Buchhaltung als Basis für das Controlling - Vermeiden Si ... / Fehler 10 von 10: Konten werden nicht abgestimmt – Klärungskonten laufen über

Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung der wichtigsten Konten.

Bestandskonten

Stimmen die Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen und/oder Kosten einiges im Argen.

Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn nicht, bedeutet das Suchen, eine der wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung, wobei kleinere Differenzen heute i. d. R. ausgebucht werden.

Debitoren-/Kreditoren-Konten

Eine weitere Abstimmung betrifft die Debitoren-(Kunden-)Konten und die Kreditoren-(Lieferanten-)Konten:

• Sind die Forderungen und die Verbindlichkeiten korrekt ausgewiesen?
• Gibt es Verbindlichkeiten im Bereich der Forderungen (Kunden) oder Forderungen im Bereich der Verbindlichkeiten (Lieferanten)?
• Wurden die Zahlungen korrekt zugeordnet?

Auch hier ist bei Differenzen Suchen angesagt. Je länger die Vorgänge zurückliegen, desto nerven- und zeitraubender ist die Angelegenheit. Deshalb gehört eine wenigstens monatliche Abstimmung zum Pflichtprogramm einer Buchhaltung. Wenn auf Basis der Buchhaltung gemahnt werden soll, müssen die Konten immer vor einem Mahnlauf abgestimmt werden, denn eine unberechtigte Mahnung kann Kundenbeziehungen zerstören, eine unterlassene Mahnung kostet Liquidität.

Anlagenverzeichnisse

Auch Anlagenverzeichnisse müssen abgestimmt werden. Oft stehen z. B. noch Fahrzeuge im Verzeichnis, die es nicht mehr gibt oder die in Zahlung gegeben wurden. Gerade bei Verrechnungsgeschäften mit Gebrauchtmaschinen oder bei komplizierten Leasing- oder Finanzierungslösungen kommt es zu unterlassenen oder zu Fehlbuchungen.

Praxis-Tipp

Grundsätzlich ist es elementar, dass die Datenqualität stimmt. Das heißt nicht nur, dass Sie die Konten regelmäßig abstimmen, sondern auch laufend die Richtigkeit Ihrer Stammdaten prüfen und ggf. korrigieren müssen, z. B.:

Stimmen die Kundendaten?

Sind Adresse und Kundennummern noch korrekt?

Gibt es abweichende Liefer- und Rechnungsadressen?

Ist der richtige Ansprechpartner hinterlegt?

Sind die richtigen Konditionen hinterlegt?

Werden Anpassungen, z. B. bei Rabatten, zeitnah übernommen?

Ist sichergestellt, dass die Kommunikation zwischen Buchhaltung, Controlling und Vertrieb stimmt?

Stimmen die Lieferantendaten?

Stimmen hier die Konditionen und werden Änderungen zeitnah übernommen?

Funktioniert die Kommunikation zwischen Buchhaltung, Einkauf und Controlling?

Nur wenn die Datenqualität stimmt, können sowohl die Ergebnisse für die Buchhaltung als auch für das Controlling richtig sein.

Hinweis

Immer mehr Arbeiten in der Buchhaltung laufen digitalisiert bzw. automatisiert ab und manuelle bzw. Papier gebundene Buchungen werden vermehrt abgelöst. Bis der Gesamtprozess digitalisiert ist, kommt kann es allerdings dazu kommen, dass Dokumente sowohl in Papier- als auch in digitaler Form eingehen. Hier müssen Sie sicherstellen, dass es nicht zu Doppelbuchungen kommen kann oder dass die Bearbeitung vergessen wird, weil ein Mitarbeiter fälschlicherweise davon ausgeht, dass ein Beleg schon digital bearbeitet wird, wohingegen ein anderer Beschäftigter der Auffassung ist, dass der manuelle Beleg bearbeitet wurde.

Hier müssen Sie einen eindeutigen, verbindlichen Ablauf mit klar geregelten Prüfprozessen, Archivierungen und Verantwortlichkeiten festlegen und ihn auch dokumentieren, zumindest in den wichtigsten Schritten. Dieser wird u. a. auch von der Finanzverwaltung verlangt und wird bei Prüfungen regelmäßig eingefordert.