Rz. 44
Im Rahmen der Digitalisierung, Einführung von E-Akten und des elektronischen Rechtsverkehrs ist es wichtig, die eigenen Büroabläufe zu optimieren und anzupassen. Da es sich hierbei um eine wechselbezügliche Kommunikation mit den unterschiedlichsten Kommunikationspartnern handelt, muss damit gerechnet werden, dass die Dateibezeichnung, die z.B. ein Notar, eine Behörde, ein anwaltlicher Gegner oder sonstiger Beteiligter verwendet, nicht den eigenen Wünschen und Vorgaben entspricht und sich bei Abspeichern dieser Originaldateien in der E-Akte keine Chronologie erreichen lässt. Zudem stellt sich das "Problem", wie die zu den Posteingängen notierten Fristen und Termine auf dem elektronischen Dokument festgehalten werden können, ohne dieses im Ursprungszustand zu verändern.
Rz. 45
Es bietet sich daher an, z.B. alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten im beA zu exportieren und diese exportierten Dateien als ZIP-Dateien insgesamt zu archivieren, z.B. zur E-Akte unter einem anzulegenden Verzeichnis "ZIP-Dateien" oder "beA-Nachrichten". Dann wird eine Kopie der erforderlichen Unterlagen (z.B. Schriftsatz und Anlagen oder Verfügung des Gerichts) in den "Arbeitsbereich" der E-Akte (z.B. in den Gerichtsteil) abgespeichert. Diese abgespeicherte Datei kann dann mit einem eigenen Dateinamen (der zum eigenen System passt) versehen werden. Auch können auf diesem Dokument, z.B. mittels Textfelder, "Fristenstempel" generiert und angebracht werden. So würde dann auch die E-Akte die gleiche Überprüfungsmöglichkeit wie eine papiergeführte Akte bieten, siehe hierzu auch § 9 Rdn 16 in diesem Werk.
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