Reisekostenerstattung durch... / 4.3.1 2-stufige Verpflegungspauschalen

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Auch nach den Bestimmungen des neuen Reisekostenrechts sind für die berufliche Auswärtstätigkeit zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen anzuwenden.

2-stufig zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen

Seit 2014 gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der Inlandsverpflegungspauschalen bestimmt sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag.[1] Die zeitlich gestaffelten Verpflegungspauschalen bei einer beruflichen Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit für An- und Abreisetage (bisher 12 EUR) sowie für Tage mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (bisher 24 EUR) wurden für Reisetage ab 2020 auf 14 EUR bzw. 28 EUR angehoben.[2]

 
Abwesenheitsdauer Pauschbetrag je Kalendertag
  bis 2019 ab 2020
bis 8 Stunden 0 EUR 0 EUR
mehr als 8 Stunden 12 EUR 14 EUR
mind. 24 Stunden 24 EUR 28 EUR
 
Hinweis

Reisekostenbestimmungen anpassen

Firmen, die ihre betrieblichen Auslösungen an die steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen geknüpft haben, müssen sich auf deutlich höhere Ausgaben einstellen oder die betrieblichen Reisekostenbestimmungen an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: Einheitliche Pauschale für An- und Abreisetag

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.[3] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

 
Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt eine 2-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 17 Uhr und endet am Dienstag um 13:30 Uhr.

Ergebnis: Der Außendienstmitarbeiter darf für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Verpflegungspauschale von 14 EUR ansetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso wenig ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer zu prüfen.

Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: 28-EUR-Pauschale für "Zwischentage"

Die Verpflegungspauschale von 28 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden, setzt eine mehrtägige – mindestens 3-tägige – berufliche Auswärtstätigkeit voraus.

 
Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20 Uhr und endet am Mittwoch um 13:30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.

Ergebnis: Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht mehr zu prüfen.

[2] § 9 Abs. 4a EStG i. d. F. des Gesetzes zur weiteren Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften.

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