Studie: Digitalisierung von Prozessen im Personalmanagement

Wie digital ist HR? Eine Studie des Softwareunternehmens Forcont und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg zeigt, was Unternehmen bereits erreicht haben – und wo noch Defizite bestehen.

Der Großteil der deutschen Unternehmen hat die digitale Transformation der Personalarbeit in Angriff genommen. Doch sowohl diejenigen, die bereits verstärkt auf Automatisierung setzen, als auch die, die noch am Anfang stehen, müssen einige Hürden überwinden. Zu diesem Ergebnis kommt die "HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit" des Softwareunternehmens Forcont und des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Hierfür befragten die Studienautoren von Oktober 2019 bis Januar 2020 insgesamt 117 Mitarbeiter und Führungskräfte im Personalwesen, in der kaufmännischen Leitung und in der Geschäftsführung.

Bewusstsein für digitale Transformation ist im HR-Bereich vorhanden

Wie die Erhebung zeigt, haben bereits 58 Prozent der Unternehmen Aufgaben und Prozesse digital automatisiert. Ein Viertel plant dies für die nahe Zukunft. Automatisiert sind vor allem Prozesse in der Personalverwaltung (64 Prozent) und Personalbeschaffung (62 Prozent). Bemerkenswert ist, dass 54 Prozent der Unternehmen auch bei der Personalbeurteilung auf Automatisierung zurückgreifen.

Gut ein Drittel wähnt sich bei der Umsetzung der digitalen Transformation auf einem guten Weg. Jedoch gibt die Hälfte der Befragten an, dass in ihren Unternehmen zwar ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR herrsche, es aber bei der Umsetzung noch erhebliches Verbesserungspotenzial gebe. "Viele haben den HR-Bereich bei ihrer Digitalagenda lange Zeit vernachlässigt, obwohl ihm eine wichtige Schnittstellenfunktion nach innen wie außen zukommt", sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei Forcont. "Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet."

Ziel der HR-Automatisierung: mehr Zeit für strategische Aufgaben

Die Ziele, die Unternehmen verfolgen, wenn sie HR-Prozesse automatisieren, sind breit gefächert. Drei Viertel der Befragten gaben an, die Qualität der HR-Prozesse dadurch erhöhen zu wollen. Eine weitere Intention der HR-Verantwortlichen ist es, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen: Zwei Drittel wollen Kosten senken. Fast genauso viele Befragte möchten dadurch, dass sie operative und administrative Tätigkeiten automatisieren, mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen. Die Studie zeigte nämlich auch, dass in 37 Prozent der HR-Abteilungen Verwaltungsaufgaben wie das Bearbeiten von Dokumenten und die Datenpflege viel Arbeitszeit beanspruchen und wichtige strategische Aufgaben, wie die Personalentwicklung oder Netzwerkpflege, oft zu kurz kommen. Durch passende Softwaretools versprechen sich HR-Verantwortliche, die täglichen Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und dadurch zeitliche Freiräume zu schaffen.

Zwei von zehn Unternehmen haben Automatisierung noch nicht auf der Agenda

Beinahe ein Fünftel der Unternehmen will vorerst keine Maßnahmen ergreifen. Was hält diese davon ab, ihre Personalprozesse zu automatisieren? Fast die Hälfte der Befragten, bei denen keine Automation von HR-Prozessen geplant ist, gaben an, dass sich in ihrem Unternehmen noch niemand mit diesem Thema beschäftigt hat. Mangelndes Budget, ein fragliches Kosten-Nutzen-Verhältnis und Skepsis auf Seiten des Managements (jeweils 38 Prozent) sind weitere Aspekte, die sich hemmend auswirken.

