Das Datenaustauschverfahren ist für die Arbeitgeber verpflichtend. Dieses baut auf der betrieblichen Entgeltabrechnung auf bzw. wird daraus generiert. Der Regelung über die Fälligkeit des Erstattungsanspruchs[1] kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu. Die Erstattung wird auf Antrag gewährt.
Der maschinelle Erstattungsantrag wird in aller Regel im Nachgang zur Entgeltabrechnung des Arbeitgebers erstellt. Eine Erstattung kann hierbei für zurückliegende Zeiträume, also für Zeiträume vor dem Antragsdatum, gewährt werden.
Es ist aber auch zulässig, wenn in die Erstattung das Arbeitsentgelt für die Zeit nach Eingang des Erstattungsantrags einfließt. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsentgelt abgerechnet und für den laufenden Abrechnungsmonat bereits gezahlt ist oder das Beschäftigungsverbot für die Dauer des Erstattungszeitraums ärztlich bescheinigt ist.
Eine analoge Anwendung gilt für die Erstattung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.
Eine Verrechnung des Erstattungsanspruchs mit zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträgen und Umlagen ist auch unter den Bedingungen des maschinellen Erstattungsverfahrens möglich.
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