Beschäftigtendatenschutz: Social Media und E-Mail-Nutzung / 1.3 Social Media-Guidelines

Im Folgenden sollen Hinweise und Anregungen gegeben werden, um für das Unternehmen passende Social Media-Guidelines zu erstellen, die für eine ausgewogene Nutzung von sozialen Netzwerken und kommunikativen Online-Medien sorgen.

Die folgenden Punkte und Überlegungen sollten berücksichtigt werden:

• Bedeutung von Social Media: Folgende Fragen sollten Sie klären: Wie wichtig ist "Social Media" für die Unternehmensziele? Von wie vielen Mitarbeitern werden diese zumindest zum Teil beruflich genutzt? Welche Bereiche des Unternehmens haben Berührungspunkte zu diesen Medien? Macht vielleicht eine Untergliederung mit unterschiedlichen Anweisungen je nach Aufgabenbereich Sinn?
• Verantwortung: Legen Sie Verantwortlichkeiten klar und deutlich fest. Wer darf offizielle Inhalte in den sozialen Medien veröffentlichen? Wer fungiert im Unternehmen als Anlaufstelle für Fragen im Zusammenhang mit Social Media?
• Allgemeine Hinweise: Unterstützen Sie ihre Beschäftigten mit allgemeinen Hinweisen bei der Nutzung von sozialen Netzwerken. Zeigen Sie einzelne Spannungs- und Problemfelder auf und geben Sie den Mitarbeitern einen Leitfaden in die Hand, wie diese Spannungs- und Problemfelder vermieden und/oder aufgelöst werden können.
• Erläuterung von Haftungsrisiken: Erklären Sie die rechtlichen Fallstricke, die sich aus Meinungsäußerungen oder der Verwendung fremder Inhalte wie Bilder oder Videos ergeben können. Zeigen Sie die wettbewerbsrechtlichen Grenzen von Marketing-Maßnahmen auf.

• Legen Sie eindeutig fest, ob Ihre Guidelines nur unverbindliche Hinweise sein sollen – dann sind keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen bei Verstößen möglich – oder ob diese verbindliche Regelungen darstellen sollen, die im Zweifel auch arbeitsrechtliche Auswirkungen haben können.

  Sollen die Guidelines verbindlich sein, achten Sie auf die Einhaltung folgender Punkte:

  1. Halten Sie Guidelines sachlich und nachvollziehbar.
  2. Legen Sie die Verbindlichkeit eindeutig fest und weisen Sie auf Konsequenzen hin.
  3. Legen Sie Regelungen nur im Rahmen des Weisungsrechts und
  4. nur eingeschränkt für den privaten Bereich (vgl. oben zur Betriebstreue) fest.
  5. Beachten Sie ggf. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.

  Guideline-Inhalte, die geregelt werden können:

  • Einleitung bzw. Erläuterung, wozu die Guidelines dienen
  • Wer ist zuständig für Koordination von Social Media im Unternehmen?
  • Verantwortung des Einzelnen für Inhalte

  • Allgemeine Hinweise für die Nutzung von Social Media

    • Anhalten zur Sorgsamkeit
    • Einhaltung der geltenden Gesetze
    • Beachtung von Urheberrechten
    • Einhaltung von Persönlichkeitsrechten
    • Wahrung der Vertraulichkeit
    • Einhaltung von Transparenzvorgaben
    • Anhalten zur Besonnenheit
    • Nutzung von geschützten Zeichen (z. B. Marken, Logos)
• Umgang mit Kritik am Unternehmen
• Umgang mit Anfragen von Journalisten und/oder Medien

• Regelungen für private und dienstliche Nutzung

  • Nutzung während der Arbeitszeit
  • Sichtbarkeit der Unternehmenszugehörigkeit
  • Veröffentlichung von privaten Inhalten mit Bezug zum Unternehmen
• Folgen bei Verstößen gegen Guidelines
• Was tun bei Fragen und Zweifeln?