§ 2 Die Mandatierung beim Personenschaden / E. Tipps zur Aktenführung beim Personen(groß)schaden

Rz. 10

In diesem Kapitel soll die Aktenführung bei der zivilrechtlichen Regulierung von Schmerzensgeld- und Schadensersatzansprüchen eines Geschädigten im Vordergrund stehen. Die Aktenführung in benachbarten Rechtsgebieten ist nicht Gegenstand dieser Darstellung. Gleichfalls kann für das Erstgespräch mit dem Mandanten auf diverse Checklisten in der Literatur verwiesen werden, so beispielsweise auf die Checklisten und Musterschreiben bei Tietgens/Nugel, AnwaltFormulare Verkehrsrecht, § 1 Rn 8 ff., 19 sowie bei Hillmann/Schneider, Das verkehrsrechtliche Mandat, Bd. 2: Verkehrszivilrecht, § 14 Anhang Rn 2 ff.

Rz. 11

Hier geht es darum, dem Anwalt eine Gliederung seiner Akte an die Hand zu geben, die es ihm ermöglicht, einen Personen(groß)schaden zu strukturieren, um während der gesamten Zeit der Mandatierung die eingehenden Informationen, Dokumente etc. von Anfang an in eine systematische Ordnung zu bringen, die eine übersichtliche Abarbeitung der einzelnen Schadensersatzansprüche ermöglicht. Zu diesem Zweck benötigt man neben der gewöhnlichen Handakte mindestens einen Ordner mit Hebelmechanik (z.B. Leitzordner o.Ä.) sowie eine größere Anzahl von Trennblättern DIN lang (DL), die in größeren Abpackungen im Büroartikelhandel erstanden werden können. In der klassischen Handakte kann der Schriftverkehr mit dem Mandanten, dem gegnerischen Haftpflichtversicherer und auch dem Rechtsschutzversicherer geführt werden. Man kann jedoch auch auf die klassische Handakte verzichten und auch diesen Schriftverkehr von Anfang an in den Ordner mit einheften. Es bietet sich die nachfolgend dargestellte Gliederung innerhalb des Ordners an.

I. Handaktenblatt, Vollmachten, Entbindungserklärung von der ärztlichen Schweigepflicht

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Das Handaktenblatt, die Vollmachten sowie die Entbindungserklärung von der ärztlichen Schweigepflicht werden jeweils in einzelne Folientaschen eingelegt und in die Akte obenauf geheftet (die Folientaschen verhindern das Einreißen dieser wichtigen Dokumente, zumal der Ordner oftmals durchgeblättert werden wird und erfahrungsgemäß die ersten Seiten dann besonders leiden).

II. Skizze der Verletzungen anhand des menschlichen Skeletts

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Ebenfalls in eine Folientüte eingelegt wird die Abbildung eines menschlichen Skeletts. Dieses kann gegoogelt werden, wobei darauf zu achten ist, dass alle Gliedmaßen und alle Knochen vollständig abgebildet sind.

Rz. 14

Um in der weiteren Regulierung schnell einen Überblick über die Ausgangsverletzungen und Dauerfolgen zu erhalten, sollten auf diesem Blatt mit farbigem Stift skizzenhaft die Ausgangsverletzungen eingetragen und die Dauerfolgen mit einer anderen Farbe markiert werden. Für die Ausgangsverletzungen eignet sich der erste Arztbericht nach dem Unfall. Hier sind oftmals alle aktuellen Diagnosen umfassend dargestellt. Hinsichtlich der Dauerfolgen sollte auf einen der letzten Arztberichte zurückgegriffen werden. Die Dauerfolgen kristallisieren sich erst im Laufe der weiteren medizinischen Behandlung heraus und stehen oftmals erst nach ein bis zwei Jahren überhaupt fest. Mit Hilfe der optischen Übersicht der Verletzungsfolgen kann in der Regulierung ein Schnellüberblick hinsichtlich der Parameter, die bspw. für die Regulierung des Schmerzensgeldes ausschlaggebend sind, geschaffen werden.

III. Sachverhaltsschilderung

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Für eine Schnellübersicht und eine geordnete Darstellung des Sachverhaltes im Schriftverkehr mit Dritten sollte bereits an dieser Stelle auf einer einzelnen Seite eine kurze Sachverhaltsdarstellung des wesentlichen Unfallhergangs erfolgen. Hilfreich ist die Verkehrsunfallanzeige aus der amtlichen Ermittlungsakte oder eine Sachverhaltsschilderung des Mandanten. Zweckmäßig ist auch eine handschriftliche Skizze, die die wesentlichen Eckpunkte der Unfallsituation enthält – möglicherweise ergänzt um Fotos von der Unfallstelle.

IV. Jahreskalendarium ab dem Unfalljahr

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Zweckmäßig ist es, aus dem Internet den jeweiligen Jahreskalender seit dem Unfall auszudrucken. Dabei sollten alle Jahre vom Unfalltag an bis zum Regulierungsstichtag vollständig je auf einer einzelnen Seite abgedruckt sein, so dass ggf. mehrere dieser Kalendarien anzufertigen sind. In diese Ausdrucke sind alle stationären Aufenthalte des Mandanten ebenso einzutragen wie alle ambulanten Behandlungstermine. Die unterschiedlichen stationären Aufenthalte und ambulanten Behandlungen werden mit verschiedenen Farben dargestellt. In einer Legende werden die verwendeten Farben erklärt, z.B. rot für Klinikaufenthalte, grün für stationäre Reha-Maßnahmen, blau für ambulante Reha-Maßnahmen, gelb für ambulante Physiotherapie etc.

Rz. 17

Dieses Kalendarium verhilft u.a. zur Substantiierung des Schmerzensgeldanspruches, da die Vielzahl therapeutischer Maßnahmen schmerzensgelderhöhend wirkt. Außerdem kann anhand dieser optischen Übersicht im Regulierungsgespräch der visualisierte Eindruck der Behandlungsmaßnahmen durchaus sinnvoll sein. Schließlich dient das Kalendarium mit den eingetragenen Daten der Bildung von Zeitfenstern, die sowohl für den Haushaltsführungsschaden, als auch für den Erwerbsschaden erforderlich sind.

V. Schriftverkehr mit Mandant, Versicherer, Rechtsschutz etc.

Rz. 18

Hinter diesem Trennblatt sollte der gesamte Schriftverkehr mit dem Mandanten, dem Versicherer...