HR-Verantwortliche treiben Ausbau von Data Analytics selbst voran

Ein weiteres Versprechen digitaler HR-Prozesse ist es, vorhandene oder künftige Mitarbeiterdaten systematischer und gewinnbringender auszuwerten. Die Studie fragt deshalb, wie weit datengestützte Entscheidungen in den Personalabteilungen bereits zum Einsatz kommen. "Mit solchen Datenanalysen lassen sich auf der einen Seite Entwicklungen im Unternehmen und der Erfolg von HR-Maßnahmen messen – beispielsweise die Effekte einer Recruiting-Kampagne, die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Leistung eines Teams", sagt Professorin Anne-Katrin Neyer, Inhaberin des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Universität Halle-Wittenberg. Auf der anderen Seite bieten sie eine evidenzbasierte Grundlage für Entscheidungen."

Am häufigsten kommen Datenanalysen in der Personalplanung (81 Prozent), im Personalcontrolling (57 Prozent) und in der Personalentwicklung (44 Prozent) zum Einsatz, weniger in der Personalbetreuung, Personalpolitik (je 15 Prozent) sowie in der Personalkommunikation (10 Prozent). Dabei sind es in rund drei Viertel der Unternehmen HR-Verantwortliche oder -Führungskräfte, die den Einsatz von Daten für die Personalarbeit selbst vorantreiben. Eher selten geht die Initiative von der IT-Abteilung oder einem interdisziplinären Datenteam (jeweils 14 Prozent) aus. Eine eigene Data-Science-Abteilung gibt es bisher nur bei sieben Prozent der Befragten.

Hürden für die Datenanalyse in den Personalabteilungen

Obwohl Data Analytics von HR-Abteilungen zunehmend eingesetzt werden, ist das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Denn gerade beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden: 78 Prozent nennen heterogene IT-Systeme und -Tools als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert. Für vier von zehn Befragten ist es ein Hindernis, dass sich Daten aus IT-Systemen nur schwer weiterverwenden lassen. Jeder siebte kann erst gar nicht auf die Daten relevanter IT-Anwendungen zugreifen.

Auch an der Auswertung der Daten hapert es. Fast zwei Drittel vermissen in ihrem Unternehmen passende Software-Lösungen, die bei der Datenanalyse helfen könnten. Die Hälfte der HR-Abteilungen haben zu wenig Zeit für Data Analytics-Projekte. Zudem fehlen wichtige Kompetenzen: Laut 41 Prozent der Befragten reicht das Know-how in Statistik der HR-Verantwortlichen nicht aus, 30 Prozent sehen eine Hürde in mangelnden IT-Kenntnissen.

Sieben Handlungsempfehlungen der Studienautoren

Auf Basis der Studienergebnisse erarbeiteten die Studienverantwortlichen sieben Tipps, die Personalern dabei helfen sollen, den digitalen Reifegrad der Funktion systematisch und sukzessive zu erhöhen:

  1. Entwicklung eines mehrstufigen Fünfjahresplans, um Routineprozesse schrittweise zu digitalisieren und zu automatisieren. Priorisierung der Tätigkeiten und Abläufe, die besonders fehleranfällig oder zeitaufwendig sind.
  2. Gemeinsam mit dem Management und der IT-Abteilung herausfinden, welche HR-IT-Architektur für das Unternehmen am sinnvollsten ist beziehungsweise derzeit genutzt wird (HRM-Plattform, Best-of-Breed-Modell oder Hybridform).
  3. Den bisherigen Grad der Automatisierung einer kritischen Prüfung unterziehen.
  4. Zusammen mit der IT- oder, falls vorhanden, der internen Data-Science-Abteilung ein Konzept zur Nutzung von HR-Daten entwerfen und umsetzen. Hierzu bietet es sich an, eine genaue Anforderungsanalyse durchzuführen.
  5. Prüfen, welche Einsparpotenziale bezüglich Zeit und Kosten der Einsatz einer digitalen Personalaktenlösung für das Unternehmen birgt.
  6. Einen Anforderungskatalog erstellen und bei der Lösungsauswahl potenzielle Anbieter frühzeitig einbeziehen.
  7. Potenzielle Softwareanbieter um ein persönliches Gespräch mit einem Referenzkunden bitten und nach einer kostenfreien Demoversion fragen, um sich einen fundierten Eindruck von der Software-Lösung zu verschaffen.


Den Studienbericht mit den kompletten Ergebnissen können Sie hier anfordern.


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