BE v. 16.03.2023: Meldeverfahren

TOP 1 Änderung der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV zum 1.1.2024

hier: Konzeptionelle Umsetzung der Elternzeit-Meldungen

Bislang besteht bei Krankenkassen ein Informationsdefizit im Rahmen der Prüfung und Feststellung der weiteren Mitgliedschaft nach § 192 Abs. 1 Nr.2 SGB V, sofern Mütter, deren Beschäftigungsverhältnis durch den Bezug von Mutterschaftsgeld unterbrochen ist, unmittelbar nach dem Leistungsbezug Elternzeit in Anspruch nehmen. Unklar ist, ob und inwiefern nach dem Bezug des Mutterschaftsgeldes die entgeltliche Beschäftigung wieder aufgenommen oder Elternzeit in Anspruch genommen wird. Die Abgabe einer Unterbrechungsmeldung aus Anlass der Aufnahme der Elternzeit erfolgt in diesen Fällen regelmäßig nicht aufgrund der bereits vorangegangenen Unterbrechungsmeldung aus Anlass des Bezugs von Mutterschaftsgeld.

Beginnt die Elternzeit einer Mutter nicht unmittelbar im Anschluss an den Bezug des Mutterschaftsgeldes, erhalten Krankenkassen zwar eine Unterbrechungsmeldung aus Anlass der Aufnahme der Elternzeit und erkennen insoweit den Beginn der Elternzeit, allerdings verbleibt ein Informationsdefizit am Ende der Elternzeit. Bei Wiederaufnahme der entgeltlichen Beschäftigung entsteht keine gesonderte Meldepflicht, so dass die Krankenkassen von der Beendigung der Elternzeit erst durch die nächste Entgeltmeldung und insofern mit erheblicher Zeitverzögerung Kenntnis erlangen. Dieses Informationsdefizit entsteht auch, sofern Väter oder Großeltern (sowie in Härtefällen Verwandte bis zum dritten Grad und deren Ehefrau oder Ehemann, Lebenspartnerin oder Lebenspartner) Elternzeit in Anspruch nehmen.

Die vorgenannten Informationsdefizite bestehen zudem bei freiwillig versicherten Mitgliedern, sofern diese ihrer Mitteilungspflicht nicht oder nicht vollständig gegenüber der Krankenkasse nachkommen.

Aktuell werden regelmäßig die Arbeitgeber von den Krankenkassen schriftlich um Unterstützung und Angabe des Zeitraumes der Elternzeit gebeten.

Regelungen im Gesetz und in der Verordnung

Mit dem 8. SGB IV-ÄndG ist festgelegt worden, dass Arbeitgeber ab dem 1.1.2024 den Beginn und das Ende der Elternzeit der zuständigen Krankenkasse zu melden haben (§ 28a Abs. 1 Satz 1 Nr.4 und 4a SGB IV). In § 28a Abs. 9 SGB IV wird klargestellt, dass die Elternzeit-Meldungen nicht bei geringfügig Beschäftigten abzugeben sind.

Die nähere Ausgestaltung der Meldepflicht wird in § 12 Abs. 6 DEÜV vollzogen:

• Die Meldepflicht tritt nur ein, sofern die Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt unterbrochen wird.
• Wie bei der Pflicht zur Abgabe der Unterbrechungsmeldung nach § 9 Abs. 1 DEÜV muss die vorgenannte Unterbrechung mindestens einen Kalendermonat andauern.
• Diese Kalendermonatsfrist gilt nicht, sofern der Arbeitnehmer freiwilliges Mitglied einer Krankenkasse ist; damit wird sichergestellt, dass die Beitragsberechnung und der Beitragsbescheid auch bei Elternzeiten von weniger als einem Kalendermonat zeitnah geändert werden können.
• Durch die Angabe der zuständigen Krankenkasse als Empfänger der Meldung wird klargestellt, dass eine Meldepflicht nur bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern entsteht und die Elternzeit-Meldungen ausschließlich an eine Krankenkasse abzugeben ist.

Mit den gesetzlichen Neuregelungen werden die vorab beschriebenen Informationsdefizite bei den Krankenkassen behoben und der manuelle Mehraufwand vermieden.

Untergesetzliche Regelungen

Gesonderter Datensatz

Die in § 28a Abs. 1 Nr.4 und 4a SGB IV vorgesehene Pflicht zur Meldung einer Elternzeit ist ein Novum, da erstmalig im Arbeitgeber-Meldeverfahren der Beginn und das Ende einer Fehlzeit zu melden ist und nicht wie bislang die Fehlzeit als Meldetatbestand eine Unterbrechungsmeldung auslöst. Damit grenzen sich die Elternzeit-Meldungen von der fachlichen Struktur des Arbeitgeber-Meldeverfahrens ab, zumal sie ungeachtet bestehender Meldetatbestände (zum Beispiel Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit) zusätzlich abzugeben sind.

Aufgrund dieser Sonderstellung werden die Elternzeit-Meldungen und deren Inhalte in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr.1 bis 3 SGB IV mit einem gesonderten Datensatz abgebildet und nicht mit einem neuen Datenbaustein als integraler Bestandteil des Datensatzes Meldung.

Der neue Datensatz Fehlzeit (DSFZ) wird als Anlage 10 in die Gemeinsamen Grundsätze aufgenommen. Die Übermittlung des DSFZ erfolgt mit der Verfahrenskennung DUA.

Inhalt der Meldungen - Abgabegründe

Die Beginn-Meldung und die Ende-Meldung erhalten die Abgabegründe 17 und 37 in Anlehnung an die Abgabegründe für An- und Abmeldungen. Die Anlage 2 der Gemeinsamen Grundsätze wird entsprechend erweitert.

Inhalt der Meldungen - Zuordnungskriterien

Als Ordnungskriterium für die Identifizierung des Arbeitnehmers ist in den Elternzeit- Meldungen die Versicherungsnummer (VSNR) vorgesehen. Für eine fehlerfreie systemseitige Zuordnung eingehender Meldungen sind zusätzlich zur Angabe der VSNR die Daten zum Namen und zur Anschrift des Arbeitnehmers in den Meldungen mit den Datenbausteinen Name und Anschrift sowie das Aktenzeichen-Verursach...