§ 19 Die Medizinisch-Psychologische Untersuchung / III. Datenschutz und -speicherung

Rz. 42

Während der Medizinisch-Psychologischen Untersuchung müssen Aufzeichnungen gemacht werden, die eine spätere Überprüfung der Begutachtung (z.B. im Rahmen der Qualitätskontrolle durch die BASt) möglich machen. Für diese Aufzeichnungen und alle personen- und fallbezogenen Daten sind die Bestimmungen des Bundesdatenschutzes bzw. die Datenschutzvorschriften der Länder bindend. Zur Sicherstellung des Datenschutzes wird jeder Begutachtung ein unverwechselbares Kennzeichen, in der Regel eine Buchstaben-Zahlenkombination, zugewiesen und der Vorgang sicher aufbewahrt. Zur Ermöglichung der Qualitätskontrolle müssen Gutachten sowie Mitschriften und Befunde fünf Jahre archiviert bzw. gespeichert werden. Die Ablage erfolgt in abschließbaren Schränken, sodass der Zugriff Unbefugter ausgeschlossen ist. Zudem erfolgt die digitale Speicherung der Gutachten in verschlüsselter Form auf dafür geeigneten Speichermedien. Auch bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, z.B. im Rahmen der Gutachtenerstellung, werden alle Daten stets verschlüsselt oder pseudonymisiert, um dem Datenschutz gerecht zu werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen umgehend entsprechend datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet.

Rz. 43

Im Rahmen des Datenschutzes ist auch zu beachten, dass alle Personen, die mit den Daten in Kontakt kommen, der Schweigepflicht unterliegen, bis sie explizit durch den Klienten davon entbunden worden sind. Die Weitergabe oder ein Austausch von Informationen über personenbezogene Daten des Klienten ist nur dann möglich, wenn eine konkrete, schriftlich fixierte Schweigepflichtentbindung vorliegt. Dies gilt auch und insbesondere für Anfragen von Fahrerlaubnisbehörden, Anwälten, Vorbereitern oder Familienangehörigen.

Rz. 44

Da im Rahmen eines Telefonats die Identität des Gegenübers nicht zweifelsfrei belegt werden kann, werden darüber hinaus grundsätzlich keine telefonischen Auskünfte über personenbezogene Daten, wie beispielsweise Untersuchungsergebnisse, erteilt. Zudem müssen sich Klienten immer mit einem gültigen Lichtbildausweis identifizieren, wenn sie zur Untersuchung erscheinen oder auf eigenen Wunsch das Gutachten nach der Fertigstellung persönlich in der Begutachtungsstelle abholen kommen.