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Entschieden werden muss, ob nach Posteingang oder nach Bearbeitung des Originaldokuments (dann ist eine parallele temporäre Papierakte nötig) gescannt wird. Problematisch sind dabei Schreiben, die mit dem Vermerk "persönlich/vertraulich" gekennzeichnet sind. Diese können grundsätzlich nicht von der Posteingangsstelle geöffnet werden. Interne Verfahrensweisen müssen hier individuell festgelegt werden.
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