§ 1 Aktienrecht / III. Checkliste: Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung

Rz. 108

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Vorbereitungsphase

▪	Aufstellung eines Zeitplans (Rückrechnung vom Tag der Hauptversammlung unter Bestimmung von: Hauptversammlungstag, letzter Anmeldetag, letzter Tag für den Zugang des Nachweises über den Anteilsbesitz; letzter Tag für zugänglich zu machende Aktionärsanträge nach §§ 126, 127 AktG; Record Date; Fristen für die Mitteilungen nach § 125 AktG; Tag der Veröffentlichung im Bundesanzeiger)
▪	Reservierung eines Versammlungsraums; Klärung der technischen Ausstattung; Voravis an Gäste, etc.
▪	Beauftragung des Notars
▪	Vorlagen für die Bilanzsitzung des Aufsichtsrats (Jahresabschluss und Lagebericht, ggf. Konzernabschluss und Konzernlagebericht, Entwurf Aufsichtsratsbericht, Gewinnverwendungsvorschlag, Entwurf der Tagesordnung für die Hauptversammlung)
▪	Unverzüglich nach der Bilanzsitzung: bei börsennotierten Gesellschaften ggf. Veröffentlichungen nach § 49 Abs. 1 Nr. 2 (früher § 30b Abs. 1 Nr. 2) WpHG
▪	Nach der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats: Druck von Geschäftsbericht und Hauptversammlungseinladung; Vorbereitung des Leitfadens für den Vorsitzenden der Versammlung; Vorbereitung des notariellen Protokolls
▪	Druck der Eintritts- und Stimmkarten
▪	Veröffentlichung der Einberufung im Bundesanzeiger, ggf. einschließlich Zuleitung an Medienbündel, sowie auf der Internetseite der Gesellschaft
▪	Auslegung und bei Verlangen Versand an die Aktionäre oder Zugänglichmachung im Internet von Jahresabschluss und Lagebericht, ggf. Konzernabschluss und Konzernlagebericht, Aufsichtsratsbericht, Gewinnverwendungsvorschlag sowie ggf. erläuternder Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, § 315 Abs. 4 HGB
▪	Mitteilung an die Kreditinstitute und Aktionärsvereinigung etc. nach § 125 AktG
▪	Ggf. Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären nach §§ 126, 127 AktG
▪	Erstellung eines vorläufigen Teilnehmerverzeichnisses

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Durchführung der Hauptversammlung

▪	Eröffnung und Begrüßung durch den Vorsitzenden der Versammlung
▪	Feststellung der Ordnungsgemäßheit der Einberufung; Hinweis auf die Veröffentlichung der Einberufung im Bundesanzeiger
▪	Feststellung über die Anwesenheit von Vorstand und Aufsichtsrat; Vorstellung des Notars
▪	Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses; Hinweis auf Möglichkeit der Einsichtnahme
▪	Mitteilung der Präsenz (ggf. bei Änderungen zu wiederholen)
▪	Bekanntgabe der vorgesehenen Tagesordnung und Reihenfolge ihrer Erledigung; Hinweis auf Gegenanträge, etc.
▪	Hinweise zum Abstimmungsverfahren; ggf. Hinweis auf Stimmrechtsausschlüsse
▪	Hinweise auf sonstige Formalien (Zu- und Abgänge, Bevollmächtigung, Rednerliste, Tonbandaufzeichnung)
▪	Abhandlung der Tagesordnung
▪	Hinweis auf den vorliegenden festgestellten Jahresabschluss und den Lagebericht sowie ggf. den gebilligten Konzernabschluss und den Konzernlagebericht, den Aufsichtsratsbericht sowie ggf. den erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, § 315 Abs. 4 HGB
▪	Bericht des Vorstands, insbesondere Erläuterung seiner Vorlagen
▪	Erläuterung des Berichts des Aufsichtsrats durch dessen Vorsitzenden
▪	Aussprache
▪	Feststellung, dass Rednerliste erschöpft ist und alle erbetenen Auskünfte gegeben sind
▪	Beschlussfassungen
▪	Bekanntgabe des jeweiligen Abstimmungsergebnisses und Verkündung des jeweiligen Beschlusses
▪	Schließung der Hauptversammlung
▪	Anschließend: Veröffentlichung von Dividendenbekanntmachung und bei börsennotierten Gesellschaften ggf. weitere Veröffentlichungen nach § 49 (früher § 30b) WpHG; Anmeldung der ins Handelsregister einzutragenden Beschlüsse; Einreichung der Niederschrift nebst Anlagen zum Handelsregister