Bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen kann – anders als bei betrieblichen Telekommunikationsgeräten – durch die Privatnutzung des Arbeitnehmers kein geldwerter Vorteil entstehen.
In bestimmtem Umfang kann der Arbeitgeber für die vom häuslichen Telefon des Arbeitnehmers geführten beruflich veranlassten Gespräche steuerfreien Auslagenersatz gewähren.[1] Hierunter fallen neben der beruflichen Nutzung des häuslichen Telefonanschlusses des Arbeitnehmers auch die berufliche Verwendung des privaten Internetanschlusses in der Wohnung des Arbeitnehmers sowie die berufliche Verwendung des arbeitnehmereigenen Mobil- oder Autotelefons.
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für berufliche Gespräche vom Privatanschluss des Arbeitnehmers, ist dieser Arbeitgeberersatz als Auslagenersatz steuerfrei, wenn die Aufwendungen für die beruflichen Gespräche im Einzelnen nachgewiesen werden.[2]
Der steuerfreie Auslagenersatz umfasst dabei neben den beruflich veranlassten laufenden Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) auch die anteiligen Grundkosten (Nutzungsentgelt für die Telefonanlage sowie Grundpreis für die Anschlüsse). Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
Flatrate
Auch bei einem Pauschaltarif ohne Einzelverbindungsnachweis (Flatrate) muss anhand geeigneter, ggf. selbst gefertigter Aufzeichnungen der berufliche und private Nutzungsumfang nachgewiesen werden.
Vereinfachte Nachweisführung
Anstelle des monatlichen Einzelnachweises ist es – auch wenn der Arbeitnehmer eine Flatrate nutzt – zulässig, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den beruflichen Anteil für die Nutzung privater Telekommunikationsgeräte des Arbeitnehmers für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist. In der Folgezeit kann das sich ergebende Nutzungsverhältnis der beruflichen Verbindungsentgelte zu den gesamten Verbindungsentgelten für den Umfang des steuerfreien Auslagenersatzes so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
Zulässig ist es auch, dass der Arbeitgeber anhand dieser Aufzeichnungen für die berufliche Nutzung privater Telekommunikationsgeräte seinem Arbeitnehmer steuerfreien Auslagenersatz in Höhe eines Durchschnittsbetrags gewährt. Der so ermittelte monatliche Durchschnittsbetrag kann – solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern – für die Folgezeit als steuerfreier Auslagenersatz fortgeführt werden. Bei dieser Variante sind nur die Rechnungsbelege des 3-Monatszeitraums als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Vereinfachung bei Kleinbeträgen
Der Arbeitgeber kann ohne weitere Prüfung 20 % des vom Arbeitnehmer vorgelegten Rechnungsbetrags, höchstens 20 EUR monatlich steuerfrei ersetzen.[3] Voraussetzung ist, dass dem jeweiligen Arbeitnehmer erfahrungsgemäß überhaupt beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen entstehen. Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
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