Eine hohe Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeitenden gilt als Zauberformel für erfolgreiches Unternehmensmanagement. Doch für viele Führungskräfte ist es nicht leicht, Aufgaben ins Team abzugeben – das birgt immer Konfliktpotenzial. Damit alle Beteiligten die richtige Balance finden, gilt es, einige Grundregeln zu beachten und das eigene Verhalten stets zu reflektieren.
"Ich mach‘ das!" lautet der Lieblingssatz, den Führungskräfte von ihren Mitarbeitenden hören möchten. Doch während sie oft hohe Erwartungen in Bezug auf Eigeninitiative haben, scheuen sie sich auch, Verantwortung abzugeben. Umgekehrt verhält es sich ebenso mit den Mitarbeitenden: Diese wünschen sich mehr Entscheidungsbefugnis – doch sind sie auch wirklich bereit, diese bis in die letzte Konsequenz zu übernehmen? Wann und wie gelingt es Führungskräften, Verantwortung abzugeben und Mitarbeitenden mehr zuzutrauen? Folgende Tipps unterstützen Sie, wenn Sie diesen Entwicklungsprozess in Ihrem Unternehmen einleiten möchten.
Tipp 1: Verantwortung abgeben - mit der richtigen Grundhaltung
Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mehr Verantwortung und Eigeninitiative übernehmen, liegt es zuerst an Ihnen als Führungskraft, die Freiräume dafür zu schaffen. Es ist in Ordnung, wenn Sie Verantwortung abgeben. Nur weil Sie eine Leitungsposition besetzen, müssen Sie nicht alles alleine schultern. Ihre Mitarbeitenden und Sie bilden ein Team. Mit der Grundhaltung "Wir respektieren, vertrauen uns und wissen, was wer am besten kann und damit auch die Verantwortung dafür übernimmt" motivieren Sie andere und sich selbst.
Tipp 2: Verantwortung teilen und kommunizieren
Definieren Sie mit allen Beteiligten gemeinsame Ziele, Deadlines, Arbeitsabläufe, Budgets, Personaleinsatz und die konkreten Zuständigkeiten. Welche Verantwortung ist das Team bereit zu übernehmen und welche nicht? Was machen wir, was mache ich, was machst du? Wo liegt bei jedem die persönliche Grenze? Wichtig: Kommunizieren Sie die gemeinsamen Ziele, klare Rahmenbedingungen und die Verantwortlichkeiten klar und deutlich und stellen Sie sicher, dass sie von allen Beteiligten verstanden werden. Diese detaillierte Vorbereitung spart Ihnen später Konflikte und Diskussionen, falls es nicht reibungslos laufen sollte. Beginnen Sie mit Teilprojekten, für die Sie die Verantwortung abgeben, überprüfen Sie die Ergebnisse und den Stand der Dinge und passen Sie mit dem Team zusammen notwendige Punkte an.
Tipp 3: Empowerment und Lernkultur fördern
Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden mit dem neuen Anspruch nicht im Regen stehen, sondern vermitteln Sie das notwendige Wissen und eine umfangreiche Unterstützung durch Coaching, Schulungen und Seminare. Das gibt Sicherheit und motiviert, mit der Verantwortung umzugehen. Sie können zum Beispiel ein eigenes Lernbudget für die Kolleginnen und Kollegen einrichten. Dann können diese selbst entscheiden, wann sie welche Schulungen absolvieren möchten. Sie können auch Empfehlungen geben, wenn sich Verantwortungsbereiche ändern und jemand neu Führungsverantwortung übernimmt. Signalisieren Sie Ihrem Team: Ihr bekommt die Unterstützung, die ihr braucht.
Tipp 4: Regelmäßige Feedbackgespräche
Als Führungskraft sollten Sie immer auf dem Laufenden sein. Führen Sie mit dem Team regelmäßig Feedbackgespräche, um das sicherzustellen. Diese sollten nicht zu weit auseinander liegen, damit Probleme zeitnah korrigiert werden können. Wenn sich herausstellt, dass ein Teammitglied mit der Verantwortung überfordert ist, schnell und konstruktiv reagieren, überlegen Sie: Wie können Sie unterstützen, ohne zu übernehmen? Fragen Sie, was die Person benötigt, um die Verantwortung tragen zu können. Erlauben Sie, Verantwortung abzugeben - selbstverstädnlich ohne negative Auswirkungen für die betreffende Person.
Tipp 5: Fortschritte überwachen - aber ohne Micromanagement
Wie läuft’s denn so? Kleine Frage, große Wirkung! Es obliegt den Verantwortlichen, sich in regelmäßigen Jourfixes einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen. Achten Sie dabei auf die Nuancen: Wie zufrieden, überfordert, engagiert oder orientierungslos sind die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wie gut oder schlecht funktioniert das Team? Gibt es besondere Wünsche oder Herausforderungen? Die regelmäßige Rücksprache ermöglicht es, Probleme zu besprechen und nach Lösungen zu suchen. Das gibt allen Beteiligten das gute Gefühl, dass sie die Verantwortung auch tragen können.
Tipp 6: Den Mitarbeitenden vertrauen und das auch zeigen
"Du schaffst das!", "Ich vertraue Dir.", "Das traue ich dir zu." Diese Sätze können Berge versetzen. Loben, bestätigen und ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden zwischendurch – das motiviert und gibt Sicherheit für den nächsten Schritt zu noch mehr Verantwortung und Eigenständigkeit. Dann ist das Ziel erreicht und es heißt für beide Seiten: well done!
Tipp 7: Nicht jeden Problemschuh anziehen
Nicht mein Zirkus, nicht meine Affen! Machen Sie immer den Gegencheck: Handelt es sich tatsächlich um Ihren Aufgabenbereich und sind es wirklich Ihre Herausforderungen? Wenn Sie sich jeden Problemschuh anzuziehen, der Ihnen vor die Bürotür gestellt wird, kostet es Sie zu viel Kraft und Zeit und bringt Sie an Ihre Grenzen. Diese drei Fragen helfen Ihnen, herauszufinden, ob Sie in der Verantwortung für eine Problemlösung stehen:
- Habe ich einen Auftrag? Wurde ich explizit um Unterstützung gebeten?
- Bin ich kompetent? Bin ich die richtige Person für dieses Problem?
- Bin ich in der Lage zu unterstützen? Kann ich das zeitlich und energetisch leisten?
Wenn Sie alle drei Fragen mit "Ja" beantworten, dann ist Ihre Unterstützung sinnvoll. Lautet die Antwort auf eine oder mehrere der Fragen "Nein", ist es besser für Sie, die Verantwortung für das Problem oder den Konflikt abzugeben. Suchen Sie intern oder extern nach einer Person, die die Kompetenz, die Zeit und den Auftrag hat, dafür eine Lösung zu finden.
Tipp 8: Balance durch Bewegung
Auch wenn es am Anfang nicht einfach ist, Verantwortung abzugeben, eröffnen sich dadurch für Sie als Führungskraft, Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen neue Möglichkeiten und Chancen. Seiltänzer kennen den Trick, um im Gleichgewicht zu bleiben: Nur wer sich bewegt, kann die Balance halten.
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