Wissensmanagement – So nutz... / 2 Wissensmanagement im Unternehmen implementieren

Für Unternehmen stellt sich also die Frage, wie es gelingen kann, das Thema Wissensmanagement so zu implementieren und zu verankern, dass sowohl die Organisation insgesamt als auch der einzelne Mitarbeiter partizipieren. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Umsetzung umso einfacher ist, je offener man im Unternehmen mit dem Thema umgeht und je mehr die Führungskräfte darauf achten, die Neugierde und den Lernwillen von Mitarbeitern zu unterstützen und zu fördern.

Dennoch gibt es bei der Umsetzung von Wissensmanagement zahlreiche Hemmnisse und Störfaktoren, die man kennen und bedenken muss, etwa

  • Nach wie vor fehlendes Bewusstsein für die Wichtigkeit von Wissen bei vielen Mitarbeitern und Führungskräften
  • Keine oder unzureichende"Wissenskultur"; Wissen wird nicht (gerne) weitergegeben, sondern tendenziell gehortet
  • Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitern, Angst vor Veränderungen, u.a. bedingt durch Befürchtungen, dass man selbst Macht und Einfluss verliert
  • Zeitmangel im Tagesgeschäft
  • Fehlende Kenntnisse in Sachen Umsetzung
  • Fehlende Kenntnisse in Sachen IT-Eignung und Unterstützung durch Methoden und Verfahren
 

Praxis-Tipp

Einbindung der Mitarbeiter

Die wichtigste Erkenntnis bei der Umsetzung und Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen ist daher, dass der Erfolg von der richtigen und frühzeitigen Einbindung der Beschäftigten abhängt. Ohne die Bereitschaft der Mitarbeiter, das Thema aktiv und möglichst ohne Vorurteile anzugehen, wird es kaum gelingen, ein solches Projekt erfolgreich zu realisieren. Wie in jedem Projekt gilt es daher, die Mitarbeiter so früh wie möglich einzubinden und über das Vorhaben offen und ohne Einschränkungen zu kommunizieren. Und natürlich spielen auch die organisatorischen und technischen Voraussetzungen eine zentrale Rolle. Erst das Zusammenspiel aller drei Komponenten stellt sicher, dass das Projekt nicht nur umgesetzt, sondern auch langfristig erfolgreich sein wird.

Umsetzung als Projekt

In der Praxis hat sich eine Einführung von Wissensmanagement in mehreren Schritten bewährt, ähnlich der Vorgehensweise, wie man sie auch bei anderen komplexen Projekten findet, etwa der Aufbau neuer Standorte oder der Entwicklung neuer Produkte. Unternehmen, die Wissensmanagement stärker und systematisch nutzen möchten, müssen berücksichtigen, dass sich Einzelprojekte zwar oft innerhalb weniger Wochen umsetzen lassen; soll Wissensmanagement aber im Gesamtbetrieb genutzt werden, sollte man für die vollständige Umsetzung durchaus zwei Jahre und mehr einplanen. Ausgangspunkt für die Umsetzung ist immer die Wertschöpfungskette (z.B. von der Entwicklung über den Einkauf, die Produktion und den Verkauf mit Service). Entlang dieser Kette gilt es, entsprechende Verfahren und Methoden zu installieren, um Wissen so nutzen zu können, dass Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren.

Im Folgenden wird ein Weg in grundlegenden Punkten skizziert, mit dem Wissensmanagement eingeführt werden kann. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Beschreibung kein "Rezept" sein kann, das in allen Betrieben gleichermaßen auf genau diese Weise funktioniert. Vielmehr müssen stets auch die individuellen Wünsche und Voraussetzungen berücksichtigt werden.

Schritt 1: Rahmenbedingungen und Ziele klären

Im ersten Schritt geht es darum, zu klären, was mit der Einführung oder zumindest intensiveren Nutzung von Wissensmanagement erreicht werden soll. Im Unternehmen sollte man dazu u.a. folgende Fragen beantworten:

  • Was soll überhaupt unter Wissensmanagement verstanden werden?
  • Wie soll Wissen im Betrieb definiert werden?
  • Warum ist das Thema für die Organisation von Bedeutung?
  • Welche Vorteile können durch Wissensmanagement erreicht werden (kurz- und langfristig), z.B. verbesserte Abläufe und Kommunikation, Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit?
  • Welche Probleme gibt es aktuell oder hat es in der Vergangenheit gegeben, die mithilfe von Wissensmanagement gelöst werden können?

    • Fehlt z.B. der Überblick darüber, welches Wissen überhaupt im Unternehmen vorhanden ist und wer über ausgewähltes Wissen verfügt?
    • Ist schon einmal der Fall aufgetreten, dass Wissen verloren gegangen ist, z.B. bei einem Wechsel von Beschäftigten zu einem anderen Unternehmen?
    • Hat es schon einmal Schwierigkeiten gegeben, die vor allem auf fehlendes oder unzureichendes Wissen zurückzuführen waren bzw. war nicht bekannt, wer im Betrieb zur Problemlösung beitragen konnte, z.B. bei der Beantwortung von Kundenfragen oder der Produktentwicklung?
  • Wie soll sichergestellt werden, dass Erfahrungen ausgewertet und weitergegeben und mögliches Einzelwissen vernetzt werden kann (Wie lässt sich Wissen z.B. Abteilungs- oder Standort übergreifend sichern, kann ggf. in der Planungsphase gelöst werden)?
  • Gibt es ein Thema oder einen Bereich, der sich als Pilot besonders eignet, etwa, eine Abteilung, in der es häufiger zu Problemen kommt oder einen Bereich, der für den Unternehmenserfolg besonders wichtig ist (z.B. Vertrieb, Service, Entwicklung)?
  • Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt ...

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