Onboarding und die am Prozess beteiligten Personen

Zusammenfassung

Das An-Bord-Nehmen von neuen Mitarbeitern, das sog. Mitarbeiter-Onboarding, hat sich mittlerweile von einem "Anhängsel" des Recruitings zu einer eigenständigen HR-Disziplin entwickelt, ist es doch ein wichtiger Baustein, der auf den Unternehmenserfolg entscheidend einzahlt.

Zur stetig wachsenden Wichtigkeit des Mitarbeiter-Onboardings trägt insbesondere bei, dass wertvolle neue Talente genauso schnell wieder weg sind, wie sie eingestellt wurden. So ist es von Anfang an unerlässlich, neue Mitarbeiter zu begeistern und zu binden. Gleichzeitig sollen neue Mitarbeiter schneller produktiv werden und ihre Leistung voll entfalten können. Dies gelingt aber nur durch eine wirksame nachhaltige Einarbeitung sowie gezielte soziale Integration.

Aktuelle Trends und gesellschaftliche Einflussfaktoren spielen eine ebenso wichtige Rolle. Der demografische Wandel und die sich verschiebenden Werte und Einstellungen insbesondere jüngerer Mitarbeiter (hohe Erwartungen und soziales Bewusstsein) stellen an die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter hohe Anforderungen. Die Tendenz zu kurzen und freien Arbeitsverhältnissen macht ein regelmäßiges "Onboarden" zur betrieblichen Normalität. Die durch die mobile Nutzung des Internets und App-Vielfalt völlig geänderte Informationsaufnahme stellt ein betriebliches Onboarding vor neue Herausforderungen. Welcher neue Mitarbeiter möchte noch ein gedrucktes 100-seitiges "Pamphlet" zur Einarbeitung durchlesen? Und nicht zuletzt die Tendenz zu sich ständig verändernden (agilen) Projekt-Teams macht beim jeweiligen Projektwechsel ein "Reboarding" oder "Offboarding" unumgänglich.

Die rasant fortschreitende digitale Transformation ist längst auch bei HR angekommen und beeinflusst damit auch das Onboarding. Informationsvermittlung, Aufgabenbearbeitung, Netzwerken und Lernen, werden durch digitale Unterstützung effizienter, einfacher und oft auch unterhaltsamer. Aber Achtung, damit sind auch die Ansprüche des Onboardings gestiegen. Gleichzeitig fällt der persönlichen Wertschätzung von Chef und Kollegen eine immer wichtigere Rolle zu.
Ein Gegensatz? – Nein!

Orientierung und vor allem direkt einsatzbereite Hilfen anzubieten, ist die Intention dieses Beitrags.

1 Einführung

1.1 Was genau ist Onboarding?

Um ein gemeinsames Verständnis für die Begrifflichkeiten zu haben, kurz eine Beschreibung, was wir genau unter Onboarding verstehen: Onboarding bedeutet das "An-Bord-Nehmen" neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters als auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration. Wir betrachten Onboarding im Zeitablauf:

Onboarding in 3 Phasen

• Die erste Phase, das sog. "Preboarding", beginnt optimalerweise direkt nach Vertragsabschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken. Hier gilt es, dem frisch rekrutierten Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, dass er sich richtig entschieden hat und dass man sich auf seine Mitarbeit und Unterstützung freut.
• Die zweite Phase ist die "Orientierungsphase". Neue Mitarbeiter erinnern sich auch noch nach Jahren an ihren ersten Arbeitstag. Daher sollten alle internen Prozesse rund um Facility Management, HR und IT so aufeinander abgestimmt und abgeschlossen sein, dass der Onboardee direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Und ganz wichtig: Er sollte begeistert von seiner Begrüßung und die über den ersten Arbeitstag hinausgehende nachhaltige Integration durch Führungskraft und Teamkollegen erzählen können.
• Die dritte Phase "das eigentliche Onboarding" meint eine nachhaltige fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Die Begeisterung über den neuen Job gilt es in der Einarbeitungsphase aufrechtzuerhalten. Damit ein neuer Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten kann, muss er fachlich gut eingearbeitet und sozial in das Team eingebunden werden. Ein vorab erstellter individueller Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung. Er dokumentiert die Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele und der neue Mitarbeiter erfährt, wann welche Fortbildungen und Gesprächstermine stattfinden.

Der Weg des Onboardings

Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet werden und je früher die ersten positiven und wertschätzenden Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Neue in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen. Feedback ist dabei unerlässlich.

1.2 Onboarding als Philosophie verstehen

Was ist damit gemeint? Onboarding ist mehr als nur ein Willkommensschreiben oder die Begrüßung am ersten Arbeitstag. Das Wie und Was im Onboarding-Prozess sollte fest in der Unternehmensphilosophie verankert sein und auf die Werte und gelebte Kultur im Unternehmen einzahlen. Das geht nicht einfach so nebenbei. Dafür muss man Onboarding als eigenen Prozess etablieren, mit klar definierten Strukturen und Aufgaben, wer sich wann um was ...