Rz. 12
Die frühere Lohnsteuerkarte wurde ab dem Jahr 2013 durch das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (sog. ELStAM-Verfahren, mitunter auch elektronische Lohnsteuerkarte genannt) ersetzt.[14]
Rz. 13
Ist es einem Arbeitgeber nicht möglich oder ist es ihm nicht zumutbar, das ELSTAM-Verfahren anzuwenden, stellt das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten nach § 39e Abs. 7 EStG eine Bescheinigung zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs aus (Ersatzverfahren).[15] Hierfür ist ein Antrag des Arbeitgebers erforderlich. Dieser Antrag ist auf einem amtlichen Vordruck zu stellen.[16] Das Ersatzverfahren gilt insbesondere für Arbeitgeber, die nicht über die technischen Möglichkeiten der Kommunikation über das Internet verfügen oder für die eine solche Kommunikation wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Das Finanzamt hat dem Antrag stets stattzugeben, wenn Arbeitgeber ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihrem Privathaushalt (nach § 8a SGB IV) beschäftigen (§ 39e Abs. 7 S. 2 EStG).
Rz. 14
Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten bei der Finanzverwaltung bei Beschäftigungsbeginn anmelden und die von der Finanzverwaltung[17] bereitgestellten ELStAM abrufen. Dazu ist es erforderlich, dass die Beschäftigten dem Arbeitgeber ihr Geburtsdatum und ihre steuerliche Identifikationsnummer mitteilen und ihm Auskunft darüber geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Die abgerufenen ELStAM muss der Arbeitgeber in das Lohnkonto übernehmen und für die Dauer des Arbeitsverhältnisses anwenden. Von den gespeicherten ELStAM abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Berücksichtigung von Freibeträgen müssen die Beschäftigten bei ihrem zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragen. Der Arbeitgeber muss diese Daten nach Ablauf des Monats aus der ELStAM-Datenbank abrufen und sie in sein Lohnsteuerabrechnungsprogramm einpflegen. Teilen Beschäftigte dem Arbeitgeber ihr Geburtsdatum und ihre steuerliche Identifikationsnummer nicht mit, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einbehalten.
Rz. 15
Die Finanzämter sind für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z.B. Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) zuständig. Folgende Aufgaben werden vom Finanzamt durchgeführt: Eintragung von antragsgebundenen Freibeträgen, z.B. für Wege zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte; Steuerklassenänderungen, z.B. Eintragung der Steuerklasse 2 nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden; Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse, z.B. Steuerklasse 1 statt 3 oder 4; Steuerklassenwechsel zwischen 3/5, 4/4 oder 4/4 mit Faktor; Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten/Lebenspartner beziehungsweise Änderungen nach Beendigung der Trennung; Eintragung von Kinderfreibeträgen; Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale.[18]
Rz. 16
Folgende Änderungen werden von der Meldebehörde durchgeführt: Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie z.B. Kirchenein- oder Kirchenaustritt, Eheschließung und Begründung einer Lebenspartnerschaft, Geburt, Adoption oder Tod werden nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet.[19]
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