Reisekosten, Inland

Zusammenfassung

Begriff

Reisekosten sind unter dem Oberbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Kernfrage des Reisekostenrechts ist, ob ein Arbeitnehmer eine sog. erste Tätigkeitsstätte hat, welche die frühere regelmäßige Arbeitsstätte ersetzt hat. Die erste Tätigkeitsstätte entscheidet darüber, ob eine berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist jede berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Für die Erstattung der Reisekosten gelten die §§ 670, 675 BGB entsprechend.

Lohnsteuer: Mit Wirkung zum 1.1.2014 wurde das Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz abgelöst. Reisekosten können vom Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nrn. 16 und 13 EStG (öffentlicher Dienst) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten ansatzfähig. In Betracht kommen Fahrtkosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, Verpflegungsmehraufwendungen gemäß § 9 Abs. 4a EStG, Übernachtungskosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG und Reisenebenkosten gemäß H 9.8 LStH. Das BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, gibt Auslegungshinweise zu den lohnsteuerlichen Reisekosten.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. In § 1 Abs. 1 Satz 1 SvEV ist normiert, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen. § 23a Abs. 1 SGB IV legt fest, unter welchen Voraussetzungen und mit welchen Auswirkungen Arbeitsentgelt als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt zu betrachten ist.

Kurzübersicht

Entgelt	LSt	SV
Arbeitgeberersatz von Fahrtkosten	frei	frei
Arbeitgeberersatz von Verpflegungsmehraufwendungen i. H. d. Inlandspauschalen	frei	frei
Arbeitgeberersatz von Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe oder i. H. d. Pauschale	frei	frei

Praxis-Beispiele

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit unter 3 Monaten

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit, 3-Monatsfrist

• Reisekostenabrechnung: Übernachtungs- und Nebenkosten

• Reisekostenabrechnung: Übernachtung vom Arbeitgeber veranlasst

• Reisekostenabrechnung: Abweichende Reisekostenregelungen

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit mit Anschlussaufenthalt

• Reisekostenabrechnung: Gemischt veranlasste Gruppenreise

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit mit vorgeschaltetem Urlaub

• Reisekostenabrechnung: Urlaub zwischen dienstlichen Terminen

• Reisekostenabrechnung: Mitnahme der Ehefrau

• Reisekostenabrechnung: Mahlzeitengestellung

• Reisekostenabrechnung: Verrechnung Sachbezugswert

• Reisekostenabrechnung: Mehrere Aufträge beim gleichen Kunden

• Berufskraftfahrer: Mitternachtsregelung

• Berufskraftfahrer: Fahrtätigkeit mit Übernachtung

Arbeitsrecht

1 Arbeitsrechtlicher Begriff der Reisekosten

Reisekosten sind arbeitsrechtlich sämtliche Aufwendungen des Arbeitnehmers anlässlich einer im Interesse des Arbeitgebers erbrachten und vom Arbeitnehmer geschuldeten Reisetätigkeit wie z. B. Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Der Begriff der Reisekosten ist arbeitsrechtlich nicht definiert, seine Verwendung in Individualarbeitsverträgen oder Kollektivvereinbarungen daher auslegungsbedürftig.^[1] Nicht zu den Reisekosten gehört die Anfahrt des Arbeitnehmers zu seinem regelmäßigen (ersten) Arbeitsplatz; es handelt sich vielmehr um Kosten der persönlichen Lebensführung.^[2] Der Begriff und die Bedeutung der Reisekosten im Arbeitsrecht sind von der steuerrechtlichen Behandlung zu unterscheiden. Arbeitsrechtlich ist weiterhin zwischen der Erstattung von Reisekosten und der Pflicht zur Vergütung von Reisezeiten zu unterscheiden.^[3] Reisekosten gehören zu den in analoger Anwendung der §§ 670, 675 BGB vom Arbeitgeber als "Auftraggeber" zu erstattenden freiwilligen Vermögensopfern des Arbeitnehmers. Sie gehören somit nicht zum Entgelt und sind daher auch nicht von Lohnersatzansprüchen, z. B. nach dem EFZG, umfasst.

Nicht zu den Reisekosten gehört der sog. "Eigenschaden" des Arbeitnehmers, d. h. Einbußen an seinen Vermögenswerten, die er im Interesse des Arbeitgebers eingesetzt hat (z. B. bei einem Unfall mit dem eigenen Fahrzeug während einer Dienstreise).

[1] Vgl. BAG, Urteil v. 22.12.2009, 3 AZR 936/07, zur Reisekostenerstattung gem. § 10 TVAöD-BT, BBiG bei Anfahrt zu einer auswärtigen Berufsschule.

[2] Vgl. zur Abgrenzung BAG, Urteil v. 25.4.2018, 5 AZR 424/17; BAG, Urteil v. 12.4.2011, 9 AZR 14/10, zur Kostenerstattung für die Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers.

[3] S. Abschn. 4.

2 Aufwendungsersatzanspruch des Arbeitnehmers

2.1 Aufwendungsersatzanspruch aus arbeitsrechtlichen Vereinbarungen

Ob und in welchem Umfang Reisekosten zu erstatten sind, beurteilt sich nach der Auslegung der jeweiligen Anspruchsgrundlage.^[1] In Betracht dafür kommen vorrangig der Arbeitsver...