Verfahrensanweisungen / 3.3 Erstellung von Verfahrensanweisungen

Verfahrensanweisungen sollen einen schnellen Überblick verschaffen. Deshalb empfiehlt sich eine tabellarische Form, ggf. ergänzt durch ein Flussdiagramm. Folgende Struktur (Gliederung) wird empfohlen:

• Bezeichnung des Verfahrens.
• Geltungsbereich: Hier sollte festgelegt werden, in welchen Bereichen die Festlegungen der jeweiligen Verfahrensanweisung (gesamtes Unternehmen oder nur einzelne Bereiche) gelten.
• Zweck und Ziele des Verfahrens: Der Zweck des Verfahrens sollte beschreiben, warum das Verfahren überhaupt existiert. Das Ziel sollte den angestrebten Sollzustand beschreiben, der durch das Verfahren erreicht werden soll.
• Begriffe und Abkürzungen.
• Beschreibung des Ablaufs (der Verfahrensschritte): Dafür bietet sich v. a. ein Flussdiagramm an. Wo erforderlich, sollten die einzelnen Verfahrensschritte separat erläutert werden. Auf dem Flussdiagramm sollten auch die Zuständigkeiten, die Schnittstellen sowie der Informations- und Dokumentationsfluss eingetragen werden.
• Wesentliche Prozessinformationen, wie Prozesseigner, Durchführung, Prozess-Kennzahlen, Dokumentation, Vorlagen/Arbeitshilfen.
• Vermerke, z. B. Inkraftsetzung, Prüffrist.