§ 2 Kanzleiorganisation / IV. Mandanten-Aufnahmebogen

Rz. 41

Zu Ihren Aufgaben zählt auch, den RA mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten in der Weise zu unterstützen, dass Sie ihm eine Reihe von Aufgaben abnehmen können, damit er in der Lage ist, sich auf seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Rz. 42

Stellen Sie sich vor, ein neuer Mandant betritt die Kanzlei. Der RA hat gerade Zeit und bittet den Mandanten in das Besprechungszimmer. Noch bevor der Mandant sein Anliegen schildert, benötigt der RA sehr viele persönliche Informationen über den Mandanten. Zudem müssen vergütungsrechtliche Aspekte geklärt werden. Diese Informationen können Sie im Vorfeld einholen. Damit ersparen Sie dem RA sehr viel Zeit und der Mandant hat nicht das Gefühl, von dem RA mit Fragen überzogen zu werden, bis er "endlich zum Punkt" kommen kann.

Rz. 43

Praxistipp:

An dieser Stelle ist dringend zu empfehlen, dass keine Beratung des Mandanten erfolgen sollte, ohne dass wichtige "Eckdaten" des Mandanten bekannt sind oder dass hinsichtlich einer Vergütung eine Abrede erfolgte.

Rz. 44

Hier kommen Sie zum Einsatz. Mit dem sog. "Mandanten-Aufnahmebogen" können Sie sehr viele Informationen über den Mandanten einholen.

▪	Dieser Aufnahmebogen sollte jedem neuen Mandanten vorgelegt werden, mit der Bitte, diesen vollständig auszufüllen.
▪	Teilen Sie dem Mandanten freundlich mit, dass seine Angaben in diesem Aufnahmebogen es Ihnen ermöglichen, das Mandat bestmöglich zu betreuen und dass Sie diese Informationen zum Anlegen der Akte benötigen.
▪	Lassen Sie dem Mandanten bei der Ausfüllung des Fragebogens Zeit und verlassen Sie das Wartezimmer.
▪	Sagen Sie dem Mandanten, dass Sie bei Rückfragen zu dem Fragenbogen gerne zur Verfügung stehen.

Rz. 45

Der Mandanten-Aufnahmebogen sollte folgende wesentliche Punkte beinhalten, die zum reibungslosen Führen eines Mandates notwendig sind:

1.

Persönliche Daten des Mandanten

–	Vorname, Name, ggf. Geburtsname,
–	Geburtsdatum/Geburtsort,
–	Anschrift,
–	Telefon, Telefax, E-Mail, (geschäftlich und privat),
–	Vorsteuerabzugsberechtigung.

2.

Rechtsschutzversicherung

–	Name der Versicherungsgesellschaft,
–	Versicherungsschein-Nr.

3.

Bankverbindung

–	Name des Kreditinstitutes,
–	Konto-Nr.,
–	Bankleitzahl. Praxistipp: Wegen der Angabe der Bankverbindung können Sie den Mandanten darauf hinweisen, dass diese Angabe dazu dient, Gelder von dem Gegner oder Dritten an ihn weiterzuleiten.

4.

Information darüber, wie der Schriftwechsel geführt werden soll:

–	per Post, Praxistipp: Zu empfehlen ist die Aufnahme des Zusatzes, ob eine abweichende Anschrift als die Anschrift des Mandanten für die Zusendung der Post gewünscht ist.
–	per Mail,
–	per Telefax. Praxistipp: Räumen Sie dem Mandanten die Möglichkeit ein, auch mehrere Alternativen anzukreuzen. Entscheidet sich der Mandant für Telefax oder E-Mail, so können Sie zwischen einer der beiden Alternativen wählen. Da der Schriftverkehr via E-Mail der kostengünstigere Weg ist, entscheiden Sie sich für diesen.

5.

Information darüber, wie der Mandant auf sie aufmerksam geworden ist:

–	Empfehlung,
–	Internet-Suchmaschine (z.B. Anwalt24 u.Ä.),
–	Kanzlei-Homepage,
–	Telefonbuch/Gelbe Seiten/Branchenbuch,
–	Sonstiges. Hinweis: Diese Information ist sehr wichtig für die Kanzlei. Denn so können Sie auswerten, inwieweit Sie Mandanten-Werbung verstärken und ausbauen können. Wenn Sie z.B. feststellen, dass sehr wenige Mandanten auf Empfehlung zu Ihnen kommen, so kann dieses Problem in Angriff genommen werden. (Analyse: Sind Mandanten ggf. unzufrieden und warum? Was kann verändert werden?) Für den Fall, dass Sie z.B. viel Geld für eine Anzeige in den Gelben Seiten/Branchenbücher aufwenden und kaum Mandanten auf diesem Weg auf Sie aufmerksam werden, ist zu überlegen, ob der Kostenpunkt hier ggf. reduziert werden kann. An dieser Stelle können Sie den Mandanten auch um Information darüber bitten, ob und inwieweit er mit der telefonischen Mandatsannahme, Freundlichkeit etc. zufrieden war. Dies ist eine Geschmackssache. Der Mandant sollte nicht mit zu vielen Fragen konfrontiert werden.

6.

Hinweis/Belehrung/Zustimmung: elektronische Speicherung der Daten

Gem. § 33 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) ist der Mandant vor einer Speicherung seiner Daten und der Zweckbestimmung der Speicherung der Daten zu informieren. Daneben besteht für den RA gem. § 50 BRAO die Verpflichtung, die Handakte des Mandanten fünf Jahre nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren.

Diese Aufbewahrungspflicht entfällt, wenn der RA den Mandanten vor Ablauf ­dieses Zeitraums auffordert, die Handakte in Empfang zu nehmen. Kommt der ­Mandant dieser Aufforderung nicht nach, kann der RA die Handakte nach Ablauf von sechs Monaten seit der Aufforderung, die Akte in Empfang zu nehmen, ver­nichten.

Praxistipp:

Für den Fall der verkürzten Aufbewahrungspflicht ist dringend zu empfehlen, dem Mandanten die Aufforderung schriftlich – gegen Empfangsbekenntnis – auszuhändigen. Wenn der Mandant die Akte innerhalb von sechs Monaten nicht abholt, können Sie die Handakte vernichten.

Rz. 46

Muster 2.1: Hinweis zu der...