1 Steuerfreie private Telefon- und Internetnutzung
Geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Nutzung des arbeitgebereigenen Telefonanschlusses, von Mobil- oder Autotelefon sowie von Internet- und sonstigen Onlinezugängen zu privaten Zwecken des Arbeitnehmers gehören grundsätzlich zum Arbeitslohn. Die Privatnutzung durch den Arbeitnehmer bleibt aber steuerfrei[1], wenn der Arbeitgeber das mindestens wirtschaftliche Eigentum an den zur Nutzung überlassenen Geräten behält.[2]
Umfang der steuerfreien Nutzungsüberlassung
Von der Steuerfreistellung[3] werden auch die durch die Nutzung entstehenden Grund- und Verbindungsentgelte erfasst und nicht bloß die anteiligen Aufwendungen für die Anschaffung bzw. für Miete oder Leasing, den Einbau und den Anschluss der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte (Gerätekosten).
2 Arbeitgeber muss Eigentümer sein
Voraussetzung für die Steuerbefreiung[1] ist, dass es sich um betriebliche Geräte handelt, die dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlassen werden. Durch den Begriff "betriebliche Geräte" soll der Fall der Schenkung der Geräte an den Arbeitnehmer von der Steuerfreiheit ausgeschlossen werden. Von einem betrieblichen Gerät kann auch dann ausgegangen werden, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstehen, zunächst vom Arbeitnehmer zu einem niedrigen, auch unter dem Marktwert liegenden Preis erwirbt und direkt danach dem Arbeitnehmer wieder zur privaten Nutzung überlässt. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer nach dem Verlust seines zivilrechtlichen Eigentums an dem Mobiltelefon weder wirtschaftlicher Eigentümer des Gerätes ist noch als Leasingnehmer oder aufgrund einer sonstigen, neben dem Arbeitsverhältnis bestehenden Sonderrechtsbeziehung weiter über das Mobiltelefon verfügen kann.[2]
Nutzungsort ist unbedeutend
Die Steuerfreiheit ist nicht auf die private Nutzung der Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte im Betrieb des Arbeitgebers beschränkt, sondern erfasst auch die Vorteile, die sich durch die private Nutzung eines Geräts ergeben, welches sich im Besitz des Arbeitnehmers befindet. Typische Beispiele sind
- PC, Laptop, Telefon, Faxgerät in der Wohnung des Arbeitnehmers, der einen Telearbeitsplatz innehat,
- das Handy oder Smartphone eines Außendienstmitarbeiters,
- der betriebliche PC oder Laptop, der dem Arbeitnehmer leihweise zur privaten Nutzung überlassen wird.
Privatnutzung eines Laptops durch Ehepartner ebenfalls steuerfrei
Ein Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer einen Laptop zur privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer und dessen nicht berufstätigen Ehepartner. Der Arbeitnehmer nutzt das Gerät zu 40 % beruflich, sein Ehepartner ausschließlich privat.
Im Durchschnitt entstehen der Firma hierdurch monatliche Kosten von 200 EUR.
Ergebnis: Die Aufwendungen sind beim Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfreier Arbeitslohn.
3 Steuerfreie Nutzung betrieblicher Software
Steuerfrei sind auch die zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogramme, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt.[1] Hierzu gehören z. B. Betriebssysteme und Virenscanner sowie Office-Lösungen für Smartphones. Typisch ist auch die unentgeltlich oder verbilligte Überlassung sog. Home-use-Programme, bei denen der Arbeitgeber mit einem Softwareanbieter eine Volumenlizenzvereinbarung für Software abschließt, die auch dem Arbeitnehmer eine private Nutzung der Software auf dem privaten PC oder Laptop ermöglicht.
Privatnutzung von Computerspielen nicht begünstigt
Da nur die Überlassung von System- und Anwendungssoftware begünstigt wird, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, sind Computerspiele oder andere Unterhaltungssoftware und Social Life Games i. d. R. nicht begünstigt. Ebenso ist der Bereich der sog. "Apps" für Smartphones eher restriktiv zu sehen.
4 Barlohnumwandlung steuerrechtlich zulässig
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können vereinbaren, dass auf einen bestimmten, künftigen Barlohnbetrag verzichtet wird, z. B. zugunsten der leihweisen Überlassung eines PCs, Notebooks oder Smartphones. Die Steuerfreiheit[1] hängt nicht davon ab, dass die Vorteile aus der privaten Nutzung der betrieblichen Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte sowie der Überlassung von System- und Anwendungsprogrammen dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.[2]
Barlohnumwandlung zugunsten steuerfreier Handynutzung
Ein Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer 2 Handys zur privaten Nutzung, ist jedoch nicht bereit, die damit verbundenen Kosten von monatlich 100 EUR zu tragen. Vereinbarungsgemäß werden diese Aufwendungen durch eine Herabsetzung des Barlohns des Arbeitnehmers von 3.000 EUR auf 2.900 EUR finanziert.
Ergebnis: Der Gehaltsverzicht ist steuerlich zulässig, sodass der s...
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