Buchhaltung als Basis für das Controlling - Vermeiden Sie diese 10 Fehler der Finanzbuchhaltung

Einstieg

Ausgangslage

Die Finanzbuchhaltung stellt für viele kleine Betriebe die wichtigste und – manchmal die einzige – Informationsquelle für das Controlling dar. Quasi als "Abfallprodukt" dienen die Buchhaltungszahlen der Beurteilung der wirtschaftlichen Lage und der Entwicklung des Unternehmens.

Allerdings: Häufig zeigen die Buchhaltungszahlen ein für Controllingzwecke irreführendes oder gar falsches Bild. Denn die Buchhaltung, deren Einsatz für jedes Unternehmen verpflichtend ist, ist in erster Linie dazu da, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, beispielsweise ist es eine Kernaufgabe, den Jahresabschluss nach den Vorgaben des Steuer- und Handelsrechts zu fertigen, und im Ursprung nicht dazu gedacht, als Controllinginstrument zu funktionieren. Unterjährig ist es ein wichtiges Ziel der Buchhaltung, die für die Umsatzsteuer-Voranmeldung nötigen Zahlen monatlich oder vierteljährlich zusammenzustellen. Und genau darauf konzentrieren sich die meisten Steuerberater und Buchhaltungsbüros, aber auch viele Buchhalter in Unternehmen.

Für die Körperschaft-, Einkommen- und Gewerbesteuer sind lediglich die Jahreswerte von Bedeutung. Basis hierfür ist der Jahresabschluss, der oft erst Monate nach dem Jahresende vorliegt. Das gilt auch für Inventurdaten, die Abschreibungen und weitere Abschlussbuchungen. Meist unterbleiben unterjährige Abgrenzungsbuchungen, die z. B. nötig sind, damit aus den Buchhaltungszahlen ein gutes Controlling aufgebaut werden kann.

Hinweis

Jährliche Buchungen genügen nicht

Für das Controlling reicht es nicht, dass die Buchhaltung unter steuerlichen Aspekten ordnungsgemäß ist. Es ergibt sich zumindest unterjährig ein falsches Bild, wenn wesentliche Informationen erst bei der Erarbeitung des Jahresabschlusses berücksichtigt werden.

Denn ein Ziel des Controllings ist es ja, auch während des Jahres mögliche Fehlsteuerungen aufdecken und so schnell wie möglich gegensteuern zu können. Und das ist nur möglich, wenn entsprechende qualifizierte Informationen möglichst kurzfristig vorliegen, wenn also z. B. die Abschreibungen und andere Positionen monatlich erfasst und ausgewiesen werden. Nur dann kann auch unterjährig ein aussagekräftiges Ergebnis erstellt werden, das für Controllingzwecke nutzbar ist.

Ziele

• Sie erfahren, wie Sie die wichtigsten "Sünden" in Ihrer Finanzbuchhaltung aufspüren.
• Sie wissen, wie Sie diese "Sünden" ausmerzen können.
• Sie können sich selbst, der Bank und anderen (Gesellschaftern, Mitarbeitern, Angehörigen) eine "unterjährige" Gewinn- und Verlust-Rechnung vorlegen, die die Entwicklung und den Stand Ihres Unternehmens auf Basis der Finanzbuchhaltung und weiterer Quellen aktuell und weit gehend korrekt darstellt.
• Sie verfügen über ein zentrales Element Ihres Unternehmensnavigationssystems, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Ziele schnell und ohne Umwege zu erreichen.

Hinweis

Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht für Controllingzwecke geeignet

Freiberufler und kleine Gewerbetreibende (bis zu einem Umsatz von 800.000 Euro und höchstens 80.000 Euro Gewinn) benötigen keine doppelte Buchführung. Für sie genügt eine vergleichsweise einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die nur die Vorgänge bei Zahlung erfasst und keine Forderungen und Verbindlichkeiten ausweist. Eine solche Art der Buchhaltung ist für Controllingzwecke allerdings eher ungeeignet. Um überhaupt Aussagen über die wirtschaftliche Entwicklung und den Status des Unternehmens treffen zu können, müssen mindestens auch Veränderungen der Forderungen und der Verbindlichkeiten berücksichtigt werden, ggf. in Form einer "Nebenrechnung" bzw. zusätzlichen Erfassung.

Vorbereitung

Das benötigen Sie für das Aufspüren und das Ausmerzen der "Buchhaltungssünden" (siehe Tab. 1).

Notwendige Unterlagen	Fundstelle	Inhalt
Jahresabschluss des letzten Jahres	Geschäftsführung Steuerberater	Bilanz Gewinn- und Verlust-Rechnung ggf. Anhang und Lagebericht (ggf. bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern entsprechende Unterlagen) Bestände (Aktiva und Passiva) Anlagenverzeichnis Bewertungsmethoden
Monatliche Buchhaltungsabschlüsse/ Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) des laufenden Jahres	Buchhaltung Steuerberater	Umsatz Wareneinkauf Gebuchte Kosten Vorläufiges Ergebnis
Summen- und Saldenlisten	Buchhaltung Steuerberater	Entwicklung aller Buchhaltungskonten Entwicklung der Forderungen und Verbindlichkeiten Entwicklung der Darlehens- und Kontokorrentkonten
Kontenblätter	Buchhaltung Steuerberater	Überblick über alle Bewegungen auf den Konten
Ausgangs- und Eingangsrechnungen	Buchhaltung Steuerberater	Grundlage für Buchungen
Darlehensverträge und Kontokorrentverträge mit Nachträgen	Buchhaltung Steuerberater Bank	Zinshöhe, Zinsbindungsfrist, Laufzeiten, Überziehungszinsen, Tilgungsmodalitäten, Sicherheiten, Abrechnungsmodalitäten
Aktuelle Darlehens- und Kontokorrentabrechnungen	Buchhaltung Bank	Änderungszeitpunkte, aktueller Stand
Umsatzsteuervoranmeldungen	Buchhaltung Steuerberater	Dem Finanzamt gemeldete Umsätze und Vorsteuern

Tab. 1: Notwendige Unterlagen

Lösung – Vermeiden Sie diese 10 Fehler und nutzen Sie die Buchhaltungszahlen für Ihr Controlling

Auf einen Blick

Abb. 1: Buchhaltungssünden aufspüren und ausmerzen

Schritt für Schritt

Fehler 1 von 10: Luftumsätze vermeiden

1. Die Fina...