem bestimmten rechtlichen oder wirtschaftlichen Interesse.^[25]

[25] Vgl. zur Beschluss-Sammlung Merle, WE 2007, 279.

b) Gegenstand der Einsicht

Rz. 19

Das Recht zur Einsicht bezieht sich auf alle Verwaltungsunterlagen, also neben den Niederschriften auf die Beschluss-Sammlung, Angebote für durchgeführte oder durchzuführende Maßnahmen, Dokumente des Verwaltungsbeirats, Gesprächsnotizen, Kontoauszüge, Korrespondenz etc. Auf das Speichermedium oder die Eigentumsverhältnisse hieran kommt es nicht an. Problematisch ist die Einsicht in den Mailverkehr, da der Verwalter üblicherweise zahllose Mails pro Tag für verschiedene Liegenschaften erhält. Einsicht in die Mails anderer Gemeinschaften kann er naturgemäß schon aus Gründen des Datenschutzes nicht gewähren. Hier dürfte Einsicht nur dann zu gewähren sein, wenn der sie Begehrende zumindest Korrespondenzpartner und Zeitraum soweit konkretisiert, dass der Verwalter die Dokumente heraussuchen und ausdrucken kann.

c) Modalitäten der Einsicht

Rz. 20

Die Gewährung von Einsicht in die Beschluss-Sammlung setzt nach § 18 Abs. 4 WEG ein entsprechendes "Verlangen" voraus. Dieses ist nach der neuen Gesetzessystematik gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft zu richten. In der Praxis wird es regelmäßig in Form einer Anfrage und einer Terminabsprache an denjenigen zu richten sein, der die Unterlagen aufbewahrt. Der Verwalter kann dabei auf seine allgemeinen Geschäftsstunden in seinem Büro verweisen. Die Einsicht hat auch ohne ausdrückliche Regelung üblicherweise dort zu erfolgen, wo sich die Unterlagen befinden. Eine Herausgabe ist schon wegen des Verlustrisikos nicht zulässig. In Ausnahmefällen, wenn etwa ein auswärtiger Verwalter bestellt ist, kann eine Reise dorthin unzumutbar sein. Dann sind die Unterlagen am Ort der Liegenschaft vorzulegen.