Die Arbeit im Unternehmen hat sich verändert. In den Fabrikhallen und Büros, in den Kantinen und Umkleiden gilt es nun, Abstand zu halten und Menschenansammlungen zu vermeiden. Mit klugen Maßnahmen bei der Schichtplanung und Zutrittskontrolle sind die Arbeitgeber auf der sicheren Seite.
Die Bänder sind in den meisten Industriebetrieben wieder angelaufen. In den anderen Branchen kehren zahlreiche Mitarbeiter aus ihren Homeoffices zurück in ihre betrieblichen Büros. Auch viele Gastronomiebetriebe und Freizeiteinrichtungen konnten wieder ihre Türen öffnen. Doch all dies ist nicht möglich ohne gezielte Maßnahmen der Arbeitgeber, ihre Belegschaft vor einer Infektion mit dem Coronavirus zu schützen.
Infektionsschutz ist ein zentrales Thema in den Unternehmen geworden. Der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sieht zahlreiche organisatorische Maßnahmen vor, die in den Bereich der Zeitwirtschaft, der Schichtplanung und der Zutrittskontrolle fallen. Dazu gehören unter anderem:
- Arbeitszeit- und Pausengestaltung: Die Belegungsdichte von Arbeitsbereichen und gemeinsam genutzten Einrichtungen ist durch Maßnahmen zur zeitlichen Entzerrung zu verringern, zum Beispiel durch versetzte Arbeits- und Pausenzeiten.
- Schichtplanung: Bei der Aufstellung von Schichtplänen ist zur weiteren Verringerung innerbetrieblicher Personenkontakte darauf zu achten, möglichst dieselben Personen zu gemeinsamen Schichten einzuteilen.
- Besuchermanagement: Der Zutritt betriebsfremder Personen ist nach Möglichkeit auf ein Minimum zu beschränken. Kontaktdaten betriebsfremder Personen sowie Zeitpunkt des Betretens und Verlassens des Betriebsgeländes sind zu dokumentieren.
Arbeitszeitgestaltung: Versetzter Arbeitsbeginn
Damit die Beschäftigten Distanz halten können, ist nun die Arbeitszeitplanung gefordert. Es geht darum, Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten der Beschäftigten so zu legen, dass es zu keinen großen Ansammlungen an den Eingängen, den Zeiterfassungsterminals sowie in den Umkleide- und Pausenräumen kommt. Solch komplexe Planungsaufgaben sind nur mithilfe einer professionellen Zeitwirtschaftslösung möglich.
Auch die Änderung im Arbeitszeitgesetz, durch die kurzfristig längere Schichten für systemrelevante Bereiche ermöglicht werden, Kurzarbeit oder ein durch Nachfrageschwankungen gesteigerter oder verminderter Personalbedarf – all das sind Themen, die in größeren Unternehmen nicht mehr mit Excel-Listen bewältigt werden können. In der aktuellen Zeit zeigt sich: Ein digitales Arbeitszeitmanagement ist für die Unternehmen, die ihr Personal wirtschaftlich und gemäß den neuen Rahmenbedingungen sicher einsetzen wollen, von hoher Bedeutung. Die Nachfrage der Unternehmen nach professioneller Software steigt.
Schichtplanung: Getrennte Teams steuern
Das gilt auch für die Schicht- und die Personaleinsatzplanung: Für viele Arbeitgeber ist es sinnvoll, ihre Mitarbeiter in mehrere kleine Teams einzuteilen, die nicht in Kontakt zueinander kommen. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass im Infektionsfall nur eines der Teams nachhause geschickt werden muss und die anderen weiterarbeiten und den laufenden Betrieb aufrechterhalten können.
Dadurch steigen jedoch die Anforderungen an die Planer, die nun erheblich mehr Faktoren berücksichtigen müssen, zusätzlich zu den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, den verschiedenen Arbeitszeitmodellen und persönlichen Wünschen der Mitarbeiter. Ohne eine Software, in der alle relevanten Kriterien hinterlegt sind, kann diese komplexe Tätigkeit kaum noch bewältigt werden.
Besuchermanagement: Zutrittsprotokolle erfassen
Das Besuchermanagement der Unternehmen steht ebenfalls vor neuen Herausforderungen, da die Rückverfolgung von Kontaktketten ein wichtiger Aspekt des Infektionsschutzes ist. Deshalb sollten alle Besucher bei der Anmeldung im System ihre Kontaktdaten hinterlassen. Auch die Information der Besucher über die Vorsichts- und Hygienemaßnahmen im Unternehmen kann über das digitale Besuchermanagement erfolgen, zum Beispiel über das Anzeigen dieser Infos an den Terminals am Firmeneingang.
Darüber hinaus gilt es, den Besuch von externen Kräften so zu beschränken, dass ihnen nur Zugang zu bestimmten Bereichen gewährt wird. Das funktioniert am besten über eine Kombination der Lösungen für Besuchermanagement und Zutrittskontrolle: Besucher erhalten Ausweise, die ihnen nur zu bestimmten Räumen und innerhalb vorab definierter Zeiträume die Türen öffnen. Mithilfe von Zutrittsprotokollen in der Software kann im Falle einer Infizierung ausgelesen werden, wer mit wem in Kontakt gekommen sein könnte. Dadurch können die Unternehmen den Kreis der Betroffenen eingrenzen.
Berührungslose Bedienung ist im Trend
Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter und Besucher möglicherweise kontaminierte Flächen berühren, setzen immer mehr Unternehmen auf eine kontaktlose Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Das ist zum Beispiel über eine Umprogrammierung der Terminals möglich: Die Geräte werden so eingestellt, dass keine Tasten mehr gedrückt werden müssen und der Zugang allein durch die berührungslos funktionierende RFID-Karte gewährt wird. Eine andere Möglichkeit ist die Türöffnung und Zeiterfassung mit dem Smartphone. Ein dritter Trend geht dahin, biometrische Systeme zu nutzen, die keine Berührung erfordern. Das ist machbar, wenn die Unternehmen von Fingerprint-Readern auf die Authentifizierung per Face-ID, Handvenenerkennung oder Iris-Scan wechseln.
Allerdings gehört zum berührungslosen Zutritt nicht nur das geeignete System zur Identitätsfeststellung, sondern auch das automatische Öffnen von Türen. Müssen weiterhin Türklinken gedrückt werden, ist leicht eine Verbreitung von Viren möglich. In diesen Fällen kann das Unternehmen auf automatische Türöffner umrüsten oder alternativ an die Mitarbeiter so genannte Hygienehaken verteilen, durch die der direkte Kontakt mit den Türklinken vermieden werden kann.
Mobile Zeiterfassung für das Homeoffice
Auch diejenigen Mitarbeiter, die weiterhin im Homeoffice bleiben, sollten beim Zeitmanagement nicht außen vor bleiben. Für diese Personen bietet sich eine mobile Zeiterfassung an, mit der sie wahlweise mit dem PC, ihrem Laptop oder dem Smartphone ihre Arbeitszeiten buchen können. So ist sichergestellt, dass sie ihre Arbeitszeiten regulär buchen können ohne zusätzlichen Aufwand für die Personalabteilung zu generieren.
Ein weiterer Vorteil eines mobilen Zeitwirtschaftssystems ist, dass die Mitarbeiter aus ihren Homeoffices auch Anwesenheitsübersichten einsehen und Benachrichtigungen erhalten können. Sie können über das System Urlaub beantragen und erhalten in der Regel schnell eine Genehmigung. Auch für die Führungskräfte ist bietet eine mobile Lösung zahlreiche Pluspunkte: Sie sehen auf ihrem mobilen Endgerät, wer im Büro und wer im Homeoffice arbeitet, wer Urlaub hat und ob die kritischen Funktionen im Unternehmen mit der benötigten Mitarbeiterzahl besetzt sind.
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