§ 23 Rechtssicheres ersetzendes Scannen / I. Einführung

Rz. 44

Vor dem Scanvorgang findet eine Prüfung des Papierdokuments statt. Die Echtheit des Dokuments muss gewährleistet sein. Papierdokumente sind grundsätzlich auf ihre Echtheit prüfbar. Aus Papier und Schriftzeichen lassen sich z.B. Rückschlüsse auf den Zeitpunkt der Ausstellung ziehen. Durch die biometrischen Merkmale einer Unterschrift lässt sich das Dokument einer bestimmten Person eindeutig zuordnen. Trotzdem hat der Gesetzgeber keine Regelung getroffen, dass der Scannende vor dem ersetzenden Scannen eine Echtheitsprüfung des originalen Papierdokuments durchführen muss. Dies würde i.d.R. über die Möglichkeiten des eingesetzten Personals weit hinausgehen, vor allem, wenn Betriebsfremde eingesetzt werden. Derartige Echtheitsprüfungen werden bei Bedarf von Sachverständigen durchgeführt. Gleichwohl trägt der Scannende bzw. der den Scanvorgang in Auftrag Gebende das Risiko, wenn nach dem ersetzenden Scannen, d.h. Scannen mit anschließender Vernichtung des Originaldokuments, eine Verfälschung des Originaldokuments nicht mehr nachgewiesen werden kann.

Rz. 45

Möglicherweise muss die Scanvorlage vor dem Scanprozess präpariert werden oder es müssen Heftungen bzw. Verklebungen gelöst werden. Dabei ist zu prüfen, ob eine Heftung oder Verklebung rechtlich überhaupt gelöst werden darf. Die ursprüngliche Reihenfolge bei mehrseitigen Dokumenten muss auch im Scanprodukt erhalten bleiben. Klebezettel auf dem Originaldokument müssen evtl. mit eingescannt werden, wenn sie von Belang sind, dürfen aber Inhalte des Dokuments nicht verdecken. Könnte der Klebezettel nur so auf dem Dokument platziert werden, dass ein Teil des Dokuments verdeckt werden würde (dann wäre kein vollständiges Abbild des Originals möglich), könnte man den Klebezettel auf eine evtl. leere Rückseite kleben und das Dokument doppelseitig einscannen.

Hinweis

Manche Scanner haben bei dem Einscannen von Klebezetteln Probleme und interpretieren diese Klebezettel als Mehrfachblatteinzug, was einen Abbruch der Scantätigkeit durch das Scangerät zur Folge hat. Diese Seiten mit Klebezetteln müssen dann evtl. aufwändig, z.B. mit Flachbettscannern, gescannt und in die zugehörige Scandatei integriert werden. Dies sollte man bei der Anschaffung berücksichtigen und den Hersteller oder Händler diesbezüglich um Auskunft über die Funktionsmöglichkeiten und -weisen des zur Anschaffung ausgesuchten Geräts bitten. Alternativ könnte man den Klebezettel auch auf ein leeres Blatt kleben und mit den übrigen Seiten des Dokuments in der richtigen Reihenfolge einscannen. So ist gewährleistet, dass das Dokument vollständig abgebildet werden kann und der Klebezettel nicht aus dem Zusammenhang des Dokuments gerissen wird.

Rz. 46

Nicht erkennbare Sicherheitsmerkmale, z.B. Oberflächenbeschaffenheit, Siegel oder Wasserzeichen, können ein ersetzendes Scannen erschweren oder unmöglich machen. Dokumente, die beim Scanvorgang evtl. beschädigt oder zerstört werden könnten (vorhandene Risse im Dokument, besonders dünnes Papier etc.), müssen evtl. durch Trägerbögen geschützt werden.

Rz. 47

Vor dem Scannen kann mithilfe einer kanzleiinternen Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen eine Aufteilung der zu scannenden Dokumente in zu ersetzende und nicht zu ersetzende Dokumente vorgenommen werden. Sollen Dokumente mit Siegelschnur oder Nieten eingescannt werden, werden diese Elemente nicht entfernt, sondern müssen z.B. via Buch- oder Flachbettscanner digitalisiert werden.

Rz. 48

Zusätzlich kann nach farbigen Originaldokumenten und Schwarz-Weiß-Originaldokumenten sortiert werden, da meist am Scanner oder dessen Softwaresteuerung eine entsprechende Einstellung zum Farb-, Schwarz-Weiß- oder Graustufenscan getroffen werden kann. Bei allen Sortiervorgängen besteht die Gefahr, dass Dokumente vermischt oder nicht in der richtigen Reihenfolge eingescannt werden. Hier sind eine besondere Sorgfaltspflicht und eine erhöhte Aufmerksamkeit bei der Verarbeitung nötig. Unter Umständen müssen einzelne Scans mithilfe von Spezialsoftware (z.B. Adobe Acrobat) vor dem Signieren wieder zu einer einzigen Datei zusammengefügt werden.

Rz. 49

Alle den automatischen Einzug störenden oder hindernden Elemente (Heftklammern, Büroklammern, Gummiringe, Halbhefter usw.) müssen vor dem Scannen von Originaldokumenten entfernt werden. Zur Abgrenzung einzelner mehrseitiger Dokumente untereinander können zwischen den Dokumenten Leerblätter eingelegt oder mithilfe eines eingelegten Zwischenblatts mit vom System verarbeitbaren Barcodes eine Trennung der Dokumente vorgenommen werden.

Überformatige und unterformatige Dokumente (größer als DIN A4 bzw. DIN A3 oder kleiner als DIN A5) müssen entweder einzeln oder wegen ungeeigneter Hardware von Dienstleistern eingescannt werden, da sie in der Stapelverarbeitung oft nicht fehlerfrei eingezogen werden